Search

検索したいワードを入力してください

上司にメールする際の書き方・例文|お礼/お願い/質問/お詫び

更新日:2020年08月20日

「上司へのメール」をテーマにして、上司へのメールを作成する際のポイントや注意点、書き方などをご紹介しています。件名や宛名の書き方、使える言い回しや書き出しなどについてもまとめているので、ビジネスマナーやメールの書き方の勉強にお役立て下さい。

どんな内容にすれば良い?上司とのメールでのやり取り

仕事をしていると、上司とメールでやり取りをする機会も少なくありません。上司との関係は、時と場合によってさまざまです。あまり仲が良くない場合もあれば、まるで友人や先輩のように上司と仲が良いという方もいらっしゃるでしょう。しかし、例え気心が知れた上司であっても、相手は自分よりも目上の立場であったり、年齢が上であったりするので、失礼がないように接したいものです。上司へメールを送ったり返信したりする際に、気を遣うという方は、少なくないでしょう。

そこで今回は、「上司とのメール」をテーマにして、上司にメールを送ったり、返信したりする際のマナーやポイント、注意点などをご紹介していきます。

上司からのメールへ返信する際の注意点

上司との関係や間柄にもよりますが、上司へメールの返信をする際は、必ず正しい敬語を使うよう、注意しましょう。会話と異なり、メールの場合は、文字として送った内容が残ります。その為、誤った言葉遣いをしていたり、失礼な内容のメールを送っていたりすると、いつまでもそのメールが残ってしまう危険性があるのです。

また、上司へメールの返信をする際は、なるべく早く返信するようにすることがマナーと言われています。勿論、業務の優先順位などもある為、上司がメールなどで、「返信は〇〇の業務が落ち着いてからでも良い」などと指示している場合は、その言葉に甘えて、落ち着いてからの返信でも問題ないでしょう。しかし、特に指定などがなかったり、上司が急ぎであることを告げていたりする場合は、メールの返信をなるべく優先するよう、注意しましょう。

使える!上司へのメールの返信にフレーズ・言い回し

続いて、上司へメールを返信する際に使える言い回しやフレーズ、例文などをご紹介していきます。内容にもよりますが、定番の挨拶や言い回しなどを覚えておくと、返信することが楽になる場合もあります。

・お疲れ様です。
・お世話になっております。
・お忙しい所、ご連絡頂き有難うございます。
・先程頂いたメールの〇〇の件、承知致しました。
・○○の件について、資料を添付致します。
・度々申し訳ございませんが、質問させて頂きます。

状況にもよりますが、よほど緊急の内容でない場合は、挨拶や感謝の気持ちを伝えるフレーズも、忘れず入れるようにしましょう。

種類別!上司にメールをする際の書き方

「上司へのメール」と一言で言っても、メールの内容は状況によってさまざまです。何かを教えてもらったことや対応してもらったことへのお礼のメールという場合もあれば、トラブルを起こしたことへの謝罪のメールというケースもあります。お礼のメールと謝罪のメールでは、内容も大きく異なり、メールの書き方や気を付けるべきポイントなども変わってきます。

そこで続いては、メールの種類別に、上司へのメールの作成方法や書き方などをご紹介していきます。

上司へのメールの書き方【1】:お礼

まずは、上司へお礼や感謝の気持ちを伝えたい時のメールの書き方について、ポイントなどをご紹介していきます。

上司へお礼のメールを送る場合は、とにかく「有難うございます」という言葉を使うのがポイントとなります。質問に対して丁寧な回答を貰った場合は、「ご丁寧にご回答頂き、有難うございます」などとなります。また、迅速な返信をもらった場合は、「迅速にご対応頂き有難うございます」といった形で気持ちを伝えましょう。

何かを教えてもらった時は、「教えて頂き有難うございます」などの挨拶と共に、「今後も教えて頂いたことを活かして参りたいと思います」などと一言添えることをします。

上司へのメールの書き方【2】:お願い

続いて、上司に何かをお願いしたり依頼したりする場合のメールの書き方について、見ていきましょう。

上司にお願いや依頼をする際は、唐突に依頼などをするのではなく、「お忙しいところ、申し訳ありません」などと、一言添えるようにしましょう。また、お願いや依頼の内容によっては、「現在、〇〇のような状況になっておりますが、〇〇について、お願いできますでしょうか?」などと、質問のような形式にした方が、図々しい印象をおさえることができる場合もあります。

お願いするだけでなく、「お手数をお掛けしております」「お手数をお掛けしてしまい申し訳ございません」といった言葉を添え、恐縮や申し訳なく思っている気持ちも伝えることをします。

上司へのメールの書き方【3】:質問

続いて、上司に質問をする場合のメールの書き方について考察していきます。

上司に質問をする場合も、お願いや依頼をする時同様に、「お忙しいところ、申し訳ございません」などの言葉を添えた方が、丁寧と言えるでしょう。また、質問の内容によっては、相手の時間を削ったり手間を掛けたりすることになるので、「お手数をお掛けしますが~」などの一言を添えた方が良いでしょう。

上司は、たくさんのメールを受け取っていたり、さまざまな仕事を抱えていたりして忙しい可能性が高いので、質問の内容はなるべく簡潔にまとめることが大切です。複数の質問がある場合は、箇条書きにしてまとめるのも、1つの方法と言えます。

また、何度も繰り返し質問をしている場合は、「度々申し訳ございません」などの一言を添えましょう。

上司へのメールの書き方【4】:お詫び・謝罪

続いて、上司へお詫びや謝罪をする場合のメールの書き方についてご紹介していきます。

上司へ謝罪メールを送る場合、まずは口頭で謝罪をすることが大切です。しっかりと口頭で謝罪をしてから、メールで再度謝罪をするのが、マナーとなっています。

メールで謝罪をする場合は、単に「申し訳ございませんでした」と謝罪をするだけでなく、「○○の件については、私の不注意でご迷惑をおかけし、大変申し訳ございませんでした」「○○の件について、お返事が遅れてしまい、申し訳ありませんでした」など、何についての謝罪か述べるようにしましょう。

また、「このようなミスを繰り返さないよう、今後は徹底して参ります」「今回頂いたご指摘について、肝に銘じておきます」といったように、今後改善していこうとしている気持ちや今後の業務に活かそうとする謙虚さなども、表現しておくことをします。

次のページ:上司にメールを送る際の宛名・件名

初回公開日:2017年09月09日

記載されている内容は2017年09月09日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

Latests