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再発防止策の書き方・例文・テンプレート|再発防止策の必要性

初回公開日:2017年07月25日

更新日:2020年05月22日

記載されている内容は2017年07月25日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

仕事上ミスをした場合や不祥事や事故を起こしてしまった場合に、再発防止策を書かなければならないことがあります。再発防止策とはどのような内容を書いて、どのような意味合いがあるのかをまとめました。また再発防止策の例文についても記載していますので、ご参照ください。

再発防止策の書き方

何らかのミスをしてしまった場合に顛末書を書くように言われる会社は多いでしょう。この顛末書の中に盛り込まなければならない内容として「再発防止策」があります。

顛末書とは、このようなトラブルを起こしてしまいましたという事実を報告する書類であり、またそれを二度と起こさないようにするためには、どのような対策を今後していくかをまとめたものが再発防止策になります。

再発防止策としての書類である顛末書

仕事上のミスや不始末、不祥事を起こしてしまった場合に顛末書などの再発防止策を書くのは何故必要なのでしょうか。

それは仕事上起こってしまった事故を二度と起こさないように後輩たちに残しておく、という意味を持ちます。再発防止策を残しておかなければ誰かがまた同じミスを繰り返す可能性があるからです。

仕事上のミスは、たとえ小さなものであってもその会社の社会的信用を損なう可能性があるかもしれません。そのため、顛末書などで再発防止策を立てることで、今後のミスを繰り返さないという意味合いを持っているのです。

再発防止策は原因をつぶすこと

再発防止策としては、単純に言えば根本的な原因を取り除くことで対応となります。この単純な理屈が分かっていない再発防止策が多数あるようです。原因と対策が全く違った内容だったり、根本的な原因ではなく表面的な原因に対する対策になりがちです。

それは、そこで作業を行う本人が書く場合が多いために、毎日触れている作業であることから内情をよく知りすぎているということが原因です。知りすぎているから現象を見たとたんに何をすれば不良が収まるか浮かんでくるのです。しかし、そのような対応では表面的なものに過ぎません。

根本的な原因と突き止めて、対策を練り二度と起こることないように対策案を作らなければならないのです。

ハインリッヒの法則

皆さんは「ハインリッヒの法則」をご存知でしょうか?

【ハインリッヒの法則】
一件の大きな事故・災害の裏には、29件の軽微な事故・災害、そして300件のヒヤリ・ハット(事故には至らなかったもののヒヤリとした、ハッとした事例)があるとされる。重大災害の防止のためには、事故や災害の発生が予測されたヒヤリ・ハットの段階で対処していくことが必要である

出典: https://ja.wikipedia.org/wiki/%E3%83%8F%E3%82%A4%E3%83%B3... | https://ja.wikipedia.org/wiki/%E3%83%8F%E3%82%A4%E3%83%B3...

このことを逆に言えば、小さな障害をその都度ちゃんとマネージメントし、周知徹底して同じ過ちを犯さないよう対処していけば、大きな事故を防げるということです。

この考え方は、再発防止策の必要性を語る上でとても重要な法則であると言えます。

再発防止策を書く場合に気をつけるポイント

再発防止策を書く場合に気をつけるのは、その事故の詳細がわかるような書き方をすることです。簡単に要点のみをまとめた書き方をするのが一般的です。上司や同僚を含めて、みんなにわかりやすいようにまとめることが大切です。要するに、最終的に誰かが読むのを意識して書かなければならないのです。

以下が再発防止策を書く場合のポイントになります。

1.構成をきちんと書く

再発防止策の構成は、以下のようになります。

・どういったトラブルや問題点があったのか。事実と原因を記載する。

・いつ、どこで、誰が、何をしたいのかというトラブル発生から終了までの過程を記載する。 

・どういう結末に行き着いたのかという結果の記載 

・問題解決に向けての具体的対策は何かを書く

これらを満たした内容にすれば、再発防止策としての要件を満たした文書となるでしょう。

2.具体的な内容を書く

再発防止策は今後同じようなミスを犯さないための文書ですので、後輩にとっては財産です。事件の経過や顛末を書いて、原因や対応策などの事実を当事者に求めることが大切です。

予期せぬトラブルにどのように対処したのかをまとめた文書は会社の財産にもなります。後で見たときに、事の顛末や意味合いがわかる具体性のある書き方をしましょう。

再発防止策に書く内容

再発防止策には、「原因(と思われるのも)」と「対策」をしっかりと記述しましょう。なぜなら、原因だと思ったものが共有されていない場合、対策が的外れになってしまう場合があるからです。

またその際に以下のように3段階で再発防止策を検討するようにしましょう。

1.直接的原因:その不具合が発生した直接的原因 

2.その不具合に至るまでの間接的な原因 

3.なぜ、このようなパターンの障害が発生したのか

このように3段階なのは、1つの障害にはその前段階で300通りのヒヤリとした事例があるという「ハインリッヒの法則」からきています。また、1つの障害にはメンバーの慣れや習慣、努力によってたまたま防ぐことができている障害などが隠れています。直接的な原因を潰すだけでは、再発防止策としては適さないケースも多いのです。

一段トラブルを引き起こした間接的な原因を探って解決していくことで、本当の再発防止策となるのです。

さらに、上記3項目以外にも以下の内容が必要です。

4.影響範囲:同様の問題が起こっても影響範囲の極小化はできないのか?

5.対応完了までの時間:同様の問題が起こっても、短い時間であるいは自動的に対応できないか? 

これらの項目についても再発防止策に入れるべきかを検討することは重要です。

再発防止策の例文

ここでは、事故や不祥事が起こってしまった場合の再発防止策の例文をご紹介します。再発防止策には事の顛末や原因、状況についての説明をしっかりと書きましょう。現場で働いていた人や現場指揮官の意見での対策を記載して、今後仕事上起こりうるリスクを減らします。社内・社外向けの再発防止策の例文が以下になります。

再発防止策-社内向け

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