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ビジネスのお断りメールのマナー断り|メールの文例・断りメールへの返信の仕方

更新日:2020年08月20日

お断りメールをする際は、まず申し出をしていただいた相手への感謝、申し出を受けることができないことへの謝罪、そして今後の関係継続への期待を込めなければなりません。お断りのメールには通常のメール以上に気遣いを忘れないことが大切です。

ビジネスのお断りメールのマナー

お断りメールは相手からの依頼や申し出、要求などに対して、相手の意に沿えないことを謝罪するものです。まず大切なことはどのような内容であっても、相手からお願いされたことに対して感謝を示すことです。

その後、相手の要求にこたえられないことを謝り、今後も相手との取引等の関係を継続したいということを伝えることが必要です。どのようなことであっても、メールの中で誠心誠意対応するようにすることが大切です。

ポイントはメールを読む相手が読みやすいよう改行が必要ということです。これはお断りのメールでなくとも、大切なことです。電話や対面ではなく、メールでお断りをすることに対しての謝罪の意味もこめられるとさらによくなります。

ただし、お断りメールであっても、理由が長くなると言い訳ととられかねず、印象が悪くなるため、だらだらと長文にならないように注意が必要です。適切な長さでお断りの旨を、伝えるようにしてください。

断りメールの文例

注文依頼へのお断りメール

件名:業務用洗剤「クリンクリン」のご注文について
○○○○株式会社 営業部
田中 一郎様

いつもご利用いただき、ありがとうございます。
株式会社深山クリーン、販売部の山本太一でございます。

9月1日付のメールにて、業務用洗剤「クリンクリン」をご注文いただきまして、
誠にありがとうございます。

発売以来、想定以上の売れ行きが続いておりまして、
現在工場をフル稼働して生産しておりますが、商品の製造が追いついておりません。

大変不本意なことではございますが、
今回のご注文はお受けすることはできません。
今後、納品予定日が確定しましたら、ご連絡いたします。
当方の事情によりご迷惑をおかけいたしまして申し訳ございません。
どうかこれに懲りることなく、今度ともご厚誼のほど
お願い申し上げます。

以上

値引きに対するお断りメール

件名:業務用洗剤「クリンクリン」の値引きのご依頼について
○○○○株式会社 営業部
田中 一郎様

株式会社深山クリーン、販売部の山本太一でございます。
このたび弊社業務用洗剤「クリンクリン」の納入価格の値下げご要望の件ですが、
お応えすべく検討を重ねてまいりました。
提示価格より15%値引きとのご依頼の件ですが、
大変申し訳ございませんが、
ご要望におこたえすることはできかねます。

貴店のご事情は十分に承知しておりますが、
現在の卸価格でも当社としましては、
精一杯のところでご提供をさせていただいております。
その点をご理解いただきたくお願いいたします。

取り急ぎ、お詫びかたがた、ご返答申し上げます。

打ち合わせのお断りメール

件名:商品展示会の打ち合わせ出席の件
○○○○株式会社 業務部
島田英二様

平素は大変お世話になっております。
株式会社栄養食品、商品開発部の竹山はじめでございます。

このたびは商品展示会の打ち合わせのご案内をいただき、ありがとうございます。
実施するにあたり、さまざまな尽力を尽くしていただき、大変感謝しております。
そのようなときに誠に申し訳ないのですが、今回は欠席せざるをえなくなりました。

出席の予定で時間のやりくりをしてきましたが、
あいにく、すでに時間の調整がつかない所要が入っており、
参加することができません。

非常に重要な打ち合わせであることは承知しております。
このようなお返事を申し上げることを、大変心苦しく思っております。

なにとぞ、お許しの上、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

日時変更のお断りメール

件名:日時変更のご依頼の件
○○○〇株式会社
営業部 加藤様
 
いつもお世話になっております。
株式会社文字出版の大木でございます。
 
さて、先日ご依頼のありました会合の日時変更の件ですが、
誠に申し訳ありませんが、私共の方では前後の予定が詰まっておりまして、
ご要望の日時での実施は大変厳しい状況です。
 
