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内定先へのメールの書き方と例文・正しい件名の付け方

初回公開日:2017年11月14日

更新日:2020年05月26日

記載されている内容は2017年11月14日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

内定先へのメールってどうやって返したら良いの?最低限押さえておきたいマナーと、内定先へのメールの仕方をお教えします。例文があるので定型文として使えば簡単に内定先にメールを返すことができますよ。これで就職活動も気持ちよく終われます!

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内定先へのメールの書き方と例文

せっかく内定をもらったのであれば、印象よく就職したいと思うのが常です。そのためには、就職が始まるまでの内定先との、メールでのやりとりが重要となっていきます。でもどんな風にメーリングしたらいいかわからない、なんていう方もおおいのではないでしょうか。

今回はそんなときに使える、内定先へのメールの例文をご紹介します。参考にしていい印象をあたえてください。

書き出し

内定先へのメールの書き出しは、定型文があります。

まず、始めに内定先のメールを送りたい相手の社名と部署と名前を書きましょう。

例:◯◯◯株式会社 人事部 □□□(内定先の担当者氏名)様

これは外せません。書き忘れないように気をつけてください。

締め

締めの分も簡単な定型文が必要です。

それは自分の情報を記載するということです。氏名、所属(大学名など)、メールアドレス、電話番号を定型文に登録しておきましょう。

例:◯◯◯(氏名)□□□大学 □□□部在学中 aaaaa@bbb.co.jp 090-000-0000

件名

件名は、相手にどのような内容のメールか、ひとめで分かるような内容に、することが重要です。

たとえば、「先日の説明会について」ですとか、「来月の面接について」などです。

宛名

宛名は、最近のメールソフトは、自分がアドレス帳に登録している名前がそのまま相手に伝わってしまうことがあるので、注意が必要です。

社名プラスフルネーム、様付けをしておくと良いでしょう。失礼の無いような宛名にすることが必要です。

内定先への質問メールの例文とポイント

内定先に質問がしたいときのメールの例文とポイントをお教えします。

確認

確認事項がある際は、明確に記載するようにしましょう。分かりにくい表現は避けてください。

例:

件名:説明会日程の確認

本文:◯◯◯株式会社 人事部 □□□(氏名)様

平素より大変お世話になっております。

◯◯◯大学、△△△(氏名)でございます。

◯月◯日に迫って参りました、御社説明会についてのご確認です。

受付開始時間は13時からで変更はありませんでしょうか?

お忙しいとは思いますが、ご回答の程何卒よろしくお願いいたします。

◯◯◯大学、△△△(氏名)、aaaaa@bbb.co.jp 090-000-0000

日程

日程の確認はとても大切です。とくに面接や面談の日程確認は確実にしておきましょう。

例:

件名:面接日の確認

本文:◯◯◯株式会社 人事部 □□□(氏名)様

平素より大変お世話になっております。

本日は面接日の日程の確認をさせていただきたくご連絡いたしました。

面接は、◯月◯日 13時から御社2階にて、で変更はないでしょうか?

お忙しいとはおもいますが、ご回答の程よろしくお願いいたします。

□□□(氏名)◯◯◯大学 ◯◯◯部在学中 aaaaa@bbb.co.jp 090-000-0000

内定先へメールで連絡をする際の例文と注意点

シーン別の内定先へのメールの例文と注意点を紹介します。

研修参加

研修に参加する意思を伝えるときの内定先へのメールを送るときの注意点と例文です。

まず、確実に相手に研修に参加する意思が伝わるように、簡潔な文章を作ることを意識しましょう。また、まだ内定先が決まっただけで、自分は外部の人間だということを忘れないようにしてください。あくまで取引先と話すつもりで、丁寧にメールしてください。

