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送別会案内・お誘いメールの書き方|寿退社/転職/転勤

初回公開日:2017年09月20日

更新日:2020年08月20日

記載されている内容は2017年09月20日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

お世話になっていた方や同僚が、寿退社や転職、転勤をする時には送別会を開き送り出しをします。送別会の案内文をメールで送る際にも、ビジネスマナーが必要となります。良い気持ちで旅立てるように、しっかりとビジネスマナーを身につけましょう。

送別会お誘いメールの書き方

送別会案内・お誘いメールの書き方|寿退社/転職/転勤
※画像はイメージです

今までお世話になっていた方や同僚が、寿退社や転職、転勤をする時には送別会を開き送り出しをします。今までの送別会のお誘いは、紙に印刷して掲示板に張り出すか関係者に配布していたのではないでしょうか。最近では、送別会のお誘いをメールで行うことが増えてきています。

送別会の案内文をメールで作成する際の文書も、ビジネス文書が適用されます。送別会のお誘いメールは、目的や内容、日時、場所などの要点を必ず入れるようにします。どのように案内文を作成してメールで送ればいいのか、しっかりとビジネスマナーを身につけましょう。

また、案内文をメールで送る際は、送り出される本人と送り出す人達との文面を変えるようにします。

本人宛に送別会のメールを送る

送り出される本人宛に送別会のメールを送る時には、どういった経緯で送別会を行うことになったのか失礼にならない程度に、本人に確認をするようにしましょう。

寿退社や転職、転勤によって、メールする案内文の内容が変わってきます。本人宛と本人以外の人達にメールする送別会の案内は、別にして送るようにする他にも、気をつけたい点があるので、メールを送る際には気にかけるようにしましょう。

送別会の日程は早めに決める

送別会の日程は、早めに決めるようにします。参加する人数が多ければ多いほど、日程を組むのが困難になります。早めに日程を決めることで、あらかじめ予定を空けておいたり、別日に予定を組むことが出来るようになるなど調整がしやすくなるからです。

日程が決まっていないと、仕事の予定が入ってしまったり、他の予定が入ってしまって参加人数が減ってしまうことになりかねません。ですので、送別会の日程は退職日の公示があったら早々に決めましょう。

送別会の日程の決め方

送別会の日程は、基本的には退職する日に行います。ですが、参加人数が少ない場合は、退職をする日の週に送別会を行うようにすると良いでしょう。

まずは、退職者本人の予定を確認し、それから関係部署の上司にお伺いを立てるようにします。退職者本人と関係部署の上司からあらかじめ候補日を複数挙げてもらい、予定が重なる日を候補日とします。この候補日をもって、日程調整を行っていくようにします。

本人の名前を間違えないようにする

メールで送別会の案内を、本人に送る際には名前を間違えていないか確認してから送るようにしましょう。メールを作成していると変換候補がいくつか表示されるのですが、キーの押しすぎや選択間違いで名前の変換を間違えてしまう可能性があるからです。

その他にも、名前に旧漢字が使われている方もいます。その場合は、名前の通り旧漢字を使うようにします。

送別会にかかる費用を知らせない

送り出される本人宛には、送別会にかかる費用は知らせないようにします。送別会の費用が安すぎるのもいまいちですし、高すぎると気が引けてしまいます。気持ちよく送り出してあげるためにも、メールの案内文には費用に関することは記載しないようにしましょう。

どんなコースなのか大まかな内容を知らせるのは良いのですが、お店のコース内容が記載されているリンクをメールの案内文に入れてしまうと金額が分かってしまいます。本人にメールを送る際は、気をつけましょう。

本人以外に送別会のメールを送る

本人以外に送別会の案内メールを送る時は、一斉送信することが多いでしょう。役職や年齢問わず送別会の案内文を送ることになるので、誰が案内文を読んでも不快な気持にならないように敬語や丁寧語を使って作成するようにします。

案内文の宛て名は、1つの部署宛てなら「○○部各位」、複数の部署宛てなら「各位」と記載するようにします。このように「各位」を用いることで、複数いる関係者宛てのメールの宛て名となり誰がメールを受けても失礼になりません。

後は、送別会の目的と日時、場所や会費、出欠確認の案内をメールの文書に盛り込んで、関係者に送るようにします。

メールの例文

送別会案内・お誘いメールの書き方|寿退社/転職/転勤
※画像はイメージです

送別会は、労いや今までの感謝の気持ち、新しい職場でも頑張れるように激励することを目的としています。こういった意味も案内文に込めて、メールで送るようにしましょう。

案内文に目的を入れることで、なぜ送別会が開かれるのか理由を知らなかった人も理由を知ることができ、快く送り出すことができるようになるからです。

案内文の書き方

どういった経緯で送別会を行うことになったのか、送別会の目的を案内文にて知らせるようにします。案内文の書きだしは、なぜ送別会をすることになったのかの理由と退職日を記載するようにします。書き方としては、「この度、○○さんが(退職する理由)することになり、△年△月△日をもって退職されることになりました。」とします。

次に、労いや今までの感謝の気持ち、新しい職場でも頑張れるように激励する内容をメールに入れるようにします。

書き方としては、「今までお世話になった○○さんに感謝の意を示すとともに、(退職する理由の激励文)を込めて送別会を行いたいと思います。詳細は下記に通りとなります。」としましょう。

出欠確認の取り方

送別会の目的を記載したら、いつ送別会を行うのか、場所はどこで行うのか、会費はいくらなのか記載するようにします。この情報をメールの案内文に入れ、送別会の参加の有無の確認を行うようにします。

送別会の参加関係者が、日時や場所、会費など確認して幹事(メール送信者)に、参加の有無の返信を行います。お店の手配などの準備が必要となるので、出欠確認をする際には期日を設けるようにしましょう。

メールの書き方としては、「お忙しいかと思いますが、○年○月○日までに出欠の有無の連絡をこのメールにてお願い致します。」とすると良いでしょう。

出欠の集計をしやすいように、出欠席に○を記載する欄と氏名を記載する欄を設けると良いでしょう。

辞退する場合の書き方

送別会を辞退する場合は、まず欠席の欄に○を付け名前を記載します。次に、送別会に参加できない理由を書くようにすると良いです。

出張の予定があるなど、どうしても参加することができない理由を知らせておくことで、送別会の時にフォローしてもらえるからです。

メールで幹事の人に伝えたら、送りだされる本人にもひと言伝えておきましょう。仲が良ければ、別日にランチや飲みに誘うと良いでしょう。

送別会の幹事の方は、関係者から辞退のメールを受けたら、了承した旨の返信をするようにしましょう。その時に、全員の出欠確認ができたら、会費について追って連絡する文面を入れておきましょう。

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