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歓迎会のお礼メール文例集|ビジネスメールの書き方・テンプレート

初回公開日:2017年10月25日

更新日:2020年02月28日

記載されている内容は2017年10月25日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

入社後など歓迎会をしてもらった際のお礼メールを送るタイミングから文例や件名・本文の書き方をご紹介します。さらに、宛先別、シーン別のメール文章の書き方のポイントを例文を交えて徹底解説していきます。飲み会後に丁寧にお礼メールを送ると印象も良くなります。

歓迎会をしてもらったらお礼メールは送るべき?

新しく会社に入った際などに歓迎会を開いてもらうことがあると思います。歓迎会をしてもらった場合に、お礼のメールは送るべきなのか迷う方も少なくないようです。

歓迎会など飲み会の後はご馳走になったりお世話になった方、幹事や参加者に対して帰り際に口頭でお礼の言葉を伝えるのはもちろん、再度お礼のメールを送るのがマナーです。

今回は歓迎会をしてもらった際のお礼メールの書き方を紹介していきます。

歓迎会のお礼メールを送るタイミング

歓迎会のお礼メール文例集|ビジネスメールの書き方・テンプレート
※画像はイメージです

歓迎会のお礼メールに限らず、お礼のメールはできる限り早く送るのがマナーです。歓迎会の直後にお礼のメールを送れるのであれば当日中に送ります。ただし、相手が就寝中であるような夜中にメールを送るのはマナー違反ですので、時間帯には気をつけましょう。

もし時間が遅かった場合や、どうしても当日中に送れない場合は翌日中に送るようにしましょう。

ビジネスメールの基本マナー

歓迎会のお礼メール文例集|ビジネスメールの書き方・テンプレート
※画像はイメージです

ビジネスメールは社会人にとっては重要な連絡手段であり、ビジネスメールのスキルは必須です。しかし、新社会人の場合は特にそうですが、ビジネスメールは書き慣れていないと作成に時間がかかってしまったり、マナーが欠落した失礼な表現をしてしまう場合もあります。

そこでまずは、ビジネスメールを送る際の基本的なマナーを確認していきましょう。

ビジネスメールの基本マナー1:最初に必ず挨拶文を入れる

ビジネスメールは本文の中に要件よりも先に挨拶文を入れるのが基本です。多くの場合は、「お世話になっております」を使用します。

初めてメールする際は「お世話になります」、久しぶりにメールする際は「ご無沙汰しております」から始めるなど状況に応じたあいさつ文を使用しましょう。

<挨拶文の基本の形>
お世話になっております。
株式会社○○の△△です。

ビジネスメールの基本マナー2:最後に結びの文を入れる

また、ビジネスメールの本文には最初の挨拶文だけでなく結びの文も必要になります。
よく使うフレーズを何通りか押さえておくと書きやすいです。

頻繁に使うフレーズは以下の3つです。

<結びの文の例>
・今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
・引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
・お手数おかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

ビジネスメールの基本マナー3:必ず署名も入れる

ビジネスメールの場合は最後に必ず署名を入れます。署名はメールアドレス以外の連絡先を明示するためとても重要です。

署名には以下の内容を記載します。
・名前
・メールアドレス
・電話番号
・会社の住所

<署名の例>
----------------------------------------
株式会社○○
△△部 ××課
鈴木 太郎
Mail:12345@suzuki.jp
Tell:00-0000-0000
住所:〒100-0000 東京都○○区××町△番
----------------------------------------

目上の人や上司にメールを送るときの基本マナー

歓迎会のお礼メール文例集|ビジネスメールの書き方・テンプレート
※画像はイメージです

目上の人や上司へメールを送る際は、特にマナーは気を配らなければなりません。目上の人や上司宛のメールを作成するときの基本的なマナーは必ず押さえておきましょう。

マナーを押さえた丁寧なメールを送ることで、できる部下という印象を与えることができます。
下記のマナーを参考に、失礼のないメールを作成しましょう。

目上の人や上司にメールを送るときの基本マナー1:メールで送るべき内容か確認する

メールは直接顔を合わせずに要件を伝えることができますが、細かなニュアンスが伝わりづらいという懸念もあります。
本当にメールで十分伝わる内容なのかということを確認したうえでメールを送るようにしましょう。

また、メールは口頭でのコミュニケーションよりもやりとりに時間を要します。
すぐに確認しなければならない内容の場合などは、メールではなく口頭で尋ねた方が良いです。

目上の人や上司にメールを送るときの基本マナー2:件名で要件が分かるように

基本的にビジネスメールの場合は、件名をみて書いてある内容や優先度を判断できるようにします。
件名をみれば内容が分かるようにしておけば、相手がメールの本文も読みやすくなります。

また、件名に重要度の分かる書き方も入れると目に付きやすいので埋もれたりするリスクが軽減されます。重要度は、件名の最初に【重要】、【緊急のご連絡】などを入れるとわかりやすいでしょう。

目上の人や上司にメールを送るときの基本マナー3:正しい敬語を使う

目上の人や上司にメールを送る際に気をつけなければならないのは、敬語の使い方です。自分では正しい敬語だと思っていたものが、間違った言い回しになっているという場合もあります。

メールの文章を書く際に敬語表現に不安がある場合は、敬語表現を調べて正しい表現か確認した後に送信するようにしましょう。

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