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人事評価のコメントの書き方と例文|上司からのコメント

初回公開日:2017年07月28日

更新日:2020年05月27日

記載されている内容は2017年07月28日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

社員の業務実績、能力、などを評価する人事評価のコメントで悩んだ経験のある人もいると思います。評価する方も評価される方も緊張する人事評価のコメントを書く時に注意する点や、書く時項目や使う言葉などのポイントを例文を交えながらご紹介します。

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人事評価とは?

会社勤務しているほとんど人が知っていて、経験もある「人事評価」とはどんなことをするのでしょうか。人事評価を簡単に言うと、人が人を評価することです。この評価には運動能力・性格・社交性・協調性・ビジネスなど様々な評価がありますが、ここではビジネスに関する人事評価についてお話していきます。

現在のビジネスに於いての給料アップや昇進、仕事の転換や移動などに大きく影響力を持っているのが人事評価です。この人事評価は人の感情や好みなどが入りにくい適正な人事評価にするために、いくつかの項目に分けた一定のルールのもとで行われるのが一般的です。

この人事評価は六カ月や1年など会社によって違いはありますが、ある一定期間の社員の仕事の成果とトラブルなどへの適性能力、仲間との協調性や仕事に対する取り組む姿勢、日常の行動などを総合的に判断して行われます。

人事評価のポイントは

人事評価がどんなことを行なうかは分かっていただけたでしょうか。人事評価は何を評価するのか、評価する祭のポイントが曖昧だと人のそれぞれの主観が入って適性に人事評価できなくなります。まず、ひとつのポイントとして会社にとって重要なのは仕事での貢献です。仕事への貢献度が少ないと判断されれば評価はさがります。

そして仕事に取り組む態度や日常の生活態度もポイントになります。仕事への姿勢は判断できても日常の態度などは中々判断できないのが現状です。いくら仕事ができても日常の態度や言葉使いなどが悪ければ評価は下がります。

ただ、人事評価は仕事の成果・態度・仕事やトラブルへの対処などの適性能力などが重要なポイントになります。人事評価と言えば、仕事の成果に加えて、性格や人間性といったところも評価されるべきですが、どうしても業績に目が行ってしまいます。

人事評価の目的ってなんでしょう

では、なんのために人事評価をするのでしょうか。評価に欠かせないのが給与の査定や昇進の材料にすることはもちろんですが、その人事評価をすることにより、より良い評価を受けるために仕事に対する意識アップまた、会社で頑張ろうといった総合的なモチベーションの向上が大きな目的です。

また、人事評価をすることでその人の能力に応じた仕事への転換や他部署への移動など適材適所の配置ができるのも大きな目的です。評価する方もされる方も制度の趣旨と目的をはっきりと理解することが大事です。

適切な人事評価をするには

では、次に適切な人事評価するにはどんな点に注意が必要になるのでしょうか。記述で答えるテストのように何点といった結果がでれば、誰もが納得する適切な人事評価と言えます。しかし、点数がでない人事評価は評価する人のバラツキが起きてしまって誰もが納得する適切な人事評価とは言えません。

そこで大事なのが、評価される人の人事評価の目的への理解、人事評価の仕組みへの理解です。また、評価する人のマネジメント能力、評価のルールの理解、人事評価の結果を報告するなど、上司との面談のコメントの仕方向上などが重要になってきます。

人事評価する人の注意点

評価される人の人事評価の目的への理解、仕組みへの理解などのお話をしてきましたが、では人事評価をする人はどんな点に注意して行うべきでしょうか。まず、もっとも大事なポイントは部下に対して平等に対応することです。部下との個人的な人間関係やあの部下は態度が悪い、俺の話をよく聞かないので嫌いだ、あの部下とは気が合うので少し査定を甘くしてやろう、など感情に左右されない人事評価をすることが重要です。

また、年齢・勤続年数・学歴などの属性に左右されないことも大事です。また、ルールに基づいて行った人事評価の結果が悪すぎて、相手に対しての気配りで実際の評価よりもランクアップした評価を下すなどは絶対しないように心がけましょう。

人事評価の中身

ここでは、給料アップや昇進の上で大きく影響力を持っている人事評価の内容について詳しく見てみましょう。

・仕事でどれだけ成果が上げられたかを示す業績評価があります。仕事の内容と目標値に対しての達成率など数字で仕事の成果がわかるので感情などに左右されない客観的な人事評価になります。

・仕事に対する知識、もの作りの技術、仕事に対しての理解力、トラブル対処などの判断力、後輩への仕事の指導力、他メーカや他部署との仕事の日程調整や部品の入荷時期などの交渉力などを総合的に判定する能力評価があります。

・仕事に対しての積極性、仲間との協調性、仕事を最後までしっかりとやる責任性など姿勢や意欲が評価される情意評価があります。

これら3つの項目が人事評価の主な中身ですが、その人の職位によって人事評価の項目も変わってきますので、次項でそこについて触れたいきます。

職位による人事評価の違い

会社組織の中には部長、課長などの管理職など様々な職位があります。当然職位によって責任の度合いも変わってきますから、おのずと人事評価の項目も変わってきます。組織の上に行く程、会社規律や社会的なコンプライアンスへの意識が評価の対象になってきます。

