仕事を休む際のメール文例集｜ビジネスメールの書き方・テンプレート
更新日：2024年09月09日
仕事を休む際のメールの締めの文章
仕事を休む際のメールの締めの文章は、仕事を休んで迷惑をかけてしまうことに対しての謝罪等で締めるのが良いでしょう。
また仕事を引き継ぐ場合には、緊急の連絡先としてメールもしくは電話番号を添えておくようにしましょう。
仕事を休む際のメールの締めの文章の例
- ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、何卒宜しくお願い致します。
- ご迷惑をおかけします。何かありましたらメールまたは電話にてご連絡をお願いします。
仕事を休む際のメールの本文の書き方
それでは、実際に仕事を休む際のメールは具体的にどのような文章にしたら良いでしょうか。
ここからは、仕事を休む場合のメール本文の書き方を解説していきます。
どんなに体調がすぐれなくても、会社を休む連絡はしっかりとした文章・内容で書かなければなりません。押さえておくべきところを逃さぬよう、下記ポイントを確認しておいてください。
仕事を休む際のメールの本文の書き方１：いつ休むのかと理由を明記する
仕事を休むことが事前に分かっている場合は、いつ休むのかとその理由を必ず明記しましょう。事前に休む期間が分かっていれば仕事の引継ぎもしやすくなるでしょう。
また、インフルエンザなど複数日の休養が必要な場合も、休む期間を必ず伝えるようにしましょう。特に社外の方にはその期間とその間の引継ぎ担当や連絡先を伝えるようにしてください。
仕事を休む際のメールの本文の書き方２：仕事を休むことに対しての謝罪を入れる
体調不良であったとしても、自分が仕事を休んでしまったら周りの上司や同僚に迷惑は掛かってしまいます。必ず謝罪はするようにしましょう。
また、「休ませてください」や「お休みさせていただきます」という言い方ではなく。「お休みさせていただきたいのですが」などお願いをする形でメール文を作成すると、比較的印象は良くなります。
仕事を休む際のメールの本文の書き方３：当日分の引継ぎを入れる
突然仕事を休んでしまうことで、その日の仕事はストップしてしまいます。社外の方との打ち合わせは日にちを変更しなければなりませんので、その旨は必ず自分から社外の方へ連絡をしましょう。
また、その他の作業に関しても同僚や上司にお願いをする場合もあるでしょう。その場合も、作業をお願いする旨をメールで連絡しましょう。
引き継ぐときは作業の段取りなど分かりやすいようにまとめ、何かあった際の連絡先も書いておくと良いでしょう。
仕事を休む際のメールの本文の書き方４：最後にもう一度謝罪を述べる
上の締めの文章の解説でも述べましたが、最後も必ず謝罪の気持ちを込めた文章にしておきましょう。「ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、よろしくお願いします」という文章が文末にあるのと無いとで、メールを受けた側の印象は大きく変わります。
ビジネスメールは最後まで丁寧に気持ちをこめることが重要です。最後にもう一度仕事を休むことに関して謝罪の文章は入れましょう。
仕事を休む際のメールを事前に送る際の例文
メールの出だしは「お忙しい中、大変申し訳ないのですが、」と、会社の業務などに気を使った言葉から始めます。その後、「昨晩から体調が悪く、出勤できずにいます。すみません」と会社を欠勤する理由と謝罪の意を伝えます。
出勤して行うはずだった業務内容を伝え、自分の仕事を誰かに引き継いでもらう必要があればその旨も伝えると好印象をあたえます。この記事では、シーン別の例文をご紹介いたします。
仕事を休む際のメールを事前に送る際の例文１：上司に送る場合
お疲れ様です。○○です。
大変申し訳ございませんが、私用のため〇月〇日～○月〇日の期間、お休みをいただきたく存じます。
また、上記の期間中の業務に関しましては△△さんにサポートをお願いしております。
ご迷惑をおかけし大変申し訳ありませんが、何卒宜しくお願い致します。
初回公開日：2018年10月23日
記載されている内容は2018年10月23日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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