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【社内・外別】メールでの異動の挨拶の例文・タイミング

更新日:2020年08月20日

皆様は、異動の挨拶をメールで送ったり、もらったりした経験はありますか。今回は、メールでの異動の挨拶についての書き方や送るタイミングや、相手別の内容例などについても詳しく紹介いたします。是非参考にして、美しい挨拶文で次へステップアップしていきましょう。

メールでの挨拶

パソコンや携帯電話が普及する現代において、メールでのやり取りは必要不可欠と言えるでしょう。特にビジネス上では、一度にたくさんの相手に伝達する事ができたり、受信ボックスにメールが残るため内容を記録しておけたりと利点も多いです。

しかし、顔が見えないやり取りだからこそ、いい加減な文章では相手の誤解を生んでしまう可能性もあります。相手に対して失礼のない丁寧な文章を綴ったり、メールを書く上でのマナーを守る事で、気持ちよく簡潔に内容を伝える事が大切と言えるでしょう。

メールにも、手紙のように「件名」「書き出しの文章」「自己紹介」「締めの言葉」など書く順序やルールがあります。まずはそれらをしっかり守る事で、社会人として恥ずかしくないメール文を構成する事が第一です。

今回は、そのメールのルールと共に、ビジネスメールの中でも異動の挨拶について詳しく紹介いたします。

メールの正しい書き順やルールとは?

ビジネスメールには手紙と同様、正しい書き順やルールがあります。ついついメールだからと簡易なやり取りになってしまうのではなく、丁寧な文章を綴るように心がける事が大切です。

まずは件名です。件名は、メールを開くかどうかを判断する重要な目安になります。ビジネスでは毎日たくさんのメールが届きますので、「誰が」どのような「目的」でメールを送ったのかが明確にわかる件名である必要があります。

次に内容です。まずは、「はじめまして」や「お世話になっております」などの挨拶として「書き出しの文章」を書きます。その次に「自己紹介」です。どこの誰からのメールなのかがわかるように、会社名から略さずしっかり記載しましょう。

そして、最後に「締めの言葉」で文章を終わります。「よろしくお願いいたします」など定型文で締めると無難でしょう。

一般的なビジネスメールの例文

上記に則ったルールでのビジネスメールの例文をご紹介します。

例文

「件名」先日の面談のお礼(○○株式会社○○)

○○商事株式会社
総務部部長○○様

いつもお世話になっております。○○株式会社営業部1課○○です。先日は、お忙しい中お時間を割いていただき、誠にありがとうございました。また、改めてご要望に沿った提案をさせていただきたいと考えております。

ご不明な点などございましたら、ご連絡ください。今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

メールでの異動の挨拶とは?

ビジネスにおいても特に会社に所属して社会生活を送る方々にとって、異動は避けて通れない事柄と言えるでしょう。そして、自分が今までお世話になった方々に挨拶をしてから新しい場所に異動する事は、社会人である前に人としてのマナーです。

顔を見て口頭で異動の挨拶をする事が一番ではありますが、日々の仕事や異動準備の最中などで全ての人に伝えるのは困難です。そういった場合に、時間を割かずに多くの人へ送れるメールは、大いに役に立つツールです。

また、異動の挨拶の場合、上記で解説したビジネスメールの書き方に加えて、5つの項目を記載しましょう。明確な異動日と異動場所、今までのお礼、自分が去った後の仕事の引継ぎについて、新しい場所での意気込み、メールでの挨拶になった事に対するお詫びです。

この5項目を加える事で、異動の挨拶メールを受け取った側も、安心して送り出す事ができるでしょう。

宛名について

異動の挨拶は、本来であれば面と向かって口頭で行う事が望ましい事ですので、定型文として、メールでの挨拶を詫びながら送る形になる事が多いです。

できるだけ個人に宛てたメールにすると良いでしょう。その場合は、個人名や役職に様をつけて宛名にしましょう。しかし、限られた時間の中で一人一人に異動の挨拶メールを送るのは容易ではないため、一斉送信になるケースも非常に多いです。その場合は、宛名を「関係者各位」などにして送りましょう。

社内・外別メールでの異動の挨拶の例文

上記で異動の挨拶をメールで伝える場合の構成や記載すべき5項目について紹介しましたが、もちろん送る相手によって文章の書き方や内容が変わってきます。

社内の相手には、相手の今後の仕事に迷惑がかからないように、引継ぎや後任の件を伝える必要があります。そして、仕事上直接関係がある方も無い方も、同じ会社で働く一員として、関わった事がある方には今までの感謝をしっかり述べる事が大切です。

社外の方は、基本的に取引先やお客様というケースが多いので、より丁寧な文章を心がけましょう。また、自分の異動の件で相手先が困る事のないように、引継ぎや後任について詳細に述べ、安心していただく事が大切です。

ここからは、送る相手別に分けて、メールでの異動の挨拶の例文について詳しく紹介いたします。

上司

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初回公開日:2018年04月18日

記載されている内容は2018年04月18日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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