縦軸の初級職、上位職など職位があって、横軸に決断力、知識・技術など求められる能力欄のあるシートを使うのが一般的です。上位職(管理職)の場合は求められる能力は変りませんが、初級職などは製造、設計など職種によって求められる能力が変わってきます。

人事評価のコメントの書き方

ここからは、人事評価のコメントの書き方についてお話していきます。評価を受ける方もまた、評価する方も納得がいく人事評価にするために、様々な評価項目がある人事評価シートを使用した会社が多く見られます。

人事評価シートには細かく書けるコメント欄もあるので評価する方も評価がしやすく、また評価後の面談などでコメントを参照しながら適切なアドバイスをすることができる大きなメリットがあります。評価された人も今後の課題がよく理解できてモチベーションアップにつながります。次項では人事評価シートに書き込むコメントなどについてお話します。

評価コメントを記入する際の心得

評価コメントを記入する際はどの評価項目にどんな根拠で、また、改善点などできるだけ詳しく書き込むことが大事です。評価後の、面談などで評価された人が納得できるようなコメントを書くことが大変重要です。また、コメント欄には評価された人を傷つけるような強いコメントにならないように、できるだけやわらかいコメントを記入するように心がけましょう。

また、コメントには悪い事ばかりや改善点だけ書き込むのではなく、小さな事でもいいので良かった点も書くように心がけましょう。そうすることで、少し悪い評価を受けて落ち込んでた人もやる気を失うことなく前向きに考えられるようになります。

文例

ここでは、人事評価のコメントの例文について少し触れます。人事評価で良い結果がでた人へのコメントは比較的簡単に書き込むことができます。一方、あまり良い結果がでなかった人へのコメントはどんなコメントがいいのでしょうか。例文を交えながら紹介します。


上司からのコメント

人事評価シートのコメント欄に書き込む上司からのコメントにより評価を受けた人のモチベーションアップとダウンにつながります。そんな重要なコメントの例文を2件紹介します。

目標未達の人

自身のスキルアップのため講座への出席率を100%と目標に設定したが、未達に終わった人へのコメント例ですが、

「目標達成できなかったことは残念ですが、仕事の忙しい合間を見てよく参加していたと思います。また、求められたレポートなどの提出はしっかりできていたと聞きます。そのこと自体は評価できます。今後の目標設定は無理のないスケジュールにするようにしましょう。」

このようにコメントすれば評価された人のモチベーションも下がることがありません。

営業目標未達の人

月に何件か受注する営業目標を設定したが未達に終わった人へのコメントは、「目標の50%と件数には達成することができなかったが、2件の大きな案件が取れたことはあなたの努力の成果と高く評価できます。今後も営業として頑張ってください。」とコメントすれば、自分の努力が報われたとより頑張ろうと前向きな気持ちになれます。コメントひとつでその人のモチベーションアップとなり会社としても収益の向上となります。

人事評価活用方法

人事評価は給与の査定・昇進の材料・適材適所への配置転換や移動など多くの活用方法があります。また、評価を受けた人のモチベーションアップにもつながります。ほとんどの会社が取り入れている人事評価は上手く活用すれば、会社全体の活性化にもつながる素晴らしい制度です。そのためには評価する上司の適切なコメントが必要になってきます。また、評価をする方もされる方も制度をしっかりと理解することが大変重要です。

公務員の人事評価のコメント

今まで評価する上司のコメントの内容によって、評価を受けた人のモチベーションがアップするかダウンするかなどコメントの重要性をお話してきましたが、では公務員の場合はどうなのでしょうか。そもそも公務員には外部からわかりにくい人事評価制度があります。どんな制度かと言いますと、まず半年分の目標設定したシートをメールで上司に送ります。

その後上司と面談をして最終的な目標を設定することになります。半年後、設定した目標の達成度と5段階ある自己評価を作成し上司にメールにて提出します。その後上司のコメントが書き込まれたシートを基に面談を行なうといった制度です。専門的な仕事になる公務員の場合、上司が担当者の業務をしっかりと把握して人事評価しているのか少し疑問が残ります。

適切で平等な評価をしょう

人事評価の目的・人事評価の仕方・上司のコメント・活用方法・人事評価するにあたって知っておきたい重要なポイントなどについてご紹介してきましたが、いかがだったでしょうか。人事評価が会社を活性化する上で大変重要な制度であることや給与の査定、昇進の材料などに活用されていることがよく理解できたのではないでしょうか。

人事評価の評価目的や評価するポイントをしっかり知った上で誰が見ても適切で平等と思える評価をするように心がけましょう。

正当な評価を受けていないあなたへ

正当な評価を受けていないのは、あなたの責任ではありません。しかし、正当な評価を受けるまで待っていると、あなたの評価はいつまで経っても正当な評価を受けられません。

正当な評価を受けるために、転職というのも一つの手段です。仮に転職をしないにしても、エージェントと相談することであなたの市場感がわかります。それを人事との交渉材料にするというのも手です。

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