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始末書の書き方・顛末書との違い|手書き/縦・横書き別/内容別

更新日:2020年08月20日

会社や組織で何か失敗をしてしまった時に、その報告と謝罪のために書かなければならないのが始末書です。その性質から、人に書き方を聞くのもはばかられるものです。具体的に何をかけばいいのか、どんな様式で書けばいいのかなど、「始末書の書き方」についてご紹介します。

始末書と顛末書の書き方の違いは?

何か失敗をしてしまった時に提出する文書には、始末書、顛末書、反省文などがあります。この中で、ビジネスの場面で必要になってくるのが始末書と顛末書です。まずは、この2つの書き方について、どのような違いがあるのかご説明します。

顛末書の書き方

顛末書は、その言葉のとおり「事の顛末を説明する書類」です。トラブルやミスに対する一部始終を説明し、再発防止策など今後の対応を示して報告します。顛末書を書くケースは、ミスがあった場合や商品やサービスに不具合が発生した場合などです。具体的には、発注ミスやシステムの不具合、交通事故や気象条件によって担当者や商品が遅れてしまった場合などが挙げられます。

顛末書の書き方のポイントは、客観的に経緯や状況を分析し対策を立てて書くことです。そうすることで、相手に分かりやすい書き方にすることが重要です。

始末書の書き方

始末書は、「重大なトラブルやミスを発生させた場合に、その説明と謝罪を記す書類」です。始末書を書かなければならないケースは、懲戒や訓告などの処分が必要なほど重大なトラブルを発生させた場合が一般的で、始末書は不祥事の記録ともいえます。具体的には、物品の破損、打ち合わせへの遅刻、金銭トラブル、過失によるミスなどが挙げられます。

始末書の書き方のポイントは、顛末書のように経緯の報告を述べるだけでなく、起こしてしまったミスに対して、誠心誠意反省していることをしっかりと述べることです。迷惑をかけてしまった相手に対して、少しでもその気持ちを静めてもらえるような書き方をすることが重要です。

手書きでの始末書の書き方は?

始末書は、起こった内容の報告とともに、反省を伝える書類であるため、便せんに手書きをすることが一般的とされています。一字一句、丁寧に気持ちを込めた書き方をするとよいでしょう。会社によってはパソコンで作成することが認められる場合もありますが、その場合も署名の部分だけは手書きでいれることをお勧めします。

始末書を手書きするメリットは?

始末書を手書きすることのメリットは、パソコンで書くよりも誠意や反省の気持ちを伝えやすい書き方ができることです。間違えれば書き直すことが必要ですから、パソコンで書くことよりも手間や時間がかかり負担も大きくなるためです。

手書きで始末書を書く場合は、万年筆など消すことのできないペンを使って、とにかく丁寧に一字一字に書くことが大切です。手間と時間をかけてしっかりと、誠意を込めた書き方をしましょう。

縦書き、横書きで始末書の書き方は変わる?

始末書を、縦書きにするか横書きにするかについて、決まったルールはありません。社内で書類の書き方やフォーマットが決まっている場合は、それに従いましょう。

はっきりとした規定がない会社の場合は、パソコンで作成する場合は横書き、手書きの場合は縦書きとするのが良いでしょう。また、指示されて始末書を書く場合や取引先などに向けて書く場合は、上司に書き方を尋ねてから書くのが無難です。

縦書きの場合

会社側からの書式指定が無い場合の始末書は、縦書きで、便せんに手書きをするのが一般的です。この場合は、謝罪の気持ちが伝わるように、丁寧に気持ちを込めて手書きするのがよいでしょう。

横書きの場合

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初回公開日:2018年10月23日

記載されている内容は2018年10月23日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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