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【上司/社内宛て】歓迎会の案内メールの例文|日程調整や出欠のコツ

初回公開日:2017年07月13日

更新日:2020年03月10日

記載されている内容は2017年07月13日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

歓迎会は会社にとって新年度最初の大切なイベントです。幹事を担当する際に難しいのが案内メール。社内の立場に応じて様々な書き分けを意識しなければなりません。歓迎会の幹事を担当する方に向けて案内メールの書き方やポイントなどをまとめました。

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歓迎会の案内メールは難しい

はじめて歓迎会の幹事を担当する場合、意外と難しいのが案内メールです。上司や同僚、他部署の人など様々な立場の方とやりとりしなければならず、文面の書き分けには慣れが必要です。以下、はじめて幹事を担当する方にむけて歓迎会の案内メールの文例などをまとめました。

歓迎会の案内メールの考え方

まず重視すべきはメールというツールであることです。大切なのは要件を端的に書くこと。日時やお店など歓迎会の詳細は箇条書きのスタイルを意識してわかりやすくまとめましょう。

文体については「親しみやすさと礼儀のバランス」が難しいところです。迷った場合は基本的には「礼儀」を大切にしましょう。歓迎会は会社の行事ですしメールも社内文章です。料理にスパイスを加える感覚で、「親しみやすさ」は調整しながら付け加えていくと良いでしょう。

歓迎会の案内メールの文例

以下、歓迎会の案内メールの具体的な文例です。

上司宛て

「〇〇部長

お疲れ様です。△△課の☓☓です。

新入社員歓迎会を、以下の日程で予定しています。
ご参加いただけるかのご連絡を〇〇日までお知らせいただければ幸いです。

よろしくお願いいたします。


日程:○月☓日 ■時〜
場所:△△(地図のurlなど)
会費:■■円」

前提として、上司の方はあなた以上に様々なメールをやりとりしています。緊急の要件ではない限り長文のものは読み飛ばす可能性があります。件名や文章などをシンプルにして一目で分かる構成にしましょう。読む負担を減らす書き方を心がければ大丈夫です。

もう一つ大切なことはCCで一斉送信しないこと。送る方にとっては便利な機能ですが、受信する側は不快な気持ちになる人も多いようです。一方で全く気にしない人もいるので、これはその人に応じて個別で対応していくより方法はありません。

個別で案内メールを送ることは手間である一方、普段の仕事の場ではできないくだけたコミュニケーションをとれるというメリットもあります。普段は厳格な上司の方でもそうしたメールでは絵文字を使うなど、思わぬギャップを発見できることもあります。歓迎会についての相談も喜んで協力してくれることでしょう。

新人社員宛て

「お疲れ様です。△△課の☓☓です。

新入社員歓迎会を、以下の日程で予定しています。
参加可能な方は〇〇日までお知らせいただければ幸いです。
 
よろしくお願いいたします。
(以下略)」 

会社の規模にもよりますが人数が多い場合一人一人に出欠を確認するのは膨大な作業です。BCCでのメール送信が効率的です。人数が多くない場合は一人一人に個別で送ると間違いがないでしょう。ちなみにCCで送信する場合は、受信者間でアドレスが公開されてしまうので、受信する人同士がどこまで親しい関係性なのか配慮する必要があります。

社内宛て

「お疲れ様です。△△課の☓☓です。

新入社員歓迎会を、以下の日程で予定しています。
参加いただける方は〇〇日までお知らせいただければ幸いです。
 
よろしくお願いいたします。
(以下略)」
 
上司と新入社員への文面を適度にミックスすると良いでしょう。親しい同僚には歓迎会の出し物やゲームの企画、景品などのアイデアを相談するのも良いです。もしくは当日までの準備の手伝いをメールでお願いしてしまうのも良いでしょう。

日程調整や出欠のメールやりとりのコツ

案内メールを無事出し終えたからといって安心はできません。お店への予約のために参加人数の管理や調整などもしっかり行う必要があります。ここでは調整のポイントをいくつか紹介します。

日程調節のポイント

基本的に案内メールは情報が確定したあとに公開する決定稿です。したがって、それ以前に歓迎会の日程は決めておく必要があります。候補日を複数ピックアップして調整のやりとりを事前にしておきましょう。

