残業申請の書き方・却下される理由・申請しない理由

残業申請の際の理由例

先に述べたように残業申請の書類には、残業の内容を書くことになることが多いです。つまり、なぜ残業しないといけないのか？、という理由について書かなければなりません。

その理由のほとんどは納期に合わせるため、になります。このままでは仕事が必要なときまでに終わらせることができない、ということを理由として書くことになります。また、なぜ、このままでは納期が間に合わないのか？、という原因についても書いておかないといけません。

原因は場合によって様々です。トラブルにより、早急に対応しないといけなかったり、繁忙期で仕事量が増えているためだったり、単純に能力不足だったりなどが、よくある原因です。

残業申請が却下される理由

先に述べたように、あまりに長時間の残業が続くと、その従業員の体調も上司としては気にしなければいけません。従業員の健康のために残業申請を許可しない上司もいるかもしれません。

ですが、本人からすると残業しないことには仕事が終わらず、溜まってしまう一方ということもあります。そのような場合は上司に相談しましょう。残業申請は却下されても、仕事を割り振り直したりなど、対処してくれるかもしれません。

残業申請が却下することの法的責任

上記のように、何らかの正当な理由、納得できる理由で残業申請が却下されたのであれば、残業申請した本人も納得ができます。しかし、中には到底納得できるものではない理由もあります。

残業申請が却下された理由も重要ですが、それよりも重要なのはその後の残業についてです。残業申請が却下されても、仕事が終わってなければ残業しないことには納期に間に合いません。そこで、先方にも迷惑もかけれない、納期が間に合わなければ自分の責任、という理由から仕方なく残業して仕事を済ませます。残業申請は通っていないので、残業代は出ません。

このように、残業が必要であるにも関わらず、正当な理由なしに申請を却下することは労働基準法に違反したことになります。さらに、この違反の場合は両罰規定の範囲になる可能性もあります。両罰規定とは、違反犯した会社だけでなく、それを実行した、今回の場合では残業申請を正当な理由なく却下した上司も違反の対象となることです。

上司が正当な理由もなしに残業申請を却下する理由は、残業時間を減らすように会社から指示されているので、部下の残業申請を却下する人もいるようです。また、酷い人になると出勤名簿自体を改ざんしてしまう悪質な人もいるようです。もちろん、これらは違法行為です。

残業申請しない理由

残業申請を却下する上司とは逆に、残業申請をしない従業員もいます。理由は様々です。まずは考えられる理由としては、残業申請を出さないことが暗黙の了解をなっている場合です。会社としては従業員の残業時間は少ない方が良いです。そのため、残業申請を出さない空気や習慣を作り上げている場合があります。しかし、誰かが残業申請を出せば、断ることはできないので、嫌な顔をしながらも対応してくれるでしょう。

また、先に述べたように、残業申請とは面倒なものです。そんなことに時間をかけるのであれば、早く仕事を片付けて帰りたいと思ってしまうようです。仕事が終わらないから残業をしているのであって、残業しながら残業申請を準備するということは、それ自体が仕事を1つ増やしてしまっています。

残業申請しにくい・残業申請できない場合の対処法

もしも、職場で残業申請が出しにくいような習慣を作られていたとしても、何も気にすることはありません。自分の行動に間違いが無いのであれば、正当な理由なく残業申請を却下すりことはできません。自分は自分の権利を正しく使っているので、誰にも文句を言われることもありません。

基本的な残業申請のルール・基本

残業申請の大前提として、出すべきときにはしっかりと出すことです。先に述べたように、あえて自ら残業申請を出さない人もいます。

しかし、残業申請を出さないことで自分以外の周囲の人が残業申請を出しにくく思っているかもしれません。また、残業申請を出さないことで仕事に対して自由な気持ちになり、必要以上に残業してしまったり、残業の必要がないのに何となく今すぐしなくても良い仕事をしていたりしてしまう人もいます。

会社の意思ではなく個人的な意思で残業しているので、時間の使い方は自由に思うかもしれませんが、その仕事が会社の利益に直結するのでであれば、法律的には残業とみなされてしまう可能性もあります。そうなると、会社にとってトラブルの元になってしまいます。

労働基準法における残業申請の扱い

残業を事前に申請する制度を取り入れても、法的には何も問題ありません。むしろ、先に述べた通り、残業している従業員の状況を把握するための記録として役に立ちます。

問題なのは、これも先に述べたように、正当な理由なく残業申請を却下した場合です。これは従業員がサービス残業をする原因に繋がったり、会社と申請を却下した上司が違法行為としてみなされてしまったりと、大きなトラブルの原因になりかねません。

残業に申請が必要な場合は、上司はしっかりと申請の基準に従って、従業員もその基準をしっかり把握しておくべきでしょう。

従業員もしっかりとした知識を持つ

毎日、会社で忙しく働く人たちにとって、残業とは日常のことです。しかし、残業が日常でありすぎるために、詳しい知識を持とうとする人は少ないです。残業についての知識を持つことは、自分の正当な権利を知ることです。この自分が持つ権利を知らなかったために苦しい思いをしている人も多くいます。

会社からは、仕事効率を上げて残業時間を減らすように指示されることが多いです。しかし、会社から与えられる仕事量を考えると、仕事効率を上げるにしても限界があります。そんなときに役に立つ知識です。

まだまだ、労働に関する問題は解決策が見つかっていないので、自分の身は自分で守らなければなりません。

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