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2018年05月08日

インターンのお礼状の書き方・封筒マナー・便箋|遅れた

インターンに参加すると、多くの人がインターン先にお礼の意味を込めてお礼状を書きます。お礼状は、マナーさえおさえておけばインターン先に好印象を与えることができます。さらに、これから始まる就職活動を有利に進めることもできます。

インターンのお礼状の書き方・例文とは?

インターンのお礼状の書き方・封筒マナー・便箋|遅れた

就職活動をする前にインターンに参加するという人は多いのではないでしょうか。インターンに参加すると、多くの人がインターン先にお礼の意味を込めてお礼状を書きます。

そこで、ここからはインターンのお礼状の書き方について例文を交えながら紹介します。これから、インターンのお礼状を書こうと思っている方は、参考にしてください。

メール

インターンのお礼状の書き方・封筒マナー・便箋|遅れた

まずは、お礼状をメールで送る場合です。最近は、インターンのエントリーなどもインターネットでできるようになったことから、インターンのお礼をメールで送るという場合も増えてきました。

さて、メールを送る場合の書き方ですが、民間企業の場合は左詰めで一行目に「◯◯◯◯株式会社」、二行目に「人事部インターンシップ担当者様 」などのように書きます。

次に、一行から二行ほど行を開けて「謹啓」と書き、その後にインターンに参加したことのお礼と感謝の気持ちを書きます。また、インターンにより学んだことなどを挙げると、働くことへの気持ちや思いがより伝わりやすいでしょう。

最後は、もう一度感謝の気持ちを書き「貴社のご発展をお祈り申し上げます」のように書き「敬具」で文章を締めくくります。

そして、左詰めで「平成◯年◯月◯日」のように日付を書いたうえで、次は右詰めで「◯◯大学◯◯学部◯◯学科」学校名を書き名前を書きます。

はがき

次は、はがきで送る場合です。はがきは、手書きにより送るためインターンでの感謝の気持ちがメールよりも格段に伝わりやすいです。

また、はがきは封筒などに入れて送るわけではないためはがきの内容が封筒を開けなくても見れるため、忙しいインターン先では好まれます。

その反面、はがきはインターンの担当者だけでなく、その他の部署の人の目に触れることもありますから、はがきのマナーについてはきちんと守って書く必要があります。

書き方は、上記で紹介したメールと同様です。しかし、はがきで書く場合は縦書きで書きます。つまり、右上から書き始めましょう。

手紙

インターンのお礼状の書き方・封筒マナー・便箋|遅れた

最後は、手紙を送る場合です。この手紙を送るというのが一番、インターン先にお礼状を送る場合として多いのではないでしょうか。そして、インターン先からも手紙は大変好まれます。

なぜなら、昔はメールなどではなくお礼状と言えば手紙が主流であったからです。特に、最近のインターン担当者の多くが年配の社員であることを考えると手紙は大変好まれます。

書き方は、これもメールと同様です。縦書き、横書きは、この後にご紹介する便箋の種類によって異なりますが、縦線の入ったものは縦書き、横線の入ったものは横書き、無地の便箋の場合はどちらでもかまいません。

手書きと聞くと、時間もかかりますし少しめんどくさいと感じることがありますが、手書きは非常にお礼や感謝の気持ちが伝わりやすいので時間がある場合は、はがきや手紙を送りましょう。

インターンのお礼状の封筒のマナーとは?

インターンのお礼状の書き方・封筒マナー・便箋|遅れた

さて、インターンのお礼状を封筒に入れて送る場合に何かマナーがあるのでしょうか。

上記で言えば、お礼状を手紙で送る場合に当たりますが、いくつかはメールやはがきを送る場合にも当てはまりますので、メールやはがきでお礼状を送るという方もぜひ参考にしてください。

宛名

まずは、宛名です。宛名は、必ず略さずに書きます。例えば、(株)と企業のホームページや企業パンフレットに書かれていたとしても略さずに「株式会社」と書きます。

また、宛名は封筒の中心に書くことは誰もが知っていることですが、宛名がたとえ長かったとしても住所などよりも一回りほど大きい字で書くようにしましょう。もし、宛名が一行に収まらない場合は、宛名が二行にわたっても構いませんので宛名は一番大きくなるように書きましょう。

「御中」と「様」はどっち?

そして、宛名の最後につける、「御中」や「様」についてですが、これは宛名の下に来る言葉により使い分ける必要があります。

例えば、インターン担当者宛であれば、インターン担当者様と「様」を使います。また、人事部宛であれば、人事部御中と「御中」の方を使います。

このように、「御中」や「様」をどちらを使うのかは決まっていますので、お礼状を出したことにより恥をかかないように、宛名の書き方には気を付ける必要があります。必ず確認しておいてください。

朱書き

インターンの応募の場合は、朱書きで担当者にわかりやすいように「応募書類在中」などと書くことがあります。インターンのお礼状の場合は必要なのか疑問に思う方も多いでしょうが、朱書きは相手先が書類を分類するときに分かりやすいように書く物なので、必要ありません。お礼状は決して急ぎの用ではないため、お礼状の場合は無表記でかまいません。

インターンのお礼状の便箋のマナーとは?

