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間違いメールを送ってしまったときのお詫び対応|間違いメールが届いた時の対応

初回公開日:2017年09月11日

更新日:2017年09月11日

記載されている内容は2017年09月11日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

今全ての人がパソコンを持っています。そしてその中でメールを使うことがあります。でも間違いメールを送ること・間違いメールを送られてくることがあります。その時にどのような対応をするべきなのか考えたことがありますか?今回はどのような方法があるか考えてみます。

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間違いメールを送ってしまったときのお詫び対応

インターネットが普及した今では、ビジネス上の連絡方法が電話からメールに変わっています。相手の隙間時間に見てもらえるのでこちらが気を遣う回数が減ったのではないでしょうか。しかし、インターネットメールは一度送ってしまうと取り返しのつかない事になる危険性をもはらんでいるのです。

記録が残る、という事は間違いメールを送信してしまうとたとえ自分のフォルダから削除しても相手のフォルダから消えることはありません。

そこで、今回は間違いメールを送ってしまった時のお詫びの仕方と自分が間違いメールをもらった時の対応。また間違いメールの送受信先が社内、社外の場合などいろんなシチュエーションに分けて解説していきます。

情報の伝え間違いをしたときは

ビジネスにおいて情報の伝え漏れはかなりの信用ダウンにつながります。約束の場所や日時はもちろん数字が違う間違いメールを出してしまった場合は、もう一度メールを送り間違いの箇所を明確にしたうえで正しい情報を伝えます。この時、間違いメールの箇所を添付して正しい情報と比較しやすくすることで読み手にわかりやすくより丁寧な対応となります。

もしくは間違いメールと正しいメールを比較しないで済むように必要な情報を全てのせることもよいでしょう。

誤字脱字に気づいたとき

とても些細なことですが、気づいた時点で修正することはおかしなことではありません。むしろ最近は漢字もろくに読めない社会人がとても多いです。30人いたら、15人は間違えたまま読んでいる、予測もできずに立ち止まる人が多く、後で気づけるだけでも相手にはいい印象を与えます。

この程度であれば、間違いメールの内容を添付する必要はありません。どこが間違ったのか明確に記したうえで、相手に削除依頼をします。

例えば、「お名前の漢字を間違えてまして、お詫びいたします」「先ほどは作成途中のメールを誤送信してしまいました」など間違いメールの訂正箇所を記したうえで申し訳ございませんが、削除願えますでしょうかと一言添えましょう。

先方から内容の指摘があった時

これは本当に避けたい事態ですが、送信後に内容確認することはあまりないのでまれに起こります。ですが、本当にまれなので、その時はできる限り速やかに返信しましょう。相手にとってメールを待つ時間は長く感じます。スピードと誠意がカギとなります。すぐに事実を確かめてから、謝罪や善処策を伝えるために、あいさつ文は除き、単刀直入に事がらにあたっても失礼にはなりません。

間違いメールが届いた時の対応

社内など関係性のある人には「口外しませんよ。大丈夫ですよ」という事をフランクに、軽い感じで伝えると相手は少し緊張が和らぎます。他の誰でもなく、あなたに指摘してもらったという事で間違いメールを送ったというアクシデントにあたふたすることなく冷静に対処できるでしょう。もちろん立場によっては、そのことについて注意喚起することも大事です。

余裕があれば、間違いメールを添付するなどの手間をかけてあげると、相手はより具体的にどのメールが間違いメールとなってしまったのか、正しい送付先を把握することが出来るでしょう。

返信文例

メールを送信する前に細部まで確認する癖があればいいのですがそのような几帳面すぎることを実際にこなしている人は少ないはずです。一度送信してしまった間違いメールをとり返したり、相手のメールボックスから抜き出すことはできませんので、ここでは、それをなかったことにするのではなく起こってしまったことに対しての「謝罪」を素直に、そして早急に相手に伝えましょう。

自分が間違いメールを出した時のお詫び例文

件名:間違いメールのお詫び

○○株式会社
営業部 ○○様
いつも大変お世話になっております。
○○株式会社の佐藤です。
先ほど、お送りしたメールですが
当方の手違いでほかの所に送るべきメールを
誤って送信してしまいました。
大変失礼いたしました。
恐縮ではございますが、
削除をお願いできますでしょうか。
お忙しいところお手数をおかけしてしまい、
申し訳なく思っております。
今後ともよろしくお願い申し上げます。

