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お願いしたい際のメールで使える敬語例文|メールの締めと結びの句

更新日:2020年08月20日

今回は、メールで使うときに気をつけたい敬語のマナーについて、ご紹介していきます。メールでの敬語の使い方は、悩む方が多いです。メールを打つ際のポイントを押さえていきます!これだけ知っているだけで、相手に誠意を伝えることができます。

メールで使う敬語のマナー

上司や社長とメールでやりとりするとき、敬語の表現に困ってしまった経験はありませんか?文字だけで相手になにかを伝えるのはとても難しものです。そこで、メールで文章を作成する際のマナーを紹介していきます。

今回ご紹介する内容が全てではありませんし、「これが正解」というものも、実は存在しません。あくまでも一例ですので、参考にしながら、自分なりの敬語の使い方を見つけるヒントにしていきましょう。

謙譲語と丁寧語

敬語を使うようなメールでは、先方にこちらの要望を伝えることが多いのではないでしょうか。そのため、最大限の敬語を、できるだけ正しく使いたいものです。そこで、自分の動作を謙譲語にして、併せて「丁寧語」を使うことがです。例えば、「見る」の謙譲語は、「拝見する」です。そこに「ます」という謙譲語を組み合わせることで、「拝見します」という言葉になります。

いくつか例を挙げてみましょう。
・見ました・・・「拝見しました」
・◯◯◯しますは・・・「◯◯◯いたします」
・行きます・・・「伺います」
・会いたい・・・「お目にかかりたい」「お会いしたい」
・知っているは・・・「存じております」

このようになります。「〜してください」、「〜していただく」、「〜いたします」は、漢字ではなくひらがなで書くようにします。

クッション言葉

相手への気遣いを表現するために、やわらかい敬語を組み合わせます。

「お手数をおかけしますが」、「ぶしつけなお願いで恐縮ですが」、「差し支えなければ」、「ご容赦ください」は、クッション言葉と言われます。一度は耳にしたことのある表現ではないでしょうか。

「クッション言葉+疑問型」とすることで、丁寧な印象になり効果的です。例えば、「ご面倒をおかけしますが+願えませんでしょうか」や「ご多忙とは存じますが+ご都合よろしいでしょうか」などの表現です。

よく使う言い回し

敬語を使うメールにおいて、よく見られる言い回しに慣れることも重要です。「〜はどうなっていますか」と聞くときは、「〜の件、いかがでしょうか。」という表現を使います。「〜してください」と依頼するときは、「お手数おかけしますが、〜していただきたく存じます。」になります。「お願いします」は、「お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。」です。

この表現は、メールの最後にも使いことのできる表現になります。「見ておいてください」は、「お目通しいただければ幸いです」というあまり慣れない表現になります。「確認してください」と伝えるときは、「よろしくご査収ください」または、「ご確認の程、よろしくお願いいたします」です。後者の表現の方がよく用いられる表現です。

「見ました」と伝える時は、「拝見いたしました」と表現します。「これでいいです」というときは、「この方向で進めてください」と伝えます。「OKです」は、「承知いたしました」または「かしこまりました」と表現しましょう。また、「とりあえずメールしました」という意味で、「メールにて恐縮ですが、取り急ぎごあいさつまで」となります。

このように書かなければならないという決まりはありません。見覚えがあるものが、いくつかあるのではないでしょうか。丁寧すぎると感じるかもしれませんが、メールは顔が見えないので、丁寧すぎるくらいの方が良いようです。

間違えやすいポイント

メールで敬語を使う際に、どの程度までの敬語を使うべきなのか難しいのです。敬語を使い際に、間違えやすいポイントをご紹介します。

「~します」は、「~いたします」とした方が、より丁寧な表現になります。例えば、「お願いします」というよりは、「お願いいたします」という方が良いのです。

しかし、丁寧にしようとして、間違った敬語の表現になってしまうこともあります。「ご覧になられましたでしょうか」というのは、誤りです。「ご覧になりましたか」、「ご覧いただけましたか」という表現になります。「拝見させていただきます」は「拝見いたします」、「説明させていただきます」は、「説明いたします」となります。「させていただく」は、自分の行動に関して、相手の許可を問う場合に使用します。

指示代名詞

指示代名詞、『あれ、それ、これ』の使用はなるべく避けます。「それでお願いします」ではなく、「頂いた内容でお願いいたします」と伝えます。指示代名詞を使うと、乱暴な印象になります。しっかりと内容を反復するようにすることで、丁寧な印象になります。

「了解」

「了解」という返事だけでは、上司に対しての返事としては不適切です。「了解いたしました」という表現は、敬語として間違いではありません。しかし、最近では「了解」という返事は不適切という内容の記事が多くあります。そのため、「了解しました」という表現は、印象が悪くなっています。

そこで、「かしこまりました」または、「承知いたしました」と表現すると、良いでしょう。

敬語を使う際に気を付けたい誤表現

メール作成において、正しい敬語理解は必須です。しかし、丁寧にしようとするあまし、誤った敬語になってしまっている場合があります。メールにて気を付けたい敬語の誤表現をおさえておきましょう。

二重敬語

二重敬語とは、二重に敬語化した誤表現になります。

「●●部長様、ご担当者様各位」は、誤りです。「敬称+様」は、二重敬語です。部長という役職は、敬称になります。各位は、みなさまの意味で、敬称にあたります。そのため、「●●部長、担当各位」という表現になります。

「資料はご覧になられましたか」というのは、「ご覧になる」と「られる」の二重敬語です。「資料はご覧になりましたか」というのが、正しい敬語になります。

「ご注文をお承りしました」は、「承る」と「お~する」の二重敬語です。「ご注文を承りしました」または、「お受けしました」となります。

過剰敬語

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初回公開日:2017年08月10日

記載されている内容は2017年08月10日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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