提案書の書き方・おすすめのフォーマット・構成｜表紙/はじめに
更新日：2024年09月01日
稟議書（りんぎしょ）と呼ばれる文面とは何でしょうか。これは業務上で必要と考えられた事象（事業計画、物品購入、人員移動や募集、研修必要性、特別業務の手続きなど）を通過させるために、決裁する権利がある上司・上長、役員、取締役などの上層部への承認を得るため作成する書類のことです。
企業によっては特定の決められた用紙があり、それに沿って記入するということもあります。
一般的な社内用提案書について
稟議書とは違ったアプローチやそれ以外の提案書の場合、業務の効率化、製品・サービスの改善を提案する文書として書かれます。これも企業によっては決められた用紙があるケースもあれば、社員が形式にこだわらず自由に作成することもあります。一般的には、自分の直属の上司を通して提案する方法です。
さらに細かく分類すると、社内向け提案書の場合「業務改善提案書」「収益改善提案書」「業務効率化のための提案書」「経費削減提案書」といったように、社内の環境やルールの見直しのために書くことが多いとされています。
提案書でやってはいけないNG
提案書作成での書き方には有効的なポイントがあるのと同じように、提案書を書く際にはNGともいえる事柄もあります。ここでは提案書作成で行ってはNGになることに関して触れておきます。以下の内容に注意して書いていきましょう。
提案書作成でのNG①コンセプトが明瞭さに欠ける
書き手が提案したいものがある以上は、そこには必ずコンセプトがなくてはなりません。しかそれが明確になっていない提案書が意外と多いとされています。
特に一定の業界内にいると、その中では常識となってしまっていることに慣れてしまいがちです。本来目を向けるべき問題点を無視してしまいいつものパターンに陥ります。業界の常識や定説こそ、実は最も疑うべき点です。コンセプトが分かりにくい提案書の多くは、業界用語や思い込みだけで書かれ、コンセプトが一般的ではないからです。
提案書作成でのNG②提案と目的がすれ違う
よくあることの一つは、目的のはき違いという現象です。例えば、世の中にはセミナーや講演会に頻繁に行く人がいます。それが度を過ぎるとセミナーや講演会に行くこと自体に満足し、楽しさに酔いしれることが目的と化してしまうという現象に陥ってしまいます。本当の目的は、自分の暮らしをよりよく進化させることだったはずです。
提案書でも同じ現象が起きます。本当は問題を浮き彫りにして解決させるために書くはずなのに、提案書を義務的に書いて提出すること自体が常習化してしまうと、本来の目的を見失ってしまいます。
提案書作成でのNG③最終的に問題解決させる意義がない
提案書を書いて問題解決をするのであれば、それ相応に実用的な内容でなければなりません。しかし誇大妄想的な提案をしていては、ほぼ実現性が低くなってしまうということです。現実的に何が問題で、どこから順序良く、かつ確実に問題を解決できるのかを提案して促すから意味があります。それが提案書の流儀だからです。
あまりにも構想が大きすぎて実践的ではない提案書では、漠然としてしまいまったく効果性がなく意味がないということです。
提案書作成でのNG④解決済みなことに着目する
提案書を作る意義とは、現在のところで解決策や打開策が見いだせてない案件、あるいは気づいていない案件に対して、第三者的にアイデアを出すことにあります。相手の要望にそぐわない問題点に提案書を投げかけても、それは採用される可能性が低いということです。
今、相手が抱えている問題点に着目することから始めましょう。そこに打診する提案書であるからこそ、初めて意義が生じます。着目した点が解決済みなことや関心のないことではなく、リアルに抱えていることに注いでいきましょう。
提案書のおすすめのフォーマット
提案書を書く際には、ネット上などにある一定のフォーマットが存在します。もし初めて提案書を書くことになった時に、どうも書き方が分からないという方がいれば、ネット上にある既存のテンプレートに沿って一度作成してみることもおすすめします。ここでは提案書のフォーマットとテンプレートについてのご紹介と併せて、書き方の注意点にも触れていきます。
提案書に必要な条件①文章は短文で、簡潔に書く
これは提案書だけに限ったことではありません、もっぱらすべての文章作成にも関わる内容です。原則として文章とは短文をメインにして書くことをおすすめします。もし二つに分けても意味が通じるような文章なら、二つにして短文化することで相手が読みやすくなります。
ただし何でも短ければいいのかというとそうとも限りません。ものごとは偏ると劣化するのがオチです。短い文章を主体的にしつつも、緩急織り交ぜ、あえて時折は長い文章も加える工夫も大切です。
提案書に必要な条件②メリットを明言する
初回公開日：2018年01月03日
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