出典: http://mail-reibun.com/705/machi/ |

これはかなりベーシックな文章です。件名でどのような内容が本文に書かれているのかがわかるようにこちらも簡潔に記します。本文には、相手の企業名もしくは部署と名前を入力して、「いつもお世話になっております」は必ず挿入する必要はありませんので適時自分で判断してください。

どのような案件で、何についての謝罪を記したうえで謝罪とそれが定形文ではなく、心からの謝罪であるという事を今後の対策を書くことでアピールしていきましょう。

------------------------------
○○社
○○様

先ほどお送りした提案書ですが、
貴社名を間違えている、とのご指摘をいただきました。
大変申し訳ございません。

あらためまして「xxxx提案書-02」をお送りいたします。
修正しましたファイルは上書きせず、末尾を「02」にしております。
お手数をお掛けして申し訳ありませんが、差し替えをお願いいたします。

貴社名を間違えるとは無礼なことで、深く反省しております。
お約束の期日になって慌てて送信したのが原因です。
今後はこのようなことがなきよう、段取りよく業務に励みます。

メールで失礼ではございますが、お詫びかたがた再送申しあげます。
引き続きよろしくお願いいたします。
------------------------------

出典: https://allabout.co.jp/gm/gc/456096/2/ |

間違いメールの訂正は簡潔に伝えるようにしましょう。相手に早く知ってほしい情報や謝罪などは相手の名前の後に単刀直入に書いていきましょう。さらに、同じミスを犯さないために今後どのような対策をとっていくのかを明確にそしてこちらも簡潔に記していきましょう。

その対策を書く書かないでは相手の印象が変わってしまうため長いお付き合いをする取引先には、特に気を付けてください。またこれは時と場合によりますが、相手先がメールより電話のほうが気持ちが伝わりやすいと考えそちらで謝罪してくれた方がより誠意が伝わるというタイプの場合は電話を選択するのが良いでしょう。

社内・社外の場合

ビジネスにおいて誤った情報を先方に伝えるという事はかなりの大ダメージです。ミスを犯さない事も大事ですが、起きてしまったことに対しても冷静に対処しましょう。間違いメールを送ってしまった送信先が社内か、それとも社外かで対応が少し変わってきますのでそこを見てきましょう。

どちらも共通でいえることは、素直にそして正確に相手に伝えることです。そして、相手がどの立ち位置であろうとも情報漏洩してしまったという事の重大さはしっかりと認識したうえでことにあたってください。

社内に誤送信してしまった

相手が社内の人であっても間違いメールを送ってしまったら、きちんと「破棄をお願いします。」もしくは、「無視してください。」という事を伝えるべきです。部署内のみの共有事項が社内の別部署に漏れてしまうなど、危険があります。情報がそれ以上拡散しないためにも相手に対応をお願いします。

内容によっては自分判断では済まされない事が多いものです。事の大小は自分で判断せず、必ず上長に報告を上げるように頭の隅に置いておきましょう。

社外の場合

一番多いメールの送信先が社外になるはずです。頻度が高いイコール間違いメールを送る可能性が高いことを示します。社外にメールを誤って送信してしまったなら気づいた段階で早めに送信先に謝罪と削除依頼をしていきましょう。

先方のサーバーに向かって放たれた情報は自分で回収、削除を実行することが出来ないので間違いメールの取り扱いを相手に依頼するしか方法はありません。そもそも間違いメールを送らない事が最も重要になります。

いかがでしたでしょうか。必ずと言っていいほどどこの家庭、企業に普及したインターネット。ビジネスにスピード感をつけることに一役買ったであろう。電子メール。その目覚ましい活躍によって私たちは仕事の効率化を図ることができました。

メールはすぐに連絡をとれ手段としてとても便利です。社内社外関係なく利用できます。しかし、利用頻度が高いからこそ、自分が送信するメールにはしっかりとしたチェック項目や体制を準備して、二度と同じ間違いを犯さないように未然に防ぐための対策を強化していきましょう。

誤送信をしてしまったら

誤送信をしてしまった場合は、上記のような対策を素早く実行しましょう。なかったことにはできませんが、そうすることで、損害を減らすことが出来ます。また、自分がそうしたメールを受け取る立場になった時も早めに教えてあげましょう。

相手の立場に立った誤送信に対してのお知らせメールを送ることで社内ではもちろん、社外に対してもあなた自身の好印象につながります。メールは、小さなミスで、大きな損害を起こしてしまう時限爆弾のような性質をもった大変繊細なものです。

日常的によく使う道具だからこそ、その使い方、爆破してしまった時の対処法、爆弾処理班の準備を自分で行いましょう。

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