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復命書(出張・研修)の書き方がよく分かる7つのポイント

初回公開日:2017年08月04日

更新日:2020年06月02日

記載されている内容は2017年08月04日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

皆さん、「復命書」という名の書類の存在を知っていますか。会社人にとっては、必ず作成する必要がある大変重要な書類のひとつです。「復命書」は、いつ、誰が、どのような目的で、どのような内容を記述して、誰に提出するのかを詳しく紹介します。

復命書とは何か

会社という組織は、上司が部下に対してどのような仕事をすべきかを指示して命令をくだします。部下はその命令に対して、どのように仕事をしたかを報告する義務があります。

上司に命令された部下が報告する書類のことを、「復命書」と呼びます。復命とは、命令に対してかえすという意味です。

しかしながら、上司からの全ての命令に対して復命書を作成する必要はなく、口頭で済む場合がほとんどです。

復命書と報告書の違い

復命書とは報告書の一種ですが、命令されたことに対する報告が書かれています。

復命書とは主に公務員が使う用紙ですが、民間企業でも復命書は提出されます。それは主に出張報告書という形でおこなわれます。

復命書とは、上からの命令で出張・会議・研修・視察などがおこなわれた際の報告書です。これをもとに、経費の精算がなされています。

復命書を書く際のポイント

復命書の項目の中で、上司が注目して見ているのが「所感」です。

一般社会では「所感」も「感想」も同義語として扱われていますが、会社或いはビジネスの世界では全く別の意味になっています。

ビジネスの世界での「所感」とは、この研修の何がどう良かったのか、今後この研修をどんな風に活かして会社に貢献したいのか、今後はどのような理由でどのような研修に行きたいのか、などの内容を書くようにしましょう。

出張後に提出する

復命書は出張後に提出します。提出期限は大半の会社が一週間程度と定められていますが、なるべく早く提出するようにして下さい。それによって上司の好感度が上がります。報連相は、仕事をする上で基本です。

復命書は上司が見るので、きれいな字で誤字脱字が絶対にないように心がけて下さい。最近は手書きでの提出はほとんどなくワープロが大半なので、きれいな字は大多数の皆さんはクリアされています。

ポイント1:訪問先は省略せずに書く

復命書での報告をする必要があるケースとしては、出張を伴う会議・研修・視察などです。

そもそも出張というものは、上司が必要の可否を判断して部下に命令をくだし実行されます。従って、部下が上司の命令どおりに実行したことを、復命書によって報告する義務があります。

復命書に記載する訪問先は、省略せずにすべてをしっかりと書くことが大切です。

ポイント2:訪問日時や相手先の情報を書く

会社は新規事業或いは新商品販売の初期段階において、その動向を調査し問題点を分析します。それらを円滑に稼働できる対策を講じる必要があります。この動向調査を行なうための出張は、社内の各部門から代表者が集まり実施することになります。

出張の際は、さまざまな会社、部門を訪問・見学を伴います。復命書に、訪問日時や相手先の情報を正確に書くことが大切です。

ポイント3:なるべく時系列に沿って書く

会議と異なり議事録は誰も作りません。帰社後、これらの情報を整理して復命書を作成し、上司に正確に伝えましょう。

復命書は、なるべく時系列に沿って書く必要があります。出張者のスケジュールが、読み手に把握できるからです。

所感については、建設的な感想と意見を書いて下さい。添付資料については、訪問先で入手した資料と写真の内、可能な資料は極力添付しましょう。

ポイント4:出張者が写った画像を添付する

誰と会い何を見て、どのような意見交換をしたのかを小まめにメモを取り、出張者が写った写真も撮るようにしましょう。復命書に、出張者が写った画像を添付する必要があるためです。

復命書に出張者が写った画像を添付することで、その者が確実に出張へ行ったことが確認できます。

研修後に提出する

公務員は税金を使って仕事をしているという意識を持っているために、根拠の無い仕事はしません。従って、根拠の無い出張はさせません。

出張させる場合、上司が根拠を記した出張命令を部下に出します。部下はその実行結果を復命書として作成し、出張後に提出します。

復命書は証拠として保管されます。出張旅費は、出張した根拠資料である復命書の提出によって支給されます。復命書の中身は、しっかり見直ししてから提出しましょう。

ポイント5:配られた資料を活用する

復命書を書く時は、配られた資料を活用しましょう。

復命書は報告書なので、正しい情報を記載する義務があります。そのため、出張や会議の際に配られた資料を利用すると、より正確で精度の高い復命書を書くことができます。

ポイント6:研修の概要を簡潔にまとめる

復命書に、研修の概要を簡潔にまとめることが大切です。

研修の目的や主旨をよく把握したうえで、全体のカリキュラムを簡単に説明し、よかったことや感動した点、これらを今後どう活かしていくかについて簡潔にまとめて記載しましょう。

ポイント7:業務にどう活かせるかを書く

復命書には自分が見て学んできたことを今後、業務にどう活かせるかを書くことがポイントです。

復命書はできれば箇条書きにして、今後の業務に参考となった点を押さえて記載しましょう。講師の言葉を記載したり、参考資料を添付したりすることで、よりわかりやすく前向きな復命書を完成させることができます。

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復命書の例文

復命書は会社のさまざまなシーンで書かれています。そのシーンごとの命令に沿った復命書を書く必要があります。

復命書を書く主なシーンに、出張と研修があります。以下に復命書の例文をご紹介していきます。

出張

出張先で会議が行われた場合、復命書を提出する時点ではまだ議事録ができていません。会議の概要や特に結論が出る会議であれば、その結論を書いて下さい。以下に例文を載せておきます。

【例文】

日時:出張した日を記入
氏名:名前まで記入
出張先:場所を記入
目的:業績検討会
結果報告
(1)出席者:人数も記入
(2)スケジュール
・1日目:「業績検討会」
・2日目:「方針発表」
経路および経費:詳しく記入

研修

復命書には、研修教材の質、講師の教え方の質、本人の理解度、水平展開が上手くできるかなどを箇条書きで記述します。

【例文】

提出日
氏名
社内研修報告書
以下のとおり○○の研修の報告をいたします。
研修名:仕事における○○
研修期間:平成○○年○○月○○日と正確に記入
研修内容
1日目:○○の業績について
2日目:○○を仕事に活かす方法について
研修の感想:わたしはこの研修により、○○を学びました。

復命書とは命令書と対になるもの

復命書とは、上司から命令書でくだされた仕事を忠実に正確に実行し、その実行結果を解りやすく正確に報告する書類です。

誰でも、最初から立派な復命書は書けません。正確に実行したにもかかわらず、正確に報告できないのは悔しいし、悲しいことです。

まずはしっかり書くことができる上司や先輩が書いたものを参考にして、自分の言葉に置き換えて書いていきましょう。

出張の復命書は時系列に書く

出張の復命書は時系列に書く必要があります。

上司は復命書の時系列を見ながら、出張が無駄な時間を作ることなく順調に行われたかどうかを確認します。そのため、出発したときから移動の時間、会議や商談、業務終了の時間までを正確に復命書に書く必要があります。

研修の復命書は配布資料を活用する

復命書を書く際は、配布資料を活用しましょう。

議事録には記述されない事項、たとえば会議の席上で資料説明が不充分であったと感じた場合は、その旨を書いて下さい。議事録にはそのようなことは絶対に記述されません。このような内容を上司は期待しています。

所感については、建設的な感想と意見を書いて下さい。添付資料については、会議に提示された資料のうち可能な資料は極力添付しましょう。

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