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【パターン別】社内・社外のビジネスメールの結びで使える言葉|お礼/返信/お詫び

更新日:2020年08月20日

普段から何気なく使っているメールですが、ビジネスで使うには色々な注意点があります。この注意点を考えないと、せっかくのビジネスがだめになったり、今後のビジネスに影響が出る事もあります。ここではビジネスメールの使い方から相手に喜ばれる言葉について考えます。

社内・社外のビジネスメールの結びで使える言葉

今、当たり前のように使われている「メール」ですが、これをビジネスで「メール」で使おうとすると注意が必要です。社内でも社外でも相手を思いやる内容が好ましく、「ビジネス」という事を考えながら送る事が良いです。ここではビジネスのメールで使われる、「結び」の言葉について考えてみます。

お礼・感謝

返信

返信のビジネスメールはこちらの非を詫びる場合と感謝の意を伝える場合の2つに分かれます。ビジネスメールでの結びの言葉は次の通りです。

1.手を煩わすこととなってしまいましたこと、心よりお詫び申し上げます。
2.無理なお願いを申し上げ、お詫びいたします。
3.お忙しいところ、勝手を申し、大変失礼いたしました。
4.厚かましいお願いをして、誠に申し訳ありませんでした。
5.早々にご返事をいただき、ありがとうございました。
6.ご多忙の中、丁寧な返信をいただき恐縮しております。
7.お忙しい中ご協力いただきましたこと、重ねてお礼申し上げます。

非を詫びる返信のメールは低姿勢でこちらの事情を述べ、相手の事情を聴きだします。感謝の意を伝える返信のメールは、結びの言葉を使ってどのような面で感謝をしているかを伝えます。

お詫び

お詫びのビジネスメールは、相手の怒りをしずめ関係を改善するためのものです。問題が発生した場合は迅速に事実関係を調べ、こちらに落ち度があった場合は、素直に非を認め、結びの言葉で謝罪し、対応策を説明しましょう。ビジネスメールでの結びの言葉は次の通りです。

1.申し訳ありませんでした。
2.大変申し訳ございませんでした。
3.すみませんでした。
4.お詫び申し上げます。
5.謝罪いたします。
6.幾重にもお詫び申し上げます。
7.大変ご迷惑をおかけいたしました。
8.失礼いたしました。
9.お詫びの言葉もありません。
10.反省いたしております。

お詫びのメールを送る時には、日頃の感謝の意を伝え、 最大限努力をしている事と、今後の見通しを伝えます。またやむを得ずメールでの連絡になったことを謝罪し、結びの言葉で再度謝罪します。

断り

断りのビジネスメールは申し出や依頼、要望、要求などに対して、その意に添うことができない、辞退したい由を伝えるためのものです。まず申し出にひとまず感謝し、先方の要求に添えないことを結びの言葉で詫び、引き続き相手との関係を継続したい由を伝えるようにしましょう。ビジネスメールでの結びの言葉は次の通りです。

1.お断り申しあげます。
2.お申し出はお受けいたしかねます。
3.お申し出はお引受けかねます。
4.お受けすることはできません。
5.お受けいたしかねます。
6.ご要望には添いかねます。

ただし強い言葉で断りを入れると相手に失礼になる場合がありますので、穏やかな結びの言葉で結ぶようにしましょう。

お見舞い

見舞のメールは相手を気遣い、支援したい気持ちを伝えるためのものです。あいさつ文・全文を省き「取る物も取りあえず」メールを送りましたという気持ちとお見舞いの言葉を結びの言葉で伝えましょう。ビジネスメールでの結びの言葉は次の通りです。

1.くれぐれもお大事になさってください。
2.心からお見舞い申しあげます。
3.ご全快を心よりお祈り申し上げます。
4.一日も早いご回復をお祈りしております。
5.一日も早く全快されますよう、お祈り申しあげます。
6.ご自愛のほどお祈りしております。
7.ご心痛のほどお察しいたします。

また、事故の原因や責任問題など、相手が気にしている内容については触れないようにすると共に、結びの言葉でも忌み言葉を使わないように注意しましょう。

お祝いメール

お祝いのメールは相手のお祝いごとを心から喜び、今後に生かすためのものです。慶事の報に接したら、タイミングを外さないよう早めに祝福します。ビジネスメールでの結びの言葉は次の通りです。

1.心よりお祝いを申し上げます。
2.心からお喜び申し上げます。
3.誠におめでとうございます。
4.謹んでお慶び申し上げます。
5.本当におめでとうございます。
6.おめでとうございます。

結びの言葉でも忌み言葉を絶対に使わないように注意しましょう。

ビジネスメール文書の結びを書く前の注意点

ビジネスメール文書の結びを書く際の注意点

1.件名は簡潔に分かりやすく書く
メールを受け取った相手は、まず件名を確認します。件名が明確でないメールを送信すると読まないで捨てられる恐れがあります。また相手がメールを開かなくても分かるように件名は本文の内容を簡潔に分かりやすく書きます。

2.1メールは1用件で書く
1通のメールに用件が複数あると分かりにくくなります。1つのメールは用件一つを基本としましょう。重要な用件が複数ある場合はメールを分けそれぞれ件名を変えて送るようにしましょう。その際、最初のメールには、「別件にて、改めてメールをお送りしますのでよろしくお願いします。」といった断りを結びの言葉で入れておくと親切です。

3,誤字・脱字のチェックをする
メールは気軽に送信できる、素早くメールを送信できることがメールの利点だが、どんな時でも、誤字・脱字のチェックを欠かさずに行います。

4,名前等のチェックをする
相手の名前や会社名を間違えるのは、とても失礼なことなので、特に気を配ります。メールを送信する際は、名刺等で必ず姓名や会社名を確認します。株式会社は、社名の前か社名の後かといったことは正確に入力します。

5,数字等のチェックする
会議の日程や受発注の連絡など、数字をメールに盛り込むことも多いですが、日時、数量、単位の間違いは、時に致命的なトラブルを引き起こすこともあるので、前回使用したメールを流用する時には、正しい数字に差し替えられているかチェックします。

気持ちの良いビジネスメールとは

メールは気軽な反面、問題や間違いが起こりやすいものです。特にビジネスメールではプライベートなメール以上に結びの言葉も含めて気くばりが必要です。ビジネスでは受け取った人が爽やかな気持ちになるようなビジネスメールを送るべきですし、そのメールから仕事の進みや契約の可否が決まる場合もあります。

本当に気持ちの良いメールは結びの言葉だけが良いだけではなく、メールの最初から最後まで相手を思いやったり、気づかったり出来るメールが気持ちの良いビジネスメールです。文章にすれば何を言いたいのかを伝える事が簡単な場合と難しい場合があります。

そんな時にでも相手にわかりやすい文章でビジネスメールを送れば、仕事も上手くいきますし、結びの言葉が良ければ受け取った相手も爽やかな気持ちになります。

初回公開日:2017年11月08日

記載されている内容は2017年11月08日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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