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【社内/社外】挨拶メールの書き方|退職/年始/喪中/休み明け

更新日:2020年08月20日

携帯電話やパソコンが普及する現代、ビジネスでの挨拶をメールで送るという事は、今や日常茶飯事とも言えます。今回は、挨拶メールのマナーや書き方、返信についても詳しく紹介しています。是非参考にして、自分なりの文章を用意する事で、素敵な挨拶メールを送ってみましょう。

「挨拶」と「メール」について

仕事や学校など社会生活をおくる上でのマナーとして、「挨拶」は切っても切り離させないといえるでしょう。

日々の他愛ない会話や季節の節目など、どんな状況においても挨拶で始まり、挨拶で終わると言っても過言ではありません。そして、挨拶をする事で、する方もされた方も、気持ち良く次のステップへ進んでいけるといえます。

また、パソコンや携帯電話が普及する昨今、メールでのやりとりが必要不可欠といえるでしょう。それと同時に、メールで挨拶をするという機会も多くあります。

対面での挨拶は緊張感もあり、何を言っていいかわからなくなってしまうという方でも、メールなら少しハードルが低くなるという方も多いのではないでしょうか。しかし、メールにも色々なマナーがあり、お手軽な印象だからこそ丁寧な文章で失礼のないように注意する必要があります。

今回は、メールでの挨拶のマナーや書き方など例文を交えて紹介いたします。

挨拶メールの書き方とは?

メールも手紙と同じように、文章を書く構成のルールがあります。

まず、最初の相手への挨拶の文の後に自己紹介をします。そして、内容に移り、最後に締めくくりの文章を書きます。基本的に、この書き順で書いていけばルールに基づいた挨拶メールを作れるでしょう。

最初の挨拶は、一般的な挨拶をはじめ時候の挨拶なども使い分けると良いでしょう。次に、最初の相手への挨拶と最後の締めくくりの挨拶に分けて例文を紹介いたします。参考にして、自分なりの挨拶文を用意しておくと良いでしょう。

挨拶メールの例文

「最初の挨拶」

・いつもお世話になっております。
・初めてメールをお送りいたします。
・平素、○○が大変お世話になっております。
・貴社におかれましては益々ご隆盛のこととお慶び申し上げます。
・残暑が続いておりますが、お元気でお過ごしでしょうか。
・まだまだ厳しい寒さが続くこの頃、いかがお過ごしでしょうか。

「締めくくりの挨拶」

・何卒、よろしくお願い申し上げます。
・まずはご挨拶まで、お送りさせていただきます。
・ご多忙の折、誠に恐縮ですが、ご確認のほどお願い申し上げます。

挨拶メールの件名について

携帯電話やパソコンが普及してる現代、毎日色々なメールが届くと言えます。特にビジネスの場合には、多岐に渡る相手からメールがたくさん届くという方もいらっしゃるでしょう。そういった中で、メールを開いてもらうためには件名が何より大切です。件名を見てメールを開くか開かないかを決めているとも言えるでしょう。

メールの件名には、誰が何を伝えるためにメールを送ったのかが、一見してわかるような内容を書く事が基本です。

しかし、挨拶メールと言っても「お世話になっております。」のみなどの曖昧な件名ですと、相手に不信感を与えてしまい開いてもらえない場合もあります。

「○○のご挨拶」や「○○のお礼」など、どういった内容なのかを明確に記載する事で、相手にも伝わりやすい件名になるよう心がけましょう。

挨拶メールの件名の例文

・「引継ぎのご挨拶 株式会社○○ ○○部○○」
・「移動のご挨拶」
・「○月○日○曜日より育児休暇をいただきます」

社内・社外別の挨拶メールの書き方について

ビジネスにおいても挨拶は非常に大切です。季節や人生の節目において、適切な挨拶ができるかどうかで、その人の印象も大きく変わってくるでしょう。

まず、社内・社外においてもビジネス上のメールの文章は、言葉遣いやマナーに気をつける事が重要です。そして、送る時期も大切です。内容によっては相手の仕事に支障を及ぼしてしまう可能性もありますので注意が必要です。

次から「退職」「年始」「喪中」「休み明け」の内容に分けて、挨拶メールのマナーや書き方を紹介いたしますので、参考にして構成を作ってみましょう。

退職の挨拶メール

退職をする際の挨拶は、口頭で行う事が基本ですが、遠方や直接お会いできない方などにはメールで挨拶をするという事も多くあるでしょう。

また、退職の挨拶メールに関しては、社内と社外ではルールが大きく異なります。

まず、社外の方にメールを送る時期ですが、最低でも1ヶ月前には届くようにしましょう。退職のお知らせや引継ぎが遅れると社外の仕事相手の仕事に支障を及ぼしてしまう可能性もあり、自分が去った後の社内の方にまで迷惑をかけてしまいますので注意しましょう。

また、社内の方に送る場合は、最終出社日に送る事が一般的です。社内での最後の姿になりますので、気持ち良く感謝の言葉を述べましょう。

メール本文は、社内・社外共に、感謝の言葉を中心に丁寧な文章を心がけましょう。また、退職理由においては、「一身上の都合」などで詳細を明記しない事が一般的です。

退職の挨拶メール本文の例文

次のページ:初めての人に送る挨拶メールについて

初回公開日:2018年02月19日

記載されている内容は2018年02月19日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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