提案書の書き方・おすすめのフォーマット・構成｜表紙/はじめに

誰しも、自分に対してどのような恩恵がもたらされるのかを常に気にしながら生きています。実は提案書についてもそれは顕著に表れていきます。その提案や意見を考慮して了解したとしたら、自分に対してどのようなメリットや恩恵があるのかという考えが芽生えていきます。それは人として当然な成り行きだからです。

提案書を書く際の一番の到達点は「メリット」です。提案し改善されたらどんなメリットがあるのかを、まずはしっかり訴えなくてはなりません。しかもわかりやすく具体性があるからこそ、通過する案件へと変わっていきます。

提案書に必要な条件③5W1Hに沿って書く

提案書に一本筋道を立てて説得力を増すように工夫したいのなら、基本的な技を取り入れておきましょう。それがよく耳にする「5W1H」の法則に則って書くということです。おそらく誰しもご存知な事柄でしょう。いつ、だれが、どこで、なにを、どのように、というたった5つの疑問符に沿って提案内容を練って書くことにより、明確さは数段アップします。

場合によっては、6W1Hだったり6W2Hになることもあるようですが、基本は5W1Hに適していれば十分通じます。

提案書に必要な条件④数値を入れる

提案書を書いて相手に通過させるのに重要な姿勢、それは「説得力」です。説得力を加えるために最も簡単にできる方法があります。それが「数値化」です。信ぴょう性の高い数字のデータを提示すると、まず圧倒的に「凄さ」が強調されるので説得力があります。

例えば、「今までたくさんのクライアントと仕事しました」と書くよりも、「2007年から2017年の10年間で、当方は100件におよぶクライアントと業務を提携してきました」としたほうが、相手もイメージしやすくなり、かつ真実味が増して信用に繋がります。

提案書の簡単なテンプレート

提案書のフォーマットは、原則自由形式でも良いのですが、中には既存の形式があって、それに沿って書くことを義務付けている企業もあります。あるいは、提案書を書く際に参考となるテンプレート集がネット上には点在しています。

いきなりゼロから提案書を作るのが難しいという場合、ネット上のテンプレート集をダウンロードして洗い出してみると簡単に作りあげられます。

提案書の構成

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ここでは提案書の構成について述べていきます。提案書の書式には特別に決まったルールが定められているわけではありませんが、大凡で謳っておく基本事項は共通にあります。その基本事項を自分なりにポイントを押さえて書きあげれば、それ以外はオリジナリティを持っても構いません。

はじめに書いておきたい提案書の項目

これだけは提案書の項目として入れておきたいものをいくつか羅列しました。とても当たり前なことばかりですので、決して難しい項目ではありません。

管理番号（通し番号）

提案書を書く際は、その企業や部署によってルールがあり、それに準じて行えばいいのですが、その際に最初に決めておくことが「ナンバリング」です。一つずつの提案には番号をつけて管理するのが常識です。データとして管理しておけば、後に何かを調べるのに役立ちます。

ナンバリングのルールはその企業独自ですが、年月日、部署番号、社員番号、通し番号などを横一列に並べている方法が多いとされています。

提案日

管理番号にも記入しつつ、さらに提出時に提案書の作成日を記載しておくといいでしょう。他にも提案が受理された日付なども記入する欄があると、なおさら分かりやすい書面になります。

作成者・起案者・記入者の氏名

その提案をした人物、作成者および報告者の氏名を記載しておきましょう。これは重要な項目です。できれば署名欄や捺印欄があれば、さらに信ぴょう性が増します。