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会社宛の際の宛名の書き方・会社宛の個人への宛名|御中/様

初回公開日:2017年12月27日

更新日:2020年03月10日

記載されている内容は2017年12月27日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

手紙を送る際に必要な「宛名」は、最初に送り先の相手の目に留まる場所でもあり失礼のないように記入すべき場所です。会社へ送るときには特に気を付けたい宛名ですが、実際に正しく書けているでしょうか。会社へ手紙を出す際の宛名の書き方について改めてご紹介して参ります。

「宛名」の書き方は重要なビジネスマナー

「手紙」は数あるビジネスマナーの中でも、かなり制約が多く、書き方のルールやマナーが大変ややこしくなっています。手紙を書く、と言うタイミングでマナー本などを見直してうんざりしたことがある方も多いのではないでしょうか。ある程度分かってはいても心配になってしまう、それがビジネス文書における手紙です。

手紙を書くときには相手に失礼のないよう、文章や添付するものにも気をつかうでしょう。しかし手紙の中で最初に相手が目にする場所は、封筒の「宛名」です。大概が最後に作成する封筒ですが、その宛名はきちんと書けているでしょうか。

意外と気が緩んでぞんざいになりがちな宛名ですが、手紙の内容や相手での違い、その注意点など今さら人に聞けないことも含め、宛名の正しい書き方についてご紹介して参ります。

会社宛の際の宛名の書き方

まず会社宛ての手紙の宛名の基本的な書き方を確認します。送り方や内容にかかわらず、基本的なマナーは疎かにしないようチェックしておきましょう。

【切手】
・できるだけ少ない枚数で貼付する
・ビジネスにふさわしくない切手の使用は相手によって避ける
(キャラクター、年賀切手の余り、シーズン違いの記念切手、お年玉年賀はがきの景品などは要注意)

【住所】
・都道府県から記入し、ビル名や建物名などを省略しない(名刺などに記載されているままが望ましい)

【宛名】
・住所よりも書き始めを下げ、少し大きめに真ん中に記入する
・会社名、所属部署名、肩書名、名前(氏名)の順に記入する
・会社名、所属部署名、肩書名よりも、名前(氏名)を一回り大きく書く
・敬称は宛名にあわせて選択する

当たり前ですが、丁寧に読みやすい楷書で書くこと、全体のバランスを整えることもマナーです。

縦書き

ビジネスでは、手書きで縦書きで宛名を記入するのが丁寧です。最近はビジネスで送る手紙なども封筒やはがきに直接印字をしたり、ラベルなどを使うことも多いので横書きの手紙も多く見られます。しかし目上の人への手紙や挨拶、案内などの改まった郵便物は、縦書きで宛先を書くのが良いとされます。

【切手】
縦書きの場合は切手は「左上」に添付し、縦に枚数を増やしていきます。

【住所】
漢数字を使い「○○番○○号」と書きます。名刺やメールの住所がハイフン表記になっている場合は「-」でも問題ありません。「1」と縦のハイフンが似ているのでアラビア数字で宛先を書くときは注意しましょう。

【宛名】
氏名の部分が真ん中付近に来るように、会社や部署名などを調整して記入します。また、会社名など宛先に英語が入る場合は、全体を横書きにするかアルファベットを縦書きする書き方にしますが、明確な決まりはありません。

横書き

ビジネスシーンでも横書き用の封筒が使われるのも今や当たり前になってきました。会社名も英語やアルファベットも多く使われますので、横書きの方が書きやすいというパターンもあります。

【切手】
縦長の封筒やはがきの場合は切手は左上ですが、横長の封筒、いわゆる洋封筒の場合は切手は右上となります。

【住所】
住所は、封筒の上半分1/3くらいのスペースにおさまるようにし、数字は算用数字を使って記入します。

シーン別の会社宛の宛名の書き方

封筒

会社宛ての封筒の場合は基本的には前述したルールを守っていただければ問題ありません。気を付けるべきところは宛名に付ける敬称です。

会社や団体に宛てた手紙の場合は、「○○〇〇株式会社様」は誤りです。この場合、「○○○○株式会社御中(おんちゅう)」が正解となります。

実は「御中」は、「個人名でなく、官庁・会社・団体などの宛名の下に書き添える語」ではありますが「会社に宛てた郵便物」というわけではありません。正確には「会社などの団体の中のだれか」に宛てた手紙という意味です。誰に宛てたらよいかわからない場合には「御中」を用いるということになります。

