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採用通知書の雛形・返信方法・労働条件は必要か|内定通知書

更新日:2020年10月02日

採用通知書や内定通知書などよく似たような書類がありますが採用通知書とはどのような書類のことを指すのでしょうか。この記事では採用通知書とはどのような書類であるのかなどの詳細をご紹介していきます。採用通知書について知りたいという方はぜひ読んでみてください。

採用通知書の雛形・書式

採用通知書とはどのような書類のことを指すのでしょうか。ここでは採用通知書の書式や雛形をあげご紹介していきます。

採用通知書の書式

まずは採用通知書とはどのような書類のことを指すのでしょうか。採用通知書とは採用試験に合格しましたということをお知らせするための書類を指します。そしてその書式としては決まったものがないので企業によっていろいろな書式があり、書く内容も企業次第です。

一般的な採用通知書でよく書かれているのが、まず採用に応募してくれたことに関する感謝の言葉、そして採否の結果が書かれています。またいつから勤務なのかや初出勤日の場所や時間などの詳細、他に同封の書類があれば同封書類の一覧と続きます。

そして同時に提出書類もあれば提出書類の一覧や提出期限、どのように提出するのか、宛先、何かあれば尋ねる用に担当者名や連絡先などが書かれています。

採用通知書の書き方

採用通知書の書き方はまず右上に日付、会社名、会社住所、電話番号、メールアドレス、担当者名と普通の書類のように書き、左上に採用者の名前(採用通知書の宛名)を書きます。

そしてタイトルは中央に「採用内定通知書」とします。本文の書き出しは普通の書類と同じく「拝啓、時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」と基本の文章を書きます。

その次に「このたびは、弊社の求人にご応募いただきましてありがとうございました」など採用に応募してくれたことに対するお礼の文章を添えます。続いて採用の結果を記載します。

今回は採用通知書なので「慎重に選考を重ねました結果、貴殿を採用することが決定いたしましたのでお知らせします」などと採用しますという内容を書きます。

そして未来に向けた締めの文章を書き、「敬具」で締めます。あとは何か聞きたいことがあるときに連絡ができるように担当者の連絡先書きます。

提出書類がある場合

他にも書類があって採用通知書と一緒に同封するような場合は「記」と書いてその下に何が同封されているのか書き並べます。そして提出書類がある場合は何を、いつまでに、どのように、どこに、提出しなければいけないのかを明記します。

ただしこれらの説明が長くなりそうで採用通知書に収まりきらない場合は別紙説明を書いたり、提出書類の一覧のリストを別紙で用意します。そして採用通知書には「同封の書類をお読みいただき必要事項をご記入の上期限までにお送りいただきますようお願いいたします」などと書いておきます。

雛形

「採用通知書」
拝啓、時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。この度は弊社の求人にご応募いただきましてありがとうございました。慎重に選考を重ねました結果、貴殿を採用することが決定いたしましたのでお知らせします。

(また、同封いたしましたの書類をご確認いただき必要事項をご記入の上、期限までに弊社までご返送いただきますようお願いいたします。)研修などの日程に関しましては改めて別途ご連絡いたします。敬具 

記(他に何か同封書類があったり、提出書類についてなど伝えたいことがあれば記入します。)

1.提出書類は入社承諾書、卒業証明書、成績証明書、誓約書、身元保証書、健康診断書の6点です。
2.提出期限は20XX年XX月XX日必着でお願いいたします。以上

何かご不明な点などございましたら下記までご連絡ください。人事部人事課○○

中途採用

中途採用の採用通知書も新卒と変わりはありません。変わってくるのは中途採用だと入社日が近いことも多いので、初出勤の日やその前あたりに誓約書や身元保証書を持ってきてくださいとなることもあり提出書類が少ないです。

また卒業証明書や成績証明を求められないこと、新卒と違ってもう学歴が確定しているので大学を卒業してくださいというような制約がないので会社にもよりますが新卒と比べてシンプルです。

「採用通知書」
拝啓、時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。この度は弊社の求人にご応募いただきましてありがとうございました。慎重に選考を重ねました結果、貴殿を採用することが決定いたしましたのでお知らせします。

研修などの日程に関しましては改めて別途ご連絡いたします。敬具 

記(他に何か伝えたいことがあれば記入します。)

ご不明な点などございましたら下記までご連絡ください。人事部人事課○○

採用通知書の返信方法

採用通知書の返信方法は書類をまとめて郵送することが多いですが、必ずその会社の指示どおりの方法で提出するようにしましょう。郵送なのかメールなのか、期限はいつまでなのか、何を返信すればいいのかは採用通知書や同封の別紙などに記載がありますのでしっかりと確認をしましょう。

そしてその提出書類を会社に送るときに採用してくれたことに対するお礼の文書を添えて提出するといいでしょう。

特にこれといった決まった採用通知書の返信方法はありませんので必ず指示に従い、期日までになるべく早めに提出するようにします。基本的には採用通知書を受け取ってから1週間以内に返送するのが最良だとされています。相手を待たせてしまうのはビジネスマナーとしてよくないのですぐに準備に取り掛かりましょう。

何か返信する際に分からないことや期日に間に合いそうにない書類などがあれば、書いてある連絡先に問い合わせて確認します。

採用通知書に労働条件は必要か

採用通知書に労働条件は必要かどうかは、結論から述べると必要ありません。採用通知書には労働条件は書かれていないことが多いです。採用通知書がどのようなものなのかは「採用通知書の書き方、雛形」のところでもあげましたが、書き方や雛形からもわかるように労働条件は記載されていません。

書いていることとしては入社するにあたっての提出書類に関してや勤務日時に関してくらいが書かれていて特に労働条件の記載はありません。

労働条件に関しては採用通知書ではなく、他の書類に書かれていることが多いです。

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初回公開日:2018年04月20日

記載されている内容は2018年04月20日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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