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誤送信してしまった時のお詫び・誤送信の対策方法・誤メールに返信

更新日:2020年08月20日

メールを誤送信してしまったことはありませんか?メールの誤送信はプライベートであってもビジネスであっても大変なことになる可能性があるので充分に気をつけなければなりません。今回はメールの誤送信してしまったときの対処法やお詫びの方法などをご紹介します。

誤送信してしまった時のお詫びは?

ビジネスにおいてメールを送信する機会は多く、連絡手段としてもメールは非常に便利なものです。ビジネスマンにとってはメールは必需品ですし、メールマナーやスキルを取得しておくことは大事なことです。

しかしどれだけマナーやスキルがあっても人間誰しもミスはしてしまうもので、相手を間違えて送信する誤送信をしてしまう可能性もあります。プライベートであってもメールの誤送信は大変なことになりますが、ビジネスの場合ではさらに大変なことになります。メールの誤送信によって信用を失ってしまう場合もあります。

誤送信してしまったものは取り返しがつきませんので、相手にお詫びをする必要があります。誤送信してしまった時のお詫びはどのようにすればいいのでしょうか。

電話で謝罪

メールを誤送信してしまった場合には大至急その旨を誤送信先の相手の伝えなければなりませんので、電話で連絡するようにしましょう。そして電話をしながら間違って届いていないかどうかを確認してもらい、間違って届いていればそのまま削除してもらう必要があります。

ビジネスメールは内容によっては他社に大きな損害を与えてしまう場合もありますし、機密情報などであれば知られてしまっては大変なことになる場合もあります。出来るだけ早く削除してもらうことが大切ですので、最も素早く連絡の取れる電話で誤送信メールの削除をお願いしましょう。

もちろんこの時にしっかりと謝罪をした上で削除をお願いすることが大切です。素早く謝罪をし、相手の信用を損なわないようにしましょう。

メールで謝罪

メールを誤送信してしまった場合は素早く電話でその旨を連絡することが大切ですが、電話をかけても相手が繋がらない場合はメールで謝罪するようにしましょう。誤送信してしまったメールに続いて先ほどのメールは誤送信であること、そしてその旨を謝罪し、そこでも誤送信メールの削除をお願いするようにしましょう。

また宛先は正しく内容が間違っている場合も同様に削除のお願いをし、正しい内容をメールで追記するようにしましょう。メールで謝罪する場合には先に送ったメールが誤送信であると一目で分かるようにタイトルなども工夫する必要があります。

メールの誤送信は一刻を争いますので、一目で要件がすぐに分かるようにし、間違いであったことが相手に正しく伝わるようにしましょう。

誤送信への対策方法は?

メールの誤送信はどれだけ気をつけていても起こってしまうものですが、それでもミスを未然に防ぐための努力をしておくことも大切です。メールの誤送信によって大きく信用を失ってしまう可能性もありますし、ビジネスマンとしては誤送信を行わないためのリスク管理をしておくことも大切です。

メールはビジネスマンにとって当たり前のものですし、日々当たり前に使っているからこそ、ふとした時に失敗してしまうこともあります。日頃からしっかりと誤送信についても対策をしておき、ケアレスミスを起こさないように気をつける必要があります。

メールの誤送信を対策する方法は様々ありますので、それらのポイントを踏まえてしっかりと予防しておきましょう。

忙しくても確認を怠らない

メールの誤送信を対策するためにはとにかく送り先の確認を怠らないことが大切です。どれだけ忙しくてもメールを送信する前にはしっかりと宛先を確認し、本当に間違っていないかどうかをチェックしておきましょう。

またメールの誤送信は宛先だけとは限りません。内容の間違いや添付ファイルの間違いなど様々ありますので、それらについても確認しておくことが大切です。内容の間違いは気がつくいポイントではありますが、作成した文章は必ず読み返すようにしましょう。

添付ファイルも間違えれば大変なことになりますので、日頃からパソコン内のデータは整理しておくことが大切です。誤送信はメールボックスやパソコン内がごちゃごちゃしていても起こりえますので充分に注意しましょう。

忙しいときはメールを保留にする

ビジネスではスピード感を持って仕事をする必要がありますので、メールに関しても素早いレスポンスが求められることは多いです。しかし忙しいままにメールを送信してしまえば誤送信という最大のミスを起こしてしまう可能性がありますので、可能であれば忙しいときにはメールの送信を保留することも大切です。

もちろん緊急で連絡しなければならないことであればすぐに送信しなければなりませんが、場合によっては返信を保留出来る場合もあります。保留が可能な場合には忙しい時は一旦保留にし、業務が落ち着いてからゆっくりとメールを送信することで誤送信を防ぐことも出来ます。

またこの場合にはメールの優先順位とメールの送信を忘れてしまわないようにしなければなりません。

誤送信メールに返信すべきか?

メールの誤送信は自身が行ってしまう場合もありますが、相手から送られていく可能性もあります。誤送信であることが分かれば間違いのメールを削除し、正しいメールを受信することが大切ですが、誤送信のメールに対してはどのように対応すればいいのでしょうか。

誤送信のメールは削除しますので、返信の必要はありませんが、誤送信を訂正するメールには返信をすることが可能です。誤送信をしてしまえば相手も焦っているでしょうし、謝罪のメールがくればそれにも対応しなければなりません。

しかしそれにはどのように対応するべきなのか、またが対応しなくてもいいのか分からない人も多いです。誤送信メールが送られてきた場合にはそれに対して返信はすべきなのでしょうか。

謝罪メールに対しては返信する

誤送信メールが送られてきて、それに対しての謝罪メールが送られてくれば、それに対しては返信をする必要があります。謝罪メールには単に謝罪だけではなく、誤送信メールの削除のお願いも含まれていますので、正しく返信する必要があります。

誤送信に対する返信メールとしてはメールの誤送信について確認し、誤送信のメールは削除したことを伝えるだけで充分ですが、相手を気遣う言葉を入れておけばさらにいいでしょう。誤送信は情報の漏洩などの危険がありますが、それだけではなく、相手の信用を損なうのではないかという不安もあります。

ただ要件だけを返信するのではなく、相手の不安を取り除くような言葉を併せて伝えることでよりスマートなビジネスマンを演出することが出来ます。

誤送信バスターとは?

メールの誤送信を対策するものとして誤送信バスターというものがあります。これはOutlookのメールソフトにアドインとして追加出来るものですので、簡単に導入することが出来ます。誤送信バスターでは様々な方法で誤送信を抑制することが出来ますし、簡単に導入することが出来ますので、誤送信対策の第一歩として導入するようにしましょう。

もちろん誤送信バスターを導入したからと言って完全に安心ではありませんので、誤送信をしてしまわないように自身でしっかりと自覚を持ち、気をつけておくことが大切です。

誤送信は防ぐことが出来る

誤送信してしまった時のお詫びや誤送信への対策方法、誤送信メールに返信すべきかや誤送信バスターについてご紹介しましたが、誤送信はどれだけ気をつけていてもふとした表紙に起こってしまうミスです。

しかし起こってしまうからとは言え、対策を諦めてはいけません。ミスが起こってしまうのは仕方のない部分もありますが、対策を重ねれば誤送信を起こしてしまう可能性を極限まで低くすることが出来ます。誤送信の対策は一つではありませんので、複数を重ねてより完璧に対策していくことが大切です。

誤送信はビジネスの中でも致命的なミスになりますので、しっかりと気をつけて誤送信を起こしてしまわないようにしましょう。

初回公開日:2017年10月02日

記載されている内容は2017年10月02日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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