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ビジネスメールの書き方と例|連名/追伸/お礼/社内

更新日:2020年07月11日

ビジネスメールは、仕事をする上でとても重要なアイテムの一つです。このビジネスメールの書き方には、基本的なルールが存在するのをご存知ですか。ここでは、ビジネスメールの書き方や基本的なルール、例文についてご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

基本のビジネスメールの書き方・例文

ビジネスメールは、仕事上必要なアイテムです。最近は、仕事上の資料のやり取りもメールで行います。その際にもビジネスメールの基本を知っていると役立つことが多いので、ご参照ください。

ビジネスメールの書き方-基本形

ビジネスメールの基本を見ていきます。ビジネスメールの本文には、あいさつ、誰であるか、本題(用件)が入り、結びの文章といった要素が必要です。

ビジネスメールの基本形-題名

ビジネスメールは必ず題名を入れましょう。人によっては、メールの題名によって急ぎの用件を判断して、読むのを後回しにする場合もあるので、自分の用件や誰であるかをわかるような題名にすればより良いでしょう。ビジネスメールの題名の書き方例が以下になります。

<ビジネスメールの題名 例>
・「○○社より、△△の件のご相談」
・「△△社 ○○参考資料送付」
・「○月○日の打ち合わせの件」

受信一覧で短めに表示されるときに途中で切れて表示されてもわかるような、短くわかりやすい題名にします。

ビジネスメールの基本形-あいさつ

ビジネスメールには、最初にあいさつが必要です。例えば、ビジネスメールの書き方例文としてのあいさつが以下になります。

<あいさつの例文>
お世話になっております。株式会社○○の△△課××です。

基本的には、このようなあいさつになりますが、初めてメールするのであれば、「初めまして。これからお世話になります、△△課○○です。」や、久しぶりであれば「ご無沙汰しております」など、その時々に応じて文言は変えたほうが良いでしょう。

また、時候の挨拶(秋も深まり、肌寒い毎日ですが、など)も使いこなせれば、より良い印象を与えることができるでしょう。

ビジネスメールの基本形-結びの文

ビジネスメールの場合は、本文が終わったらそれで終わりではありません。必ず、結びの文で終わるようにしなければなりません。ビジネスメールの書き方で、結びの文の例文が以下になります。

<結びの文の例文>
・今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
・引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
・お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

 これらが、よく使われる結びの文のフレーズになります。

ビジネスメールの基本形-宛名

ビジネスメールの宛名は、会社名、部署名、役職名、名前、敬称を必ず書きます。役職名や字の間違いは、非常に失礼にあたるので、事前にきちんと確認するようにしましょう。宛名の書き方例が以下になります。

<宛名の例>
○○株式会社○○開発部 部長 △△△△様

ビジネスメールの書き方・例文-連名その1

ビジネスメールで宛先が複数となる場合は、書き方として、相手先の名前を書く場合にどんなところに気をつけなければならないでしょうか。連名の宛先を書く場合の書き方には注意点があります。

相手先が同じ会社
連名で送る相手が同じ企業にいる場合は、連名の順序に気をつけましょう。ここで順番に気をつけなければならないのは、相手先の役職です。例え、その用件の担当者がBさんであったとしても、Bさんの上司のAさんより先に書かなければなりません。

ちなみに、ccで知らせる場合は特に不要ですが、上司にもメールを送らなければならないという場合は、上の役職の方から宛先に書くようにします。もし、同じ役職の方が複数人いた場合は、その用件に関わりの深い順に宛先に書くようにしましょう。

ビジネスメールの書き方・例文-連名その2

複数の会社
連名で送る会社が複数に渡っている場合は、送る側との関係性で考えます。例えば、A社とB社に同じメールを送る場合に、関係性が深かったり、取引規模が大きい方を先に書くようにします。

送る側との関係性が同列の会社であるという場合は、あまり気にしないでも良いですが、その場合はあいうえお順など法則に沿っていたほうが良いでしょう。

ビジネスメールの書き方・例文-追伸

ビジネスメールの書き方として、基本的に追伸として本文に追加して送ることはマナー違反です。ビジネスメールは、仕事上のメールなので、手短に要点を伝えることが重要だからです。要点が本文と追伸に分かれていると、後で混乱を招くことになりかねないということから、ビジネスメールは1つの用件は1つのメール内で送りましょう。

ただし、関係性によっては、相手への気遣いなどで追伸を送っても良いでしょう。例えば、本件を送ってから、「お忙しいとは思いますが、たまには息抜きにお食事でもいかがですか」とか「寒い日が続きますが、風邪などひかないようにお気を付けください」などの追伸を付け加えます。しかし、これも関係性が深い間柄だけのことで、あまり親しくない人や上司にあたる人に追伸を送ることは避けたほうが良いです。

ビジネスメールの書き方・例文-返信

ビジネスメールの書き方として、返信には、いくつかの注意点があります。

ビジネスメールの返信「Re:」

ビジネスメールの書き方として、受信したメールに対して返信しようとすると、自然に「Re:」が付いてきますが、これはそのまま返信するようにします。この「Re:」がついたタイトルの方が、相手もどのメールに対する返信なのかが一目でわかるからです。

また、複数人がそのメールに関わっているような場合は、タイトルの最後に社名、氏名などを付け足すようにします。そうすれば、相手が複数人宛に出していたとしても、誰からの返信かがすぐにわかります。ただし、「Re:」は繰り返しやり取りすると増えていくので、2回目以降は「Re:」が一つになるようにして返信しましょう。

ビジネスメールの返信-抜粋の引用

ビジネスメールの書き方として大切なことに、スピードが求められるという点があります。また、相手からのメールに対してのこちらからの回答のみでは誤解や間違いのもとになる可能性が高いので、相手から受信したメールの内容をそのまま残して、それに対しての答えを書き足した形で返信すると、スピードも早く誤解のない返信ができます。

もし、相手からのメールが長文だった場合は、返信に関わる部分のみを抜粋引用して、それに回答するようにして返信すると、相手にもわかりやすいでしょう。

初回公開日:2017年10月24日

記載されている内容は2017年10月24日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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