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仕事を休む際のメール文例集|ビジネスメールの書き方・テンプレート

初回公開日:2018年10月23日

更新日:2020年06月02日

記載されている内容は2018年10月23日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

会社を休みたい時のメール連絡の例文と、その書き方についてビジネスの場面ごとに紹介しています。体調不良のため、子どもが熱を出して休むなど起こりうるシーンを想定した例文を紹介していますので、実際にメールを送る際の参考にして下さい。

仕事を休む際の連絡はメールでOKなのか?

メールは大変便利ですが、仕事を休む時には、始業の10分前までに連絡をいれましょう。職場によっては、上司が出勤する時間を見計らってメールを送りましょう。社会人として常識のある行動が必要です。声が出ないようなときは休む上で、メールはとても有効な手段といえます。

上司にメールを送っても連絡が取れない場合には、他の人に休むことを伝えます。上司に欠勤のことを伝えてくださいと伝言します。その後、上司宛にメールを送ります。

始業前に会社を休む連絡をした形跡を残すことができます。こういう使い方ができるのはメールの特権です。これからの現代社会はますますメールを活用する時代になるでしょう。

仕事を休む際の連絡がメールでOKな場合1:声がでないとき

声が出ないなどで休む時、電話に出られないときは便利です。その場合出勤時刻の10分前には届くようにします。

始業開始時刻を過ぎてからや始業開始の後に、会社を休むというのメールをすると「今日は遅刻かな」「まだ出勤してないけど、ひよっとしたら事故に遭ったのかな」などと、余計な心配をかけてしまいます。

早めにメールを入れることは、会社の業務の進行への影響にとっても自分にとっても大切です。

仕事を休む際の連絡がメールでOKな場合2:会社に電話がつながらないとき

朝早い時間帯だと、会社に電話してみても上司や同僚が出社しておらず電話がつながらなということがあります。
その場合はまず、上司や同僚の携帯電話にかけてみましょう。

しかし、通勤の時間などで電話が出られないということもあるのでそれでもつながらない場合はメールでの連絡をしましょう。
しかし、メールで連絡した後も、電話で改めで謝罪を入れるようにしましょう。

仕事を休む際の連絡がメールでOKな場合3:電話をかけられない状況の時

逆にこちらがすでに病院に行っている場合などは、電話がかけられないということもあるでしょう。その場合は、その旨も併せてメールで連絡をし、後で改めて電話をかけるのが良いでしょう。

どのような場合でも、仕事を休む場合は電話で謝罪を入れるのが社会人としてのマナーです。
どうしてもやむをえない場合のみメールで連絡をし、メールだけで完結させず改めて電話をするように心がけましょう。

ビジネスメールの基本マナー

仕事を休む際のメール文例集|ビジネスメールの書き方・テンプレート
※画像はイメージです

ビジネスメールは社会人にとって重要な連絡手段であり、ビジネスメールのスキルは必須です。しかし、新社会人の場合は特にそうですが、ビジネスメールは書き慣れていないと作成に時間がかかってしまったり、マナーが欠落した失礼な表現をしてしまう場合もあります。

そこでまずは、ビジネスメールを送る際の基本的なマナーを確認していきましょう。

ビジネスメールの基本マナー1:最初に必ず挨拶文を入れる

ビジネスメールは本文の中に要件よりも先に挨拶文を入れるのが基本です。多くの場合は、「お世話になっております」を使用します。

初めてメールする際は「お世話になります」、久しぶりにメールする際は「ご無沙汰しております」から始めるなど状況に応じたあいさつ文を使用しましょう。

<挨拶文の基本の形>
お世話になっております。
株式会社○○の△△です。

ビジネスメールの基本マナー2:最後に結びの文を入れる

また、ビジネスメールの本文には最初の挨拶文だけでなく結びの文も必要になります。
よく使うフレーズを何通りか押さえておくと書きやすいです。

頻繁に使うフレーズは以下の3つです。

<結びの文の例>
・今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
・引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
・お手数おかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

ビジネスメールの基本マナー3:必ず署名も入れる

ビジネスメールの場合は最後に必ず署名を入れます。署名はメールアドレス以外の連絡先を明示するためとても重要です。

署名には以下の内容を記載します。
・名前
・メールアドレス
・電話番号
・会社の住所

<署名の例>
----------------------------------------
株式会社○○
△△部 ××課
鈴木 太郎
Mail:12345@suzuki.jp
Tell:00-0000-0000
住所:〒100-0000 東京都○○区××町△番
----------------------------------------

目上の人や上司にメールを送るときの基本マナー

仕事を休む際のメール文例集|ビジネスメールの書き方・テンプレート
※画像はイメージです

目上の人や上司へメールを送る際は、特にマナーには気を配らなければなりません。目上の人や上司宛のメールを作成するときの基本的なマナーは必ず押さえておきましょう。

マナーを押さえた丁寧なメールを送ることで、できる部下という印象を与えることができます。
下記のマナーを参考に、失礼のないメールを作成しましょう。

目上の人や上司にメールを送るときの基本マナー1:メールで送るべき内容か確認する

メールは直接顔を合わせずに要件を伝えることができますが、細かなニュアンスが伝わりづらいという懸念もあります。
本当にメールで十分伝わる内容なのかということを確認したうえでメールを送るようにしましょう。

また、メールは口頭でのコミュニケーションよりもやりとりに時間を要します。
すぐに確認しなければならない内容の場合などは、メールではなく口頭で尋ねた方が良いです。

目上の人や上司にメールを送るときの基本マナー2:件名で要件が分かるように

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