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会計報告の書き方・文例|メールで行う方法・飲み会や寸志の例

初回公開日:2017年07月27日

更新日:2020年05月25日

記載されている内容は2017年07月27日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

国、地方、市町村など金額の違いはありますが、決算時期やその他の節目の時には会計報告をする必要があります。身近なところでは1年の終わりの時期に町内会や自治会などで会計報告がされています。企業や町内会や自治会が提出する会計報告書の書き方や仕方について紹介します。

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会計報告とは

国、県、市や身近なところでは町内会や自治会など全ての団体においての商品の売り買いなどの収支報告が必要になります。団体にもよりますが、1年に一度その収支の詳細の中身を報告しなければならないのが会計報告です。

何を報告するの

上記にあげたような全ての団体で何日にいくらのお金が入って(収入)があって何日にどんな商品やサービスなどを購入していくらの金額を払った(支出)などを項目に分けて書き込む様式の会計報告書が一般的です。現金の収入があったら入金欄へ、現金を支出をしたら出金欄へ記入します。

いつ報告するの

一般的には期末に行ないますが、団体によっては四半期、半期といったケースもあります。これは団体が決めたルールに従って報告すれば問題はありません。また、報告をする場所と日時ですが、お金の収支はみんなの関心も高く、またトラブルなども起こりやすいので、できるだけ多くの方が参加できる場所と日時を選ぶことが大事になってきます。

会計報告の目的とは

では、会計報告する理由と目的はなんでしょうか。自分の所属する団体の収支を知ることで、どんな事柄に多くの予算をかけていて、こんな大事な項目の予算が少ないなどの団体の資金の流れを知ることができます。また、その資金の使い道を知ることでムダなどの削減にもつながります。

当然ですが、不正なお金のやり取りができない予防対策の目的もあります。身近なところでは町内会の会計報告を見ますと、活動項目と予算と収支の欄を見て、役員が慰安会などに多くお金をかけているなどがわかって、それを指摘すれば健全な予算運営ができるようになるなどのメリットが生まれます。

会計報告と決算報告に違いはあるの?

国や県、市や町内会など大小にかかわらず、全ての団体が収支の報告をする会計報告と企業が収支の報告をする決算報告って違いがあるのでしょうか。企業が財務状況を報告する決算報告は企業にとって大変重要な報告です。決算報告は入力する項目数が少なく簡単な様式の会計報告と違って入力する項目数も多く複雑な様式での報告になります。

決算報告は企業がどれだけ儲かっているかなどがわかって株価などにも影響がでる大変重要な報告になります。それでけに報告する書類も企業がどれだけ儲けているかがひとめでわかる損益計算書や資金の使われ方がわかる貸借対照表などがあります。また他にもキャッシュフロー計算書や株主資本等変動計算書など専門化でなければわからないような書類など複数になります。

決算報告はいつ報告

団体によって報告時期が違う会計報告と違って決算報告は企業それぞれの期末に行うのが一般的です。団体に所属している身内の人たちだけに報告する会計報告と違って決算報告が行われるのは株主総会です。株主に対して企業の財務状況と今後の経営方針と報告する企業にとっては株主の投資の判断材料となる大変重要な行事です。

また、決算報告書は融資先の銀行や税務署にも情報が公開されますので、今後の資金調達にもかかわる報告と言えます。身内の人たちだけに報告する会計報告とまったく違う重要な報告だということがよく理解できます。

会計報告書の書き方

他項でも簡単に触れましたが、会計報告書の書き方についてお話します。会計報告書は身内だけの報告になりますので、それほど神経質にならなくてもいいと思っていませんか。ですが、会計報告書にも記載項目がいくつかありますので説明していきます。

一般会計ってなに

会計報告する時に基本になる、収入と支出の金額がわかるのが一般会計です。

勘定科目とは

携帯電話などの電話料やインターネットなどの通信に要した費用、郵便ハガキ代の通信費、文房具や備品などを購入した時の消耗品費、懇親会や親睦会などで利用した福利厚生費、減価償却費、接待交際費などが勘定科目です。

概要

接待交際費、通信費、消耗品費、福利厚生費などの勘定科目をもっと詳細にまた、具体的に説明したのが概要になります。

前年度・次年度繰越金ってなに

前年度から引き継がれたお金や貯金(収入)であり、また残高を意味することが、前年度繰越金になります。また、前年度繰越金と今年度の収入の合計から今年度の支出を差し引いたのが次年度繰越金です。

その他の項目

会計報告をする時に記載する項目をいくつか紹介してきましたが、それ以外にも予算額と決算額の差額を表す比較増減、簡単に説明しますと、予算額よりたくさんお金を使った(支出)が、予算額より多くの収入があった時はプラスで表します。また、予算額より少なく使った(支出)が、予算額より少ない収入になった時はマイナスで表します。

また、収入総額、支出総額、差引残高を表す合計、予算を立てる段階では予想もできない出費があった時に利用する予備費などの項目があります。

会計報告書を書く時のポイント

会計報告をする重要性と会計報告をする際の基礎的な知識は理解できたと思います。ここからは会計報告書を書くにあたって注意するポイントについてお話します。

まず、会計報告書を書くことは大変重要なことだと意識することがポイントになります。会計報告書を書くことで団体や企業など運営状態が理解できてムダの削除にもなります。しっかりとした会計報告書を書くことで今後の団体や企業の運営方針に影響を与える大事な報告書だと自覚を持ちましょう。