弔電

弔電は突然届いた訃報に、仕事の都合などで葬儀・告別式に参列出できない場合に臨時に弔意を表すために打つものです。突然のこととはいえ、その弔電の宛名などに間違いがあってはただでさえ失意のご家族に失礼に当たりますので、間違いのないよう気を付けましょう。

弔電の宛名は、喪主の氏名をフルネームで記載するのが基本です。取引先社員や、その家族であっても弔電の宛名に会社名や役職名は付けません。取引先などの場合、喪主との関係は分かっても苗字しかわからない、という場合も多々あるでしょう。その場合わざわざ忙しい遺族に連絡したりせず、「故○○様ご遺族 様」とすれば問題ありません。

また、喪主とは面識が無く、その他遺族(例えば故人の伯父叔母など)とビジネス上のやり取りがある場合には、その人宛に打電することも可能です。

年賀状・挨拶状など

年賀状でも会社宛てのものは、基本的な書き方は変わりません。会社名、もしくは部署名のあとに「御中」を付けます。

大きい会社になれば届く年賀状の数もその分多く、その振り分けにも大変な時間と労力がかかります。その中で「株式会社○○○○御中」だけでは郵便物の振り分けの社員に負担もかかるうえ、目的とする相手に届かない可能性があります。確実に見てもらいたいのであれば各担当者宛て、最低でも各部署宛てにそれぞれ送るようにすべきでしょう。

エアメール

エアメールでは住所を逆から書くことを知っている人は多いのではないでしょうか。では宛名の方はどうなるのでしょうか。

宛名も基本的には日本の場合と逆になります。そして英語の場合冒頭は「宛て」と言う意味の「to」から始まります。また、日本でいうところの「敬称」が例の場合「Mr.」にあたりますが、これらはその相手に合わせて「Mrs.」「Miss.」「Dr.」などに調整します。

【例】個人宛て
to Mr. [名] [姓]
[役職名]
Department of [部署名], [社名] Co., Ltd.
〇-〇-〇 Nagatatyou, Chiyoda-ku, Tokyo, Japan

【例】会社宛て
Department of [部署名]
[社名] Co., Ltd.
〇-〇-〇 Nagatatyou, Chiyoda-ku, Tokyo, Japan

会社の個人宛の際の宛名の書き方

送る相手の氏名がしっかりと分かっていれば、もちろん相手の名前をしっかりと書いて出しましょう。そうすることで相手側の会社でもその手紙の送り先の人物を探す手間が省けますし、確実に、かつ無駄な時間をかけずに、目的の相手に届けることができます。

また、個人名には基本的に「様」もしくは「殿」を付けるのがルールです。役職は、別途氏名の直前に記載します。順番としては「会社名→所属部署名→(改行)→肩書名→名前(氏名)→様」となります。

また、担当者の氏名がわからない場合は「○○○○ 担当者様」とするのも効果的です。

会社から返信用封筒を送る際の宛名の書き方

資料請求などをしたときに、封筒の中に封筒が入っていることがあります。書面を先方に送り返す用の封筒で、あらかじめ送り先の住所や宛名が書かれており、最初から切手が貼ってあるものや、相手先に届くと料金の請求が発生する後納タイプなどがあります。

返信用封筒の作り方ですが、住所や宛名の書き方は基本ルール通りで問題ありません。郵便番号、住所、会社名、部署名、役職名、氏名の順に記載をしていきます。通常の宛名書きと異なる点は一つ、「敬称」を付けないことです。「様」や「御中」は敬語の表現ですので自分側が用意する敬称は返信用封筒には付けません。

敬称の代わりに氏名の後に「行」を付けておきます。なお、この「行」は返信時に二重線で打ち消しされ、「様」や「御中」に書き換えられて送り返されます。

封筒の宛名は最初に見られる「手紙の顔」

手紙書く際に必要な「宛名」の書き方や、シチュエーションごとのそれぞれの注意点をご紹介して参りました。

昨今は封筒の宛名印刷のテンプレートがあったり、差し込み印刷など便利なものも多く、宛名にそんなに悩んだことはないという方もいらっしゃるでしょう。宛名は手紙を受け取った人が初めに目にする場所であり、手紙において「顔」とも言ってもいい重要なものです。開ける人をポジティブな気持ちにさせるのも、宛名次第とも言えます。

ビジネスマナーにおける宛先の書き方をよく理解することが、手紙を読む相手の気持ちにかかわることがある、と言うことをよく覚えて、失礼のない宛名を書けるようにしておきましょう。

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