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仕事を休む際のメール文例集|ビジネスメールの書き方・テンプレート

更新日:2020年06月02日

会社を休みたい時のメール連絡の例文と、その書き方についてビジネスの場面ごとに紹介しています。体調不良のため、子どもが熱を出して休むなど起こりうるシーンを想定した例文を紹介していますので、実際にメールを送る際の参考にして下さい。

仕事のサポートをお願いするメールを送る際の例文2:同僚の場合

○○さん

おはようございます。

大変申し訳ありませんが、昨夜から高い熱があり、朝になっても下がりません。
先ほど、□□部長に休みをいただきたいとメールいたしました。
風邪かインフルエンザかわからないため、病院で受診してまいります。

ついては、恐縮ですが、○○の件でお願いがあります。
私の机のひきだしの一番上に、〇〇様に郵送する資料が入っています。
あとは封筒に送り先を記載して発送するだけになっています。
この発送作業を、代わってもらえないでしょうか。
忙しい時期にご迷惑をかけてしまい、ごめんなさい。

改めて電話させていただきます。本日、メールは定期的に確認しております。
緊急の確認事項などございましたら、電話やメールなどでご連絡いただけますでしょうか。

ご迷惑をおかけして、本当に申し訳ございません。
どうぞよろしくお願いいたします。

同僚にメールを送る場合も基本的には上司に送る文面と変わりません。部長にはすでに休む旨を連絡していることも伝えましょう。

仕事を休む際のメールの注意点・NG例

ここまで仕事を休む際のメールの書き方や例文を紹介してきました。基本的なビジネスメールのマナーと、伝えるべき項目を押さえておけば、ほとんど失敗することはないでしょう。

しかし、仕事を休む際の連絡として注意しておかなければならない項目もいくつかあります。
仕事を休む連絡を送る前に、今一度下記のポイントを確認しておきましょう。

仕事を休む際のメールの注意点・NG例1:緊急の場合や著しく迷惑をかける場合は電話連絡

ここまで仕事を休む際のメールの文例を紹介してきましたが、基本的に会社を休む場合は電話連絡をするのがマナーです。
やむを得ずメールで連絡をする場合も、後から電話連絡も入れましょう。

ただし、電話で連絡をする場合は朝早すぎても夜遅い時間帯でも迷惑になってしまいます。基本的には営業時間内に電話をするようにしましょう。

仕事を休む際のメールの注意点・NG例2:「お休みさせていただきます」はNG

休むメールを送る際に、「お休みさせていただきます」は基本的にNGです。
「休む」という行為をするのは自分であるはずなので、尊敬語として最初に「お」や「ご」などを付ける表現は用いるのは正しくありません。

また、~させていただくという表現はすでに了承を得ている場合や相手の提案や要望、指示を受けて行動する場合に使われる表現です。
~させていただくという表現には自分の強い意志のようなものも込められてしまうので、あまり適切ではありません。

「お休みをいただく」などに言い換えると良いでしょう。

仕事を休む際のメールの注意点・NG例3:「欠勤します」「休みます」もNG

ビジネスメールの場合は尊敬語・謙譲語を使うということを心がけましょう。
「欠勤します」、「休みます」という表現は丁寧語にあたり敬語として間違った表現ではありませんが、ビジネスの場では少々軽い敬語にあたります。

「欠勤致します」や「お休みをいただきます」など謙譲語まで含んで使用するように心がけましょう。

仕事を休む際のメールへの返信の文例

会社を休む旨のメールへ返信する機会は、意外と多いです。社員全員がその機会があるのですから、メールはなるべくチェックできる体制を整えておきましょう。その際には、相手への気遣いを忘れないようにしてください。

返信の文例もシチュエーション別に紹介しているので、状況に合わせて使い分けてみてください。

仕事を休む際のメールへの返信の文例1:体調不良の人への返信

件名:Re:体調不調による日程変更のお願い

株式会社〇〇〇〇
営業部 〇〇 〇〇 様

いつもお世話になっております。
株式会社△△、総務部の△△です。

次回のお打合せ日程再調整の件、かしこまりました。

ここ数日の気温の変化が原因で体調を崩しやすくなっています。
どうぞお気になさらず、ゆっくりと養生してください。

次回のお打ち合わせの日程につきましては、
〇〇様の体調が戻られました時に調整をお願いします。

ご無理なさらぬよう、くれぐれもご自愛くださいませ。

こちらは相手が体調不良で休む場合の返信です。体調を崩したことを気遣っている文面になります。「ゆっくりと養生してください」など、相手がゆっくりと休むことを願う1文が入っていると良いです。

仕事を休む際のメールへの返信の文例2:通夜や葬儀に参列する人への返信

件名:お悔やみ申し上げます。

株式会社○○
営業部 △△様

いつもお世話になっております。
株式会社○○の△△です。

打ち合わせの日程再調整の件に関しまして、畏まりました。
次回の打ち合わせの日程につきましては△△様の休暇が明けました時に調整のほど宜しくお願い致します。

お父様のご逝去に際し、心よりお悔み申し上げます。
いろいろと大変だとはおもいますが、くれぐれもご自愛くださいませ。

こちらは、身内に不幸があった方への返信の文例になります。
最後に必ず「心よりお悔やみ申しげます」という1文は入れましょう。
通夜やお葬式などで大変となることを気遣った文面になります。

仕事を休む際のメールへの返信の文例3:入院することになった人への返信

件名: Re:〇〇会議日程の再調整へのお願い

株式会社〇〇〇〇〇〇
営業部 課長 〇〇 〇〇 様

いつも大変お世話になっております。

〇〇○○様が体調を悪くされて御入院されたとお聞きし、
大変驚いております。
心よりお見舞い申し上げます。

今はお元気になられることが大切ですので、
どうかゆっくりとご療養なさってください。

〇〇会議の件は貴社の営業部の△△○○様が
代わってご対応頂ける旨をご連絡頂いておりますので
お気遣いなさらぬようお願い申し上げます。

お見舞いにお伺い致したいところでございますが、
かえってお体に障りになるかと思い、
とりあえずメールにてご連絡させて頂きました。

〇〇様のご復帰を心より祈念しております。
どうぞ、お大事にお過ごしください。

こちらは少し、病状が重い時の返信です。やむなく会社を休むことになり、入院に至ったことを気遣っています。また、お見舞いへの状況ではまだないと状況判断をしております。相手がゆっくりと休むことを願い気を使っています。

初回公開日:2018年10月23日

記載されている内容は2018年10月23日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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