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提案書の書き方・おすすめのフォーマット・構成|表紙/はじめに

更新日:2020年05月31日

新しいアイデアなどを一般化するために使われている「提案書」について、その具体的な書き方や、公開されているおすすめのフォーマットに関してのご紹介、実際に提案書を書く際の構成の作り方、「表紙」「はじめに」などのキーワードの使用方法にも触れます。

提案書とは何

一般的な企業内、あるいは企業間で交わされている「提案書」とは、どのような際に書かれる書面なのでしょうか。これは意見やアイディア、議案を提出する際に書く形式的な書面のことです。提案書の種類には「改善提案書」「導入提案書」「問題解決提案書」「新アイディア提案書」といった用途によって記入方法が違ってきます。

よく頻繁に書かれるのが、業務に関する改善提案を促す提案書で、企業や役所などの職場で用いられています。

提案書と企画書の違い

よく提案書と比較対象とされるのが「企画書」という書面です。双方とも似ているようでいて、果たしてどんな違いがあるのでしょうか。まず提案書というのは、現状の課題や問題点に気づき、その改善案を記載している書面のことを指します。つまり、既存のアイデアや方針に対する新たな気づきを加えるような書類です。

一方、企画書というのは、まだ見ぬ新しい分野やアイデアを見出してプレゼンテーションするための書面です。それを実行するのに具体的な計画を記載します。イベント、広告、戦略、新規プロジェクト、新製品などを題材に作成されます。そこには新しいアイデアの具体的な進行が書かれています。

提案書の書き方

それでは具体的な提案書の書き方について述べていきます。提案書を書くということは、何らかの目的があってのことです。そして、それを伝えたい相手がいるということ、この2つの対象からぶれないように書いていくことが最優先です。今抱えている問題点を浮き彫りにし、そこにどう関わり解決へと導くのかを説明するための書類です。

提案書の目的

提案書を書く際に思い描く目的とは、大きく 2 つに分けられると考えてよいでしょう。その方向によって書き方も違っていきます。これは簡単に述べると「社内」なのか「社外」なのか、どちら向けに考えている提案なのかということです。

社内向け提案書を書く場合、業務改善や安全対策といった内部での問題解決が目的になっていくケースがほとんどだと言えます。

そして社外向け提案書を書く場合は、相手へのアプローチによって営利目的が達成される、そのための提案であることが強いとされています。

提案書の書き方のポイント

優秀な提案書を眺めれば、意外とシンプルに書かれていることが分かります。枚数も少なく効果的に要約されています。そこでは相手が知りたいと考えていることだけに厳選し、納得しやすい流れになっていて、まるでストーリー仕立てのように作るのが提案書の書き方のポイントです。提案書作りにどのような点を明らかにすべきかを以下に記述しました。

・相手が抱えている問題や課題を浮き彫りにして書く
・解決策に繋がる方法論などをできる限り列挙する
・それらを比較して相手が納得できそうな提案を決める
・施行するための経費やスケジュールを考える
・注意事項や特記事項を見つける

提案書によって何が伝わるか

提案書を書く動機はさまざまでしょうけど、どれも共通することは、まだ要件として整っていない「課題がある」からだと言えます。そこへの提案をすることによって、相手にはどのようなメリットができるのかを伝えることが重要です。

提案をする側がどうしても自身のメリットだけを考えてしまいがちです。しかし、受ける側としても提案内容を納得してもらうことに繋がらなくてはなりません。受け手も期待をしている部分があるということを前提にし、お互いがメリットを得られる提案書を書くことで、より効果が得られます。

社内への提案書の種類

では提案書の中身に関して具体的に入っていきます。まずは自社の中で起こった事象や常習化していることへの提案をする際に書かれる「社内用の提案書」に関してご紹介します。初めて提案書を書くという方は、自社内向けの書類というケースが多いかと存じます。その種類にも触れてご紹介します。

社内用提案書は大きく2つある

社内向けに提案書を書く機会がある場合には、その特性から大きく2つに分かれると思えば良いでしょう。それは「稟議書(りんぎしょ)」と呼ばれる書類と、それに属さない一般的な提案書ということになります。

稟議書とは

稟議書(りんぎしょ)と呼ばれる文面とは何でしょうか。これは業務上で必要と考えられた事象(事業計画、物品購入、人員移動や募集、研修必要性、特別業務の手続きなど)を通過させるために、決裁する権利がある上司・上長、役員、取締役などの上層部への承認を得るため作成する書類のことです。

企業によっては特定の決められた用紙があり、それに沿って記入するということもあります。

一般的な社内用提案書について

稟議書とは違ったアプローチやそれ以外の提案書の場合、業務の効率化、製品・サービスの改善を提案する文書として書かれます。これも企業によっては決められた用紙があるケースもあれば、社員が形式にこだわらず自由に作成することもあります。一般的には、自分の直属の上司を通して提案する方法です。

さらに細かく分類すると、社内向け提案書の場合「業務改善提案書」「収益改善提案書」「業務効率化のための提案書」「経費削減提案書」といったように、社内の環境やルールの見直しのために書くことが多いとされています。

提案書でやってはいけないNG

初回公開日:2018年01月03日

記載されている内容は2018年01月03日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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