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【社内/社外】挨拶メールの書き方|退職/年始/喪中/休み明け

更新日:2022年08月14日

携帯電話やパソコンが普及する現代、ビジネスでの挨拶をメールで送るという事は、今や日常茶飯事とも言えます。今回は、挨拶メールのマナーや書き方、返信についても詳しく紹介しています。是非参考にして、自分なりの文章を用意する事で、素敵な挨拶メールを送ってみましょう。

私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により、○月○日をもって株式会社△△を退職することになりました。●●さまには何かとお力添えをいただき心より感謝しております。

本来なら直接お伺いしてご挨拶すべきところですが、メールでのご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。

後任は、□□が務めさせていただきますので、変わらぬご指導の程よろしくお願い申し上げます。

年始の挨拶メール

年始の挨拶は、昨年の感謝を述べ、改めて新しい年での付き合いを願うという季節の節目の中でも一番大切で一般的な挨拶です。

本来であれば、1月1日に、口頭や年賀状で新年の挨拶を述べるのが適切ですが、全ての方にできるわけではないのでメールで送る事も多いのではないでしょうか。

また、相手が喪中の場合には年始の挨拶は控えなくてはならないので、あらかじめ確認しておくと良いでしょう。

そして、送る時期としては、社内・社外問わずに仕事始めの営業日が一般的です。メール本文は、新年の挨拶の後に自分の氏名を書き、昨年お世話になった事に対するお礼を述べましょう。そして、新たな年での意気込みなどを記載するとより印象が良いでしょう。

年始の挨拶メール本文の例文

謹んで新年のお慶びを申し上げます。

〇〇チームの〇〇です。

昨年は、大変お世話になりありがとうございました。

今後もより一層の努力をしていく所存ですので、本年も変わらぬご指導・ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。

喪中の挨拶メール

喪中の場合は、年始の挨拶を控えるのがマナーです。11月から12月に届くように、喪中のため新年の挨拶を控える旨の葉書を出して、お知らせするのが一般的です。

しかし、新年を迎えた最初のメールに年始の挨拶が何もないのは不自然と言えますので、「あけましておめでとう」などの新年を祝う文言は避けて返信しましょう。昨年はお世話になった事や新しい年もよろしくお願いしますという文章を添えると良いでしょう。

喪中にも関わらず、相手から年賀状が届いてしまった場合は、正月飾りを飾る松の内以降に寒中見舞いとして返信します。詳しい時期は、1月7日から1月終わりまでです。

しかし、メールの場合は、返信を伸ばすのは失礼になりますので、社内・社外問わず、すぐに返信しましょう。昨年はお世話になり、今年もよろしくお願いしますという文章と共に、喪中のため新年の挨拶は控えている事も添えると良いでしょう。

喪中の挨拶メール本文の例文

お世話になっております。

○○会社○○部の○○です。

旧年中は、お世話になり、心から感謝しております。○○さまのご多幸をお祈りしております。

休み明けの挨拶メール

休暇をとった後に、社内・社外に挨拶メールを送るという機会も多くあるでしょう。基本的な内容は、社内・社外とも休暇を取っていた詳細の日にちとお礼や休暇が明けて、またしっかり仕事に取り組むという意気込みが感じられる文章などを添えると良いでしょう。

また、相手が休暇中と知らずに連絡をしてきて、返答が遅くなってしまった場合には、謝罪の文章を加えましょう。

有給休暇など会社の制度によって休暇を取った場合は、詳しい日にちや有給休暇である旨を伝えます。しかし、病気など私的理由であれば、詳細を述べる必要はありません。

休み明け挨拶メール本文の例文

お疲れ様です。○○部の△△です。

この度、〇月〇日(〇)から2日間の有給休暇を頂きありがとうございました。

また、有給休暇取得中、課の皆さまにはご負担をおかけして、大変申し訳御座いませんでした。心より感謝申し上げます。

本日から気持ちを切り替えて業務に努めて参ります。

初めての人に送る挨拶メールについて

初めて関わる方へ挨拶メールを送る場合、ここまで紹介してきた基本のマナーはもちろんですが、それに加えて注意すべき点が二つあります。

まず一つ目は、冒頭の挨拶文で初めてメールを送ったという事実を告げる事です。仕事上、たくさんのメールをもらう方は、前にも関りがあったかどうか認識が曖昧になる場合があります。初めてメールをしたという事実を確認してもらうためにも重要なポイントです。

二つ目は、なぜ初めてなのに送り先の情報を知っているのか、なぜメールを送ったのかなどの理由を明確に述べる事です。「関りが無い人からのメール」という不信感を払拭するためにも、しっかり理由を記載して安心感を与える内容にすると良いでしょう。

初めての人へ送る挨拶メールの例文

次のページ:挨拶メールへの返信について

初回公開日:2018年02月19日

記載されている内容は2018年02月19日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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