歓迎会の日取りは「休み前日の仕事終わり」がベストです。夕食を兼ねて流れで参加しやすいタイミングを図ると良いでしょう。また「ハッピー・アワー」や「プレミアム・フライデー」などの流れを取り入れ夕方に仕事を早めに切り上げて歓迎会をスタートするのも良いでしょう。車や電車など通勤時間がかかる方も参加しやすくなります。

メールのやりとりのポイント

歓迎会の案内をメールで送ったからといって出欠確認までメールで管理する必要はありません。日程調整専用のサービスやアプリなどを活用しましょう。それらのサービスは一覧性が高く参加を迷っている場合は状況をコメントできるのでとても便利です。urlやダウンロードのリンクなどを案内メールに添付すると良いでしょう。

案内状のマナーと文例

これまではメールで歓迎会の案内や準備を進めるポイントを確認してきましたが、会社によっては案内状を作成する場合もあります。普段の生活の上であまり案内状を作成する期会はないため戸惑う人も多いでしょう。以下、文例をまじえながらポイントを紹介していきます。

「桜の季節もいつしか過ぎ、葉桜の季節となりました。

さて、このたび△月☓日に新入社員歓迎会を行うこととなりました。
 
つきましては、ご参加の可否を◯◯日までお知らせいただければ幸いです。

よろしくお願いいたします。
(以下略)」

内容そのものは歓迎会の情報ですから文章の核は案内メールと同じです。ただし案内状と銘打つ以上メールよりフォーマットを整える必要があります。季節の挨拶を使ってフォーマルさを演出したり、「お疲れ様です」などの口語表現を使わないようにしましょう。相手の宛名、自分の部署名を書く位置などは、ビジネス文書のフォーマットに従って書くと良いでしょう。

案内状ならではの工夫を凝らす

決まり事だらけで堅苦しい印象に思える案内状ですが、工夫が許される環境であればメールよりもはるかに自由で面白いものです。以下、案内状にしかできない工夫ポイントをまとめてみました。

形式を変える

通常は印刷して一人一人配布するのですが、もっと多様な案内状のあり方が合っても良いのではないでしょうか。大判のポスター形式をとったり、IT系の会社であればイベント専用のwebページを作成して公開するなどの方法もあるでしょう。クリエィティブな発想や新しいことへのチャレンジを面白がってくれる雰囲気であればぜひ挑戦してみてください。

デザインに凝る

案内状の醍醐味はデザインを選べるということ。メールで作成するよりも面白いポイントがここにあります。たとえば葉書を買って印刷するだけの場合でも季節に応じた絵葉書を選ぶことでデザイン性が高まります。社内のデザイナーに素材を頼むも自前で画像を用意するのも面白いですね。フォーマットに制約があり自由がない場合でも、会社のロゴなどをワンポイントのアクセントにすることでスタイリッシュな仕上がりにすることも可能です。

案内状を工夫することは決して悪ふざけではありません。良くデザインされた案内状は、幹事や運営側がそれだけ歓迎会に気持ちを込めているという姿勢のあらわれです。またデザインの担当者にとっては自分の新たな技術や発想を表現できる期会でもあります。どちらにせよ歓迎会当日に向けて期待を高める演出です。

出欠の管理に使う

案内状のより効率的な使い方です。印刷して紙ベースで配布する場合、出欠の管理票に応用できます。方法はシンプルで、一番下に◯☓形式で出席の可否を問うスペースを作ります。あとは、その上に切り取り線を加えるだけ。その部分だけ後日回収するというものです。

集めた分を手作業で集計する手間こそありますが、インターネットの接続やファイルの互換性などのトラブルを回避できる安全な方法です。さらには出欠票の回収と同時に会費も徴収すれば歓迎会当日の進行を円滑に行うことができるでしょう。

歓迎会を楽しいものにしよう!

歓迎会は新入生のためのものである一方、多くの会社さんにとっては新年度を迎え社内の士気を高めるための懇親会をも兼ねています。幹事を担当する方は社内外で様々な連絡や調整に追われ大変ですが腕の見せどころです。

今回取り上げた案内メールや案内状の工夫などは、ひとえに幹事さんたち自身のモチベーションを維持し高めるための方法でもあります。幹事さん自身も含め参加した皆さんが楽しめる会になるようにしましょう。

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