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インターンの申込電話のかけ方|インターンキャンセルの電話の仕方

初回公開日:2017年07月18日

更新日:2017年09月12日

記載されている内容は2017年07月18日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

この業界について知りたいという時に手っ取り早いのが、インターンシップです。実際に仕事を体験して自分に適正があるかも知ることができます。今回はインターンシップに申し込む際、キャンセルする際の電話の仕方と企業側から電話が来た際の対応について紹介していきます。

インターンの応募をする電話の仕方

企業に電話をかけてインターンシップをさせてほしいと伝える前に、チェックしておきたい項目が3つあります。電話をする前にこの3つをしっかりと確認し、企業側に失礼のないようにしてください。

電話をする場所

電話をかける際には、自分にも相手にもお互いに声が聞き取りやすい静かな場所で行いましょう。ザワザワとした場所で大切な情報を聞き逃したり、日程を間違えてしまうかもしれません。どうしても電話のある場所が静かではないという際には電波の良い場所で携帯電話を使うことも選択肢に入ります。

携帯電話を使うのであれば、会話中に充電が切れることがないようにしっかり充電をしてから電話をかけるようにしてください。また、聞き取りやすさについては、声や話し方も影響してきます。明るくハキハキした声で落ち着いた話し方の学生はとても好印象です。「この学生に私たちの業界と企業をぜひ経験してほしい」と思わせることでインターンシップ先で教える側のモチベーションも上がるので、インターンで経験・体験できる量にも差が出てきます。

声を変える方法として、姿勢を正すことと気持ちを表現することの2つがあります。下を向いて猫背になりながら話すのと、顎をしっかり上げて背筋を伸ばして話すのでは全く変わるんです。インターンシップに参加させていただける事になった時の嬉しい気持ちなどを声に乗せて表すとまた明るさは変わってくるので、意識してみてください。

メモの準備

電話を終わった安心感で聞いたことをすべて忘れてしまうことがないように、日程や持ち物などは通話しながらメモができると後からまた確認ができて便利です。仕事でもこういったことが求められることが多いので、慣れておくと良いでしょう。

メモが綺麗にできている学生は、社員の方から見てもできる学生という良い印象を受けます。就職して必要とされる能力や技術というのは専門的知識などだけではなく、こういった基礎的な能力が土台になっているからです。

また、もし話しながらメモを取るのが苦手な場合、友達や家族と練習するのも良いかもしれません。メモをとるのが苦手という場合は書くのが遅く話が進んでしまう、どういったことをメモしていいか分からないといった原因があります。先にありがちな質問である持ち物や日程はあらかじめ見出しのようなものをメモに作っておくと良いです。

話す内容は先に整理しておく

企業に電話をかける前に、、インターンシップに関して質問したいこと等を先にまとめておくと電話をしながらモタモタすることがなく、時間を無駄にすることがありません。担当者の方も忙しい中電話を取ってくれていますので心証を悪くすることもありますし、何より失礼な対応だと思われてしまうかもしれません。

また、電話をする際には忙しい時間帯は避けるべきです。お昼の休憩中である午前11時から午後12時の間や、仕事が落ち着いてきた午後14時から17時の間が適切な時間帯です。逆に始業時間前や始業時間後30分、終業時間前やその後は控えるべきと言えます。

さらに、内容に合わせて、言葉づかいにも気をつけてみてください。敬語や丁寧語は間違えやすいですが、だからこそ、使えていると良い印象を与えることができます。言葉づかいに慣れていないと緊張してしまったりどもってしまったりしてしまいます。普段年上の方と関わりを持ち言葉づかいに慣れておくか、友達や家族の方と練習しておくと本番ではミスが少なく済みます。

早速電話をしてみよう!

