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2017年10月06日

なぜなぜ分析のやり方・コツ・なぜなぜ分析の事例

「なぜなぜ分析」とは、ある問題の原因を「なぜ」「なぜ」と繰り返しながら、真の原因を突き止める手法です。思いつきでのトラブル解決ではなく、しつこく「なぜ」を論理的に出していくことで真因に対しての再発防止を見出し、即時に対応ができます。

なぜなぜ分析とは?

「なぜなぜ分析」とは、ある問題の原因を「なぜ」「なぜ」と繰り返しながら、真の原因は何か突き止める手法です。有名なものでは、トヨタ自動車がなぜなぜ分析を広める上で5つの「なぜ」を繰り返し、現場の問題解決に取り組んだ話があります。

なぜなぜ分析は、思いつきでのトラブル解決ではなく、しつこく「なぜ」を論理的に突き止めていくことにより真因に対しての再発防止を見出します。それでは、なぜなぜ分析についてお伝えしていきましょう。

なぜなぜ分析の事例

例えば、エステサロンで管理している顧客に、個人情報記載のあるカルテが一時紛失したとしましょう。

・なぜ書類を紛失したのか→書類を机の上に置きっぱなしにしていた

・なぜ書類を机の上に置きっぱなしにしていたのか→顧客管理クラウドに入力をしている際に、他業務が入り、置きっぱなしにしていた

まずここで「なぜ他業務が入り、置きっぱなしにしていたのか」と「なぜ顧客管理クラウドに入力しなければいけないのか」という問題に分かれます。

人員がいなくても書類を管理する場所を決めたり、シフトやシステムが整っていれば解決となるのか、それともそもそも紙で個人情報を記入させることにリスクがあるのかなどと、様々な原因から解決策を見出すことができます。システムを改善することにより、組織全体の向上へと繋がります。

なぜなぜ分析のやり方

なぜなぜ分析のやり方・コツ・なぜなぜ分析の事例

なぜなぜ分析のやり方は簡単です。紙とペンを用意するだけです。パソコンの方が良い方はそちらでも構いません。後は、問題に対して「なぜ」を繰り返し、深く掘り下げていくことです。簡略化したありのままの表現、誰もがイメージしやすい「なぜ」を意識して発言してください。

そして、再発防止策ができるまで「なぜ」を繰り返してください。後は、その結果が実際に現場や問題に活用ができるかどうか、実行してみてください。組織内での共有や、発言ができるような環境作りも、なぜなぜ分析をスムーズに行う上では重要になってきます。

なぜなぜ分析の7つのコツ

「なぜなぜ分析」は簡単そうだけど難しいのかと思う方もいるでしょう。まずは、やってみないことには始まりません。「なぜなぜ分析」は場数を踏むことにより、新たな視点を持てる可能性もあります。注意点はありますが、身につけるととても便利な「なぜなぜ分析」のコツを7つに分けてお伝えします。

①欠かせない事前準備

「なぜなぜ分析」を始める前には、事前準備が重要となってきます。問いかけるべき「なぜ」が理解できていないままだと、「なぜ」自体が落とし穴になってしまいます。また、なぜなぜ分析では個人の思考や意識に目がいきやすくなりがちですが、組織の根本的なシムテムの改善までたどり着けるかが重要となってきます。

素早く論理的に、漏れを防ぎ、正しい情報や事象への理解のもと「なぜ」を繰り返すことができれば、「なぜなぜ分析」はあなたや組織にとって次の段階へと進む大きな一歩になります。

②大切なのは分析する課題を明確にすること

なぜなぜ分析を始める前には、事前準備が大切だとお伝えしました。「何のために」なぜなぜ分析を行うのか、またその分析する課題が明確でなければ、真因も分からず的外れな結果を得ることとなります。状況や事実を正しく把握するために有効なのが5W1Hです。

「When」いつ「Where」どこで「Who」誰が「What」何を「Why」なぜ「 How」どうやって、でものごとを考えます。どれか一つでも把握をしていないと、なぜなぜ分析をする前の準備ができません。何に対して「なぜ」を投げかけていくのかをまず整理し、事実を正しく理解しましょう。

ダイエットで考えてみよう

事例としてダイエットをあげてみましょう。Aさんは、スポーツクラブに通っているのに、痩せないことを悩んでいたとします。状況により原因は一つではないですが、太ることの原因は消費カロリー<摂取カロリーだということは間違い無いでしょう。