インターンのお礼状の書き方・封筒マナー・便箋|遅れた

次は、封書の中に入れる便箋のマナーについてです。

便箋は、最近ではさまざまな種類が発売されています。しかし、インターン先にお礼状で送る際に選ぶべき便箋は限られています。

そこで、ここからは便箋の選び方から便箋の折り方についてご紹介しましょう。

便箋の種類

便箋と一言に行っても無地のものから線が入ったもの、花やキャラクターの絵が入ったものまで多岐に種類があります。これほど、便せん一つにしても種類があると、どのような種類の便箋を送ればいいのか迷うという人も多いのではないでしょうか。

インターン先のお礼状の場合は無地か線が入っているものを選びましょう。絵が入ったものは、かわいいですが、今回はインターン先に送るということもありますので無難な無地や線が入ったものを選びます。

しかし、線が入ったものだと字の大きさを調整できないので、お礼状を書く内容に応じて無地のものか線が入ったものを選択しましょう。

折り方

便箋の折り方ですが、基本的には三つ折りです。それは、お礼状を送る際にほとんどの場合が長形4号というサイズの封筒が使われるからです。

また、三つ折りは二つ折りと比べると難しいです。そのため、慎重に均等な幅になるように三つ折りをしましょう。細かいことですが、三つ折りが少しでもズレていたりすると不格好ですので気を付けましょう。

インターンのお礼状を送るのが遅れた場合の対処法

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お礼状は、インターンシップが終わったらすぐに送りましょう。しかし、インターンに参加したけど、お礼状を送るなんて知らなかった。お礼状を送ろうと思っていたけど忙しくて遅れなかったという場合もあるでしょう。そんなとき、どうしたらいいのでしょうか。

遅れてもいいから出す

お礼状は遅れてもいいからしっかりと送りましょう。さすがに、1か月も前のインターンのお礼状を送るのは遅すぎて失礼に当たりますが、1週間ほど前のインターンのお礼ならば大丈夫です。

このとき、少しでも早くにインターン先に届くようにポストに投函してから相手のもとに届くまで数日かかるはがきや手紙などではなく、メールの方がいいでしょう。

しかし、遅れてお礼状を送る場合は文章に「インターンのお礼が遅くなり大変申し訳ありません」というように一言お詫びの言葉を書くようにします。ちょっとしたことですが、このような言葉を挟むだけでお礼が遅れたとしても相手に与える印象が大きく変わります。

種類別インターンのお礼状の書き方とは?

インターンのお礼状の書き方・封筒マナー・便箋|遅れた

お礼状と一言にいっても、インターン先は病院や市役所、民間企業などの種類があります。すると、お礼状の書き方は少し変わってきます。

そこで、ここからは種類別に異なるインターンのお礼状の書き方についてご紹介します。

看護

インターンのお礼状の書き方・封筒マナー・便箋|遅れた

まずは、看護です。

看護とは、看護を専門とする専門学生や大学生が実習として、病院にお礼状を送る場合です。宛名は大きい総合病院の場合は看護部長宛てに、個人病院は院長宛てにお礼状を出します。

お礼状の中身は、最初は冒頭でも紹介しましたが、「謹啓」から書き始めて文末は「敬具」で締めくくります。中身は、感謝の気持ちとともに、これからは実習で得た経験を生かして、立派な看護師になれるように今後もがんばりますというように前向きな気持ちをつづりましょう。

そして、最後には看護部長(病院など)をはじめとし皆様のご活躍をお祈り申し上げますというようにしてお礼状を締めます。

病院

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次は、病院です。

病院でインターンをするのは医学部や薬学部の学生や事務職を目指す大学生でしょうか。この場合は、病院宛てに出すのではなく今回のインターンシップでお世話になった部署の方宛てに書きます。総合病院では、医学部の人はお世話になった人宛てにに、薬剤師志望の場合は薬剤部長宛てて書きます。

お礼状の中身は、先ほども書きましたが看護の場合と同様です。

市役所

インターンのお礼状の書き方・封筒マナー・便箋|遅れた

次は、市役所です。

市役所の場合の宛名は、市役所の人事部宛てに送ります。書き方は、看護、病院の場合と同様です。

そして、実際に業務を体験させて頂いたならそのエピソードなどについて触れると、なお印象的なお礼状になります。

民間企業

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最後は、民間企業です。

民間企業の場合の宛名は、市役所と同様に人事部宛てに送ります。しかし、民間企業の中でも大手企業と呼ばれる大きな企業は人事部の中でも細かく部署が別れている場合も多々あります。その場合は、細かい部署名まで宛名は書きます。

書き方は、こちらも看護、病院の場合と同様です。

お礼状のNGとは?

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お礼状とは、お礼状という言葉どおりインターン先に感謝の気持ちを示すために送る物です。そのため、くれぐれもインターンに関する不安や不満を書くのはお礼状としてはNGに当たります。

例をあげると、よくあるのが、インターンに参加して「◯◯を体験して不安に思いました」や「もっと◯◯のような体験ができればよかった」などマイナスな意見を書くことです。そのため、お礼状は感謝の気持ちとプラスな意見を書きましょう。

お礼状で就職活動を有利に進める!

インターンのお礼状の書き方・封筒マナー・便箋|遅れた

今回は、インターンのお礼状の書き方について例文を交えながら紹介しました。お礼状と一言に行っても、さまざまな書き方があることがお分かりいただけたのではないでしょうか。

お礼状は、これまでご紹介したことをおさえておけばインターン先に好印象を与えることができます。つまり、これから始まる就職活動を有利に進めることもできます。このように、お礼状は非常に重要なものですから適切なマナーを守って書きましょう。

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