上記3つの項目を満たした上で、今度は電話の流れを確認します。電話の流れはどこの企業でも同じなので、慣れておくと今後さまざまなインターンシップの応募が楽に行えます。実はこの流れは仕事でも基本となるものなので、インターンシップでしっかり理解していると「この学生、できるな」と注目され評価が上がります。

自分の名前と大学名を言い、インターンシップ担当者に替わってもらう

表現方法は失礼のないものであればなんでも良いですが、「お忙しいところ失礼します」というように1テンポ置いた上で「○○大学の××と申します。インターンシップ担当者の□□様をお願いします。」というように伝え、インターンシップ担当に替わってもらいましょう。

担当者に繋いでもらったら

大学名と名前を伝えた後、まずは「今お時間宜しいでしょうか?」と、担当者の時間の都合が合うか確認しましょう。合わない際には都合の良い時間帯を尋ねて掛け直してください。

時間の都合を確認した後、もしくは掛け直した後にインターンシップを希望する、応募するといった主旨を伝えてください。日程や持ち物、諸注意などを伺ったら、電話を切る前に1度復唱しミスがないよう確認すると良いです。

また、電話を切る際にはこちらからではなく企業側が切るのを待つようにしてください。こちらから切ってしまうと、無愛想に感じます。固定電話であれば「ガチャン!」と強い音を立てないように、ゆっくりと受話器を置くようにしてください。「お忙しい中ありがとうございました。」というような感謝の言葉を最後に添えると、より良い対応になります。

担当者が不在だった場合

担当者が電話に出られない場合、何時ごろ戻るか確認したうえでこちらから掛け直すと伝えた上で再び掛け直してください。ここでも電話を切る際にはこちらからではなく向こう側が切るのを待つようにしましょう。

こちらから掛け直すと伝える際に伝言を頼み、担当の方にどういった用件か分かりやすくしておくのも良いです。伝言といってもすべて伝言してもらうのではなく、「インターンシップに応募させていただきたいという旨をお伝えいただけますか」というように概要を伝えてもらうと良いです。

インターン辞退の電話の仕方

インターンシップに申し込んだとしても、突然外せない用事ができてしまった、もしくは複数応募していたため片方を辞退するということがあります。キャンセルの電話をする際にも申し込むときとほとんど変わりはありませんが、注意点があります。

キャンセルする際の注意点

インターンシップをキャンセルする電話というのは、企業には喜ばしいものではありません。申し込む際よりも丁寧に、誠実に対応するようにしてください。キャンセルする際の電話の流れとして大学名と自分の名前を名乗りインターンをキャンセルする旨を伝えるだけでなく、その理由とそれに対する謝罪を行ってください。また、電話が終わり次第メールで謝罪を伝えるとより確実な誠実さを表現できます。インターンをキャンセルするとはいえ、今後関わりがある企業かもしれません。対応は慎重に行ってください。

インターンに関して企業に折り返す際

企業からインターンについての連絡が入っていて、それに返す形で電話をすることもあります。
大まかな流れとしては基本的に変化はありません。しかしこちらも注意点があるので確認してください。

留守電があれば確認しよう

留守番が残っている場合、会社名、担当者の名前とその部署、用件をメモに書いておきます。そのメモを見ながら電話すれば、緊張もほぐれるはずです。
企業から電話が来た場合はほとんどが日程調整や選考結果なので、大切な情報は聞き逃さないようにしてください。
不在着信で留守番が残っていない場合もあります。その際はメールで用件を伝えている場合もあるので、着信を確認次第メールをチェックしてみてください。メールもメッセージも残ってない際は折り返しをしなくても問題はありません。しかし「あの電話は一体どういう用件だったのか」というモヤモヤを残しインターンに影響を与えるようであれば、折り返し連絡をした方が良いです。もちろんこの折り返しの際にも、掛け直す時間帯に気をつけてください。

インターンで多くの経験をしよう!

今回の記事では、インターンシップに関する電話について紹介しました。中には電話が苦手で、インターンの応募でさえ緊張する方もいるかもしれません。ですがこれらは社会に出てからは必要とされるスキルでもありますので、しっかり身につけて就活に向け経験を積んでおきましょう!

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