これだけの情報だと、Aさんが痩せない理由がわからないので、もっと情報を集めて見ましょう。

・週に2回、筋肉トレーニングと有酸素運動をスポーツクラブで計1時間行っている

・お酒が大好きで、休肝日は週に1回だけ

この情報があればなぜ痩せないかに対して、Aさんは運動をしているけどお酒などの摂取カロリーが多いので痩せないという答えが出ます。なぜなぜ分析で、ここからなぜを繰り返していくことで、Aさんに合った痩せる対策を見つけることができます。

③ありのまま表現すること

なぜなぜ分析は言葉による分析のため、的確な言葉の表現が重要です。より分析を正確に行うために、曖昧な表現はせず事象をありのまま表現してください。

書類を紛失した際も「注意を欠いたため紛失した」と表現するのではなく、何をどうして書類をなくしたのかをそのまま表現しないと、書類を紛失しないために「どうすべきこと」が正解だったのかが分かりません。

また、他の人が見ても分かりやすい表現をすることが大切です。再発防止策を正確に突き止めるために、ありのまま表現するように心がけましょう。

④原因と要因の違い

「原因」とは、ある状態や変化を引き落とす大もとである1つです。「要因」とは、ある状態や変化に影響のあるものであり、複数です。なぜなぜ分析においては、なぜで展開されていく沢山の答えが要因となり、その要因を一つずつ解析していくことによって原因を理解していきます。

例えば、何かの事件が起きた際、動機を持った容疑者は何人か出てきます。ただ、実際に犯行を犯した犯人は1人です。これも沢山の要因がある中で、事件が起きた原因は1つとなります。要因に囚われて真因が見つからなくなることがあるので注意してください。

問いかける「なぜ」の要因を丁寧に解析していくことで、原因を突き止めることができ、なぜなぜ分析がより正確に実施できます。

⑤発生と流出

例えば、あなたの家のお風呂にカビが発生したとします。ネットでカビの除去の仕方を調べ、カビ取り専用の洗剤で掃除をして綺麗になったから解決というわけではありません。再度カビが発生しないように予防策を実施することで、そもそもの発生を防ぐことができます。

こうした「発生」と「流出」の2つの観点でなぜなぜ分析を行うことで、原因とより効果的な再発防止策を見いだすことができます。なぜは、一本道ではないことを意識することにより、1つの問題から他の問題点を見つけれる可能性もあります。

⑥順序を踏まえて

なぜなぜ分析は、漏れをなく真因を抽出できるかが重要です。分析を進めることを優先するあまり、問いと答えのつながりや順序をおろそかにしてしまうことがあります。「なぜ」を繰り返していく中で沢山の要因があります。

1つ1つの「なぜ」に対して的確に答えを出さないと、真因にたどり着くことができなくなる可能性があります。せっかく時間をかけても、全く違う答えが出てしまっては勿体ないです。素早さは必要ですが、順序を踏まえた上で丁寧に確認をしながら進めてください。

⑦「あの人が」ではなく「私たち」

なぜなぜ分析を行う上で、他の人や取引先の業務上のミスが目につくこともあるでしょう。先述したエステサロンの書類紛失も「なぜ○○さんは書類を紛失してしまったのか→前日お酒を飲みすぎて書類を片付けることまで気が回らなかったから」と個人の意識に向いてしまうと、根本的な業務やシステムの改善には気づけません。

もちろん、個人の意識を改善することも大切ですが「何が、○○さんをそうさせたのか」に目を向けることで、組織全体としての責任として、改善する視点を持つことができます。根本的に何も解決しないまま、解決した気にならないように、真の問題解決に取り組みましょう。

まずは実行あるのみ

なぜなぜ分析のやり方・コツ・なぜなぜ分析の事例

なぜなぜ分析についてお伝えしましたが、いかがでしたか。分かりやすい問題が起こっていなくても、身の回りに「なぜ」は沢山溢れています。仕事やプライベートなどの問題にぜひ「なぜ」を繰り返してみてください。そうすると、新たな視点で物事を見ることができるようになる可能性があります。

次のステップに進むためには、実行あるのみです。ぜひ「なぜなぜ分析」を有効活用してください。

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