代理の方のご出席も可能でございますので、
再度ご検討いただけませんでしょうか。
 
また、改めてご相談させていただきますので、
今回はそのようなことでご了承ください。
 
ご希望に添うことができず、大変申し訳ありませんが、
なにとぞ、ご理解いただきたくお願い申し上げます。

誠心誠意の対応が大切

前の章でも記したように、お断りのメールをする以上、こちらにどのような事情があるにせよ、相手の取引先に誠心誠意の対応をすることが大切です。申し出があったことに対しての感謝、その意に添えないことへの謝罪、そして事情説明、今後への関係継続への申し出、以上のことは必ず記すことが必要です。

お断りをすることは大変失礼なことのように思われますが、仕事をする上では幾度となくお断りをする場面はあります。メールでのお断りともなると、数えきれないほど発生します。言葉遣いにも気を配り、取引先にできる限り不快な印象を与えないように注意することが必要です。

また、お断りの必要が出た際は、時間を置かず、できる限り早急にメールでの返答をしなければなりません。取引先にも事情があるので、ためらうことなくお断りのメールをしましょう。

断りメールへの返信の仕方

納期の変更を断られたことへの返信文例

件名:納期期日変更の件
ベビー雑貨株式会社 営業部 立川喜一でございます。
平素より大変お世話になり心よりお礼申し上げます。

さて、先日弊社よりお願い申し上げました件でございますが、
納期の変更は非常に難しいとのことを、御社にはご迷惑をおかけすると知りつつ、
無理なお願いを申し上げ、お詫びを申し上げます。

私どもといたしましても、全力を尽くして納期のお約束を守れるよう、
引き続き努力してまいりたいと考えております。
 
しかしながら、現状、どうしてもご要望通りには致しかねる
状況であることも事実でございます。
その点につきましては、営業部長の神田より、
お詫びとご説明に伺いたいと願っております。
大変恐れ入りますが、お時間をいただければ幸いでございます。
 
ご迷惑を重ねてお詫び申し上げるとともに、
ご指示のほど、よろしくお願い申し上げます。

ミーテイングへの参加お断りへの返信文例

件名:ミーティングご欠席の件
株式会社玩具プレイ 商品開発部の西野孝でございます。
平素は、大変お世話になっております。
 
さて、先日ご案内をいたしましたミーティングの件につきまして、
早々にご返事をいただき、ありがとうございました。
 
安田様に先約が入っておられたということで、お目にかかれないのはとても残念ですが、
次回には、ぜひご参加いただきたく思っております。
 
なお、今回のミーティングにつきましての配布資料、および当日の議事録を
後日ご送付申し上げます。
 
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

内容に応じた返信をする

お断りメールと異なり、断りメールへの返信はこちらの事情もふまえた内容にする必要があります。納期の変更への断りや会合日時の変更へのお断りは、提案した側にも変更しなければならない事情があります。変更をしていただかないと、今後に影響するようなこともあります。

そのうえで、上司が説明にうかがう、ほかの日時への変更は可能かもう一度確認をするなどの対応を取らなければなりません。断りメールが来たからと言って、すべて受け入れるわけにはいかないこともあるため、その都度どのような対応をとることが適切か臨機応変いに対応をしていきます。

一方、会合への欠席やお中元、お歳暮へのお断りメールに対しては、相手方の事情をくむことが最重要です。内容によっては、こちらの非を詫び、取引先の事情を受け入れます。また、代替可能であれば、そのような提案を再度する必要があります。

お断りメールへの返信は事情にによって、返信内容が変わってくるため、お断りのメール以上に文言には注意が必要です。こちらの事情もしっかりと伝えることを忘れないようにしましょう。

見積もりをもらった後の断りメール

初回公開日:2017年09月27日

記載されている内容は2017年09月27日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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