復命書（出張・研修）の書き方がよく分かる７つのポイント

更新日：2024年03月29日

皆さん、「復命書」という名の書類の存在を知っていますか。会社人にとっては、必ず作成する必要がある大変重要な書類のひとつです。「復命書」は、いつ、誰が、どのような目的で、どのような内容を記述して、誰に提出するのかを詳しく紹介します。

復命書とは何か

会社という組織は、上司が部下に対してどのような仕事をすべきかを指示して命令をくだします。部下はその命令に対して、どのように仕事をしたかを報告する義務があります。

上司に命令された部下が報告する書類のことを、「復命書」と呼びます。復命とは、命令に対してかえすという意味です。

しかしながら、上司からの全ての命令に対して復命書を作成する必要はなく、口頭で済む場合がほとんどです。

復命書と報告書の違い

復命書とは報告書の一種ですが、命令されたことに対する報告が書かれています。

復命書とは主に公務員が使う用紙ですが、民間企業でも復命書は提出されます。それは主に出張報告書という形でおこなわれます。

復命書とは、上からの命令で出張・会議・研修・視察などがおこなわれた際の報告書です。これをもとに、経費の精算がなされています。

復命書を書く際のポイント

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復命書の項目の中で、上司が注目して見ているのが「所感」です。

一般社会では「所感」も「感想」も同義語として扱われていますが、会社或いはビジネスの世界では全く別の意味になっています。

ビジネスの世界での「所感」とは、この研修の何がどう良かったのか、今後この研修をどんな風に活かして会社に貢献したいのか、今後はどのような理由でどのような研修に行きたいのか、などの内容を書くようにしましょう。

出張後に提出する

復命書は出張後に提出します。提出期限は大半の会社が一週間程度と定められていますが、なるべく早く提出するようにして下さい。それによって上司の好感度が上がります。報連相は、仕事をする上で基本です。

復命書は上司が見るので、きれいな字で誤字脱字が絶対にないように心がけて下さい。最近は手書きでの提出はほとんどなくワープロが大半なので、きれいな字は大多数の皆さんはクリアされています。

ポイント１：訪問先は省略せずに書く

復命書での報告をする必要があるケースとしては、出張を伴う会議・研修・視察などです。

そもそも出張というものは、上司が必要の可否を判断して部下に命令をくだし実行されます。従って、部下が上司の命令どおりに実行したことを、復命書によって報告する義務があります。

復命書に記載する訪問先は、省略せずにすべてをしっかりと書くことが大切です。

ポイント２：訪問日時や相手先の情報を書く

会社は新規事業或いは新商品販売の初期段階において、その動向を調査し問題点を分析します。それらを円滑に稼働できる対策を講じる必要があります。この動向調査を行なうための出張は、社内の各部門から代表者が集まり実施することになります。

出張の際は、さまざまな会社、部門を訪問・見学を伴います。復命書に、訪問日時や相手先の情報を正確に書くことが大切です。

ポイント３：なるべく時系列に沿って書く

会議と異なり議事録は誰も作りません。帰社後、これらの情報を整理して復命書を作成し、上司に正確に伝えましょう。

復命書は、なるべく時系列に沿って書く必要があります。出張者のスケジュールが、読み手に把握できるからです。

所感については、建設的な感想と意見を書いて下さい。添付資料については、訪問先で入手した資料と写真の内、可能な資料は極力添付しましょう。