次項からはおさえておきたいポイントをいくつか紹介します。

一番伝えたい収入・支出

会計報告書見る時に一番関心が高い収支の内容はわかりやすく記載することが重要です。合計金額を書く時も単に、金額を書くだけではなく、その金額がでた過程の計算式などを記載することはわかりやすい会計報告書になります。

団体・企業の活動を把握

会計報告書を書く時に対象となる団体や企業がどんな活動をしているのかしっかり把握していないと費用の出所などの質問を受けた時に明確な回答ができなくなりますので、団体だったら活動、企業だったら事業内容をよく理解しておくことが大事になってきます。

収入の部と支出の部の項目分け

会計報告書を作成する場合には項目、金額、摘要などを収入の部と支出の部ごとにしっかりと分けておきましょう。また、よりわかりやすくするために、太文字で強調するなど誰が見てもひとめでわかるような工夫も大事です。

会計報告書に関する専門知識

会計報告書に関する専門知識をいくつか紹介します。

何故予備費が必要なのか

国で言えば、非常災害、支出超過、税金などの収入減少など予期せぬ出来事が起こった時に使えるお金がないと困ります。そのために、あらかじめ予備に現金を用意しておくのが予備費になります。

監査報告ってなに

会計報告書を提出する前に、団体や企業活動に伴って発生した財務の状況を記録して、計算で出された数値などを整理した経理内容がわかる貸借対照表を元に適正化などをその団体や企業の監査人が監査して監査内容を報告するとても重要なことです。基本的この監査に合格しなければ会計報告はできないと考えましょう。

会計報告の例文

会計報告書には収入の部の品目と金額、支出の部の品目と金額に収入総額、支出総額、差引残高だけを記載した簡単な会計報告書から収入の部と支出の部の品目、摘要、予算額、決算額、比較増減などを詳細に記載した本格的な会計報告書まで色々あります。この会計報告書のテンプレートがインターネットから手軽に入手できます。下記に一般的な例文を紹介します。

タイトル:○/○ □□部飲み会 会計報告

<収入の部>
会費
○○○○円×△△名=□□□□□円
○○○○円×△△名=□□□□□円
合計 □□□□□円

<支出の部>
居酒屋×××
飲食費 ○○○○円×△△名=□□□□□円
景品代 ○○○○円
合計 □□□□□円

<残金>
○○○円
次回の飲み会に繰り越し

出典: http://r.gnavi.co.jp/sp/g-mag/entry/001291 | 飲み会後に忘れず連絡!集金&会計報告のお作法とメールテンプレート - ぐるなびWEBマガジン

会計報告の仕方

では、会計報告の仕方についてお話します。基本的には参加した人に会計報告書を配って、報告する団体や企業の会計担当者が項目ごとに読み上げていき、最後に、監事の方が報告するのが一般的です。

今までは団体や企業の会計報告について紹介してきましたが、ここでは、身近な町内会や自治会の会計報告についてお話します。

町内会や自治会の会計報告

希望していないのに順番などで町内会の会計などを経験した人もいるでしょう。そんな町内会や自治会の会計報告について紹介します。基本的には団体や企業が提出する報告書と変りありません。町内会の場合は定期総会で、一年間の収支を報告するのが一般的です。

町内会員から預かった大事なお金ですので報告も慎重になります。現金の収入と収出の記録やお金の保管が厳正に行われているかを町内会員に報告しなければならない大事な仕事です。

メールで会計報告を行う場合

メールが当たり前の時代ですのでメールでの会計報告も問題ありません。特に少人数の飲み会などの会計報告はメールで簡単に済ませてしまう人が多くいます。報告を受けた人も、それほど真剣に見る人もいなくて問題も起こりません。

ただ、簡単がゆえに、落し穴もあります。料理などの誤記なら許されますが、残金など金額の誤記は信頼性を失いかねませんので注意が必要です。

またメールでの報告の項目としてはまず、先日は参加していただきありがとうございましたなどの挨拶やお礼の言葉から入れます。次に支出の部の欄に居酒屋やお店の名前、飲食費の計算として金額と人数、収入の部の欄には会費の金額と参加人数それに寸志などをいただいた時はその方の名前と金額を入れます。最後に残金額を記載してレシート、領収書画像を添付すればできあがりです。

飲み会や寸志の例

会社の飲み会などで都合が悪くて参加できなくて申し訳ないという気持ちでいくらかのお金を渡す寸志や参加する上司が幹事を助けてやりたい気持ちで幹事にいくらのお金を渡す寸志など飲み会などで出した経験、また、幹事として受け取った経験のある人もいるでしょう。

この出された寸志は気持ちよく受け取ることが大事です。そして会計報告する祭には誰々さんから寸志をいただきましたと記載するのでなく、人の親切な心遣いを言う言葉の芳志や厚志といった言葉に置き換えて報告するのがベストです。

実際には「誰々さんから御芳志(御厚志)を頂戴しましたと記載します。

正しく会計報告をしましょう

団体や企業が提出する会計報告や町内会、自治会などが定期総会後の1年の締めくくりで報告する会計報告書の書き方や報告の仕方と、会計報告書を作成するにあたって知っていた知識などに付いて説明してきましたが、いかがだったでしょうか。会計報告の必要性と記載項目など理解できましたか。また、一般的な飲み会でもしっかりと会計報告をしなければいけないことも理解できましたか。

また、企業の今後の運営に大きく影響する決算報告と会計報告の違いもありました。今回紹介した会計報告についてしっかりと理解して誰が見ても問題のない正しい会計報告をするように心がけましょう。

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