再発防止策の書き方・例文・テンプレート｜再発防止策の必要性
更新日：2024年06月25日
再発防止策の書き方
何らかのミスをしてしまった場合に顛末書を書くように言われる会社は多いでしょう。この顛末書の中に盛り込まなければならない内容として「再発防止策」があります。
顛末書とは、このようなトラブルを起こしてしまいましたという事実を報告する書類であり、またそれを二度と起こさないようにするためには、どのような対策を今後していくかをまとめたものが再発防止策になります。
再発防止策としての書類である顛末書
仕事上のミスや不始末、不祥事を起こしてしまった場合に顛末書などの再発防止策を書くのは何故必要なのでしょうか。
それは仕事上起こってしまった事故を二度と起こさないように後輩たちに残しておく、という意味を持ちます。再発防止策を残しておかなければ誰かがまた同じミスを繰り返す可能性があるからです。
仕事上のミスは、たとえ小さなものであってもその会社の社会的信用を損なう可能性があるかもしれません。そのため、顛末書などで再発防止策を立てることで、今後のミスを繰り返さないという意味合いを持っているのです。
再発防止策は原因をつぶすこと
再発防止策としては、単純に言えば根本的な原因を取り除くことで対応となります。この単純な理屈が分かっていない再発防止策が多数あるようです。原因と対策が全く違った内容だったり、根本的な原因ではなく表面的な原因に対する対策になりがちです。
それは、そこで作業を行う本人が書く場合が多いために、毎日触れている作業であることから内情をよく知りすぎているということが原因です。知りすぎているから現象を見たとたんに何をすれば不良が収まるか浮かんでくるのです。しかし、そのような対応では表面的なものに過ぎません。
根本的な原因と突き止めて、対策を練り二度と起こることないように対策案を作らなければならないのです。
ハインリッヒの法則
皆さんは「ハインリッヒの法則」をご存知でしょうか？
【ハインリッヒの法則】
出典: https://ja.wikipedia.org/wiki/%E3%83%8F%E3%82%A4%E3%83%B3... | https://ja.wikipedia.org/wiki/%E3%83%8F%E3%82%A4%E3%83%B3...
一件の大きな事故・災害の裏には、29件の軽微な事故・災害、そして300件のヒヤリ・ハット（事故には至らなかったもののヒヤリとした、ハッとした事例）があるとされる。重大災害の防止のためには、事故や災害の発生が予測されたヒヤリ・ハットの段階で対処していくことが必要である
このことを逆に言えば、小さな障害をその都度ちゃんとマネージメントし、周知徹底して同じ過ちを犯さないよう対処していけば、大きな事故を防げるということです。
この考え方は、再発防止策の必要性を語る上でとても重要な法則であると言えます。
再発防止策を書く場合に気をつけるポイント
再発防止策を書く場合に気をつけるのは、その事故の詳細がわかるような書き方をすることです。簡単に要点のみをまとめた書き方をするのが一般的です。上司や同僚を含めて、みんなにわかりやすいようにまとめることが大切です。要するに、最終的に誰かが読むのを意識して書かなければならないのです。
以下が再発防止策を書く場合のポイントになります。
1.構成をきちんと書く
再発防止策の構成は、以下のようになります。
・どういったトラブルや問題点があったのか。事実と原因を記載する。
・いつ、どこで、誰が、何をしたいのかというトラブル発生から終了までの過程を記載する。
・どういう結末に行き着いたのかという結果の記載
・問題解決に向けての具体的対策は何かを書く
これらを満たした内容にすれば、再発防止策としての要件を満たした文書となるでしょう。
2.具体的な内容を書く
再発防止策は今後同じようなミスを犯さないための文書ですので、後輩にとっては財産です。事件の経過や顛末を書いて、原因や対応策などの事実を当事者に求めることが大切です。
予期せぬトラブルにどのように対処したのかをまとめた文書は会社の財産にもなります。後で見たときに、事の顛末や意味合いがわかる具体性のある書き方をしましょう。
再発防止策に書く内容
初回公開日：2017年07月25日
記載されている内容は2017年07月25日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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