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仕事を休む際のメール文例集|ビジネスメールの書き方・テンプレート

更新日:2020年06月02日

会社を休みたい時のメール連絡の例文と、その書き方についてビジネスの場面ごとに紹介しています。体調不良のため、子どもが熱を出して休むなど起こりうるシーンを想定した例文を紹介していますので、実際にメールを送る際の参考にして下さい。

体調不良であったとしても、自分が仕事を休んでしまったら周りの上司や同僚に迷惑は掛かってしまいます。必ず謝罪はするようにしましょう。

また、「休ませてください」や「お休みさせていただきます」という言い方ではなく。「お休みさせていただきたいのですが」などお願いをする形でメール文を作成すると、比較的印象は良くなります。

仕事を休む際のメールの本文の書き方3:当日分の引継ぎを入れる

突然仕事を休んでしまうことで、その日の仕事はストップしてしまいます。社外の方との打ち合わせは日にちを変更しなければなりませんので、その旨は必ず自分から社外の方へ連絡をしましょう。

また、その他の作業に関しても同僚や上司にお願いをする場合もあるでしょう。その場合も、作業をお願いする旨をメールで連絡しましょう。
引き継ぐときは作業の段取りなど分かりやすいようにまとめ、何かあった際の連絡先も書いておくと良いでしょう。

仕事を休む際のメールの本文の書き方4:最後にもう一度謝罪を述べる

上の締めの文章の解説でも述べましたが、最後も必ず謝罪の気持ちを込めた文章にしておきましょう。「ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、よろしくお願いします」という文章が文末にあるのと無いとで、メールを受けた側の印象は大きく変わります。

ビジネスメールは最後まで丁寧に気持ちをこめることが重要です。最後にもう一度仕事を休むことに関して謝罪の文章は入れましょう。

仕事を休む際のメールを事前に送る際の例文

メールの出だしは「お忙しい中、大変申し訳ないのですが、」と、会社の業務などに気を使った言葉から始めます。その後、「昨晩から体調が悪く、出勤できずにいます。すみません」と会社を欠勤する理由と謝罪の意を伝えます。

出勤して行うはずだった業務内容を伝え、自分の仕事を誰かに引き継いでもらう必要があればその旨も伝えると好印象をあたえます。この記事では、シーン別の例文をご紹介いたします。

仕事を休む際のメールを事前に送る際の例文1:上司に送る場合

○○部長

お疲れ様です。○○です。

大変申し訳ございませんが、私用のため〇月〇日~○月〇日の期間、お休みをいただきたく存じます。

また、上記の期間中の業務に関しましては△△さんにサポートをお願いしております。

ご迷惑をおかけし大変申し訳ありませんが、何卒宜しくお願い致します。

会社の上司には特に失礼のないようにメールを出します。一番はじめに意識しておかなければいけない方です。また、逆にこの方に連絡しておけばという安心感もあります。上司がその時不在でも、後でメールを開いて休む旨を知らせておくことができます。

仕事を休む際のメールを事前に送る際の例文2:取引先に送る場合

株式会社○〇
営業部 △△様

お世話になっております。
株式会社○○の△△です。

私事で大変恐縮ですが、本日は休暇取得のお知らせでご連絡させていただきました。

誠に勝手ながら、下記の期間休暇を頂くこととなりました。

○月〇日(〇)~○月〇日(〇)

また、上記の期間の業務に関しましては営業部の○○に引継ぎをしております。
お問い合わせ等ございましたら営業部○○までご連絡をお願い致します。

営業部 ○○ ○○
連絡先 000-0000-0000

ご不便ご迷惑をおかけしますが、ご理解ご協力のほど、よろしくお願い致します。

取引先にも忘れずに休む旨は連絡を入れておきましょう。
引き継ぎ担当者の連絡先も入れておくと業務が滞るのを防げます。

仕事を休む際のメールを事前に送る際の例文3:有給休暇の場合

○○部 各位

お疲れ様です。○○です。
私用のため、年次有給休暇にて下記期間においてお休みをいただきたく存じます。

○月〇日(○)~ ○月〇日(〇)

ご迷惑をおかけいたしますが、ご了承のほど宜しくお願い致します。

有給休暇取得の場合は、了承してほしいという形で文章を書くと良いでしょう。
申請が下りた後には、取引先等への連絡も忘れずに行いましょう。

仕事を休む際のメールを前日に送る際の例文

前日から休むことが分かっている場合は、事前に連絡をすることが必須となってきます。休む日にちに加えて、緊急連絡先として携帯電話番号などを伝えておくことをおすすめします。

前日になるので、突然の連絡となることと休むことに関して謝罪をしましょう。
また夜遅くになる場合はメールにて連絡を入れた後、翌日の朝に改めて電話で連絡をいれると丁寧です。

仕事を休む際のメールを前日に送る際の例文1:上司に送る場合

○○部長

お疲れ様です。○○です。

私事で大変恐縮ですが、祖父の葬儀のため明日に忌引き休暇をいたしたく、ご連絡させていただきます。
なお、休み期間に関しては○○さんにサポートをお願いしております。

忌引き休暇中に関しましては下記までご連絡いただけますと幸いです。
TEL:000-0000-0000

ご迷惑をおかけしますが、何卒宜しくお願い致します。

葬式などの忌引きの場合は前日の連絡となってしまうこともあるでしょう。
その場合は、引継ぎをお願いする人と緊急の連絡先を入れて、休暇中でも対応ができるという形にするのが良いでしょう。

仕事を休む際のメールを前日に送る際の例文2:取引先に送る場合

初回公開日:2018年10月23日

記載されている内容は2018年10月23日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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