例:◯◯◯株式会社 □□□部 △△△(内定先の担当者氏名)様

お世話になっております。◯◯◯大学所属、□□□(氏名)でございます。

来月、御社にて開催される研修会に、参加させていただきたく、ご連絡致しました。

詳細をお教えいただけますと幸いです。

お忙しいとはおもいますが、何卒よろしくお願いいたします。

□□□(氏名)◯◯◯大学 ◯◯◯部在学中 aaaaa@bbb.co.jp 090-000-0000

欠席

欠席を伝えるメールは、送りにくいとは思いますが、はっきりと意思を伝えることが必要です。

例:◯◯◯株式会社 □□□部 △△△(内定先の担当者氏名)様

平素より大変お世話になっております。

□□□大学所属、◯◯◯(氏名)でございます。

来月開催される説明会ですが、どうしてもスケジュールが調整できず、欠席させていただきたくご連絡致しました。

せっかくいただいた機会なのに申し訳ありません。とても残念に思っております。

本来ならば、直接お伺いしてご挨拶させていただくべきところを、メールにてのご連絡になってしまい、大変申し訳ありません。

なにとぞご容赦くださいませ。

それでは、また改めてご挨拶させていただきます。

よろしくお願い致します。

◯◯◯(氏名) □□□大学 □□□部 aaaaa@bbb.co.jp 090-000-0000

アドレス変更

内定先と連絡を取るようになってから、メールアドレスが変わってしまったときは、すぐに連絡しましょう。行き違いになってしまい、大切なメールが届いていなかったり、受け取れなかったら大変なことになってしまいます。

例:

件名:メールアドレス変更のご連絡

本文:◯◯◯株式会社 □□□部 △△△(内定先の担当者氏名)様


平素より大変お世話になっております。

◯◯◯大学所属、□□□(氏名)でございます。

ご連絡を取らせていただいている、メールアドレスが変わりましたので、ご連絡させていただきます。

旧アドレス:aaaaa@bbb.co.jp
新アドレス:bbbbb@ccc.co.jp

◯月◯日以降にご連絡をいただいておりました場合、お手数ですが受信できていない可能性がありますので、再送していただけますと幸いです。

申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。

□□□(氏名) ◯◯◯大学 ◯◯◯部 bbbbb@ccc.co.jp 090-000-0000

転居

転居した場合も、内定先の担当者にすぐに連絡をしましょう。

例:

件名:転居のお知らせ

本文:◯◯◯株式会社 □□□部 △△△(内定先の担当者氏名)様

平素より大変お世話になっております。

◯◯◯大学所属、□□□(氏名)でございます。

この度は転居いたしましたのでご連絡させていただきました。

旧住所:東京都世田谷区aaa町1-2-3 えーびーしーハイツ111号室

新住所:東京都杉並区bbb町4-5-6さんかくまるマンション555号室

今後の書類などの送付先は新住所までよろしくお願いいたします。

お手数をおかけして、申し訳ありません。

よろしくお願いいたします。

□□□(氏名) ◯◯◯大学 ◯◯◯部 bbbbb@ccc.co.jp 090-000-0000

内定先への卒業確定メール

卒業が確定したということは、確実に就職できるということです。大切なことなので、決まったら内定先へすぐに連絡を入れましょう。

例:

件名:卒業決定のご挨拶

本文:◯◯◯株式会社 □□□部 △△△(内定先の担当者氏名)様

平素より大変お世話になっております。

◯◯◯大学、□□□(氏名)でございます。

本日は、大学の卒業が確定いたしました事を、ご報告させていただきます。

おかげさまで本日、大学の卒業が確定いたしました。これもひとえに△△△(内定先の担当者氏名)様のご指導のお陰でございます。

勤務が開始いたしましたら、御社の礎の一端になれますように努力して行く所存です。

今後とも誤指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。

本来ならば、直接お伺いしてご挨拶させていただくベきところ、メールにてのご挨拶になってしまい、何卒ご容赦くださいませ。

それでは、今後ともよろしくお願いいたします。

□□□(氏名) ◯◯◯大学 ◯◯◯部 bbbbb@ccc.co.jp 090-000-0000

内定先への挨拶メールの例文とポイント

季節のイベントごとの挨拶メールの内定先には送っておいた方が良いでしょう。今回はそんな挨拶メールの例文とポイントをお教えいたします。

喪中

喪中のときは年賀の挨拶などを辞退したりしますが、内定が決まった段階では、まだ通常通り年賀状を出すか、寒中見舞いをだすかで大丈夫です。

就職している場合は、社内メールなどで周囲が喪中なことを周知していますが、内定が決まった段階では、まだ他人です。公私を完全に分けるという強い意志があるのなら、内定先には通常通り年賀の挨拶を出しましょう。

気持ち的に出せない場合は、寒中見舞いを出して、内定先からいただいた、年賀の挨拶について感謝を申し出るのが良いでしょう。

内定先へのお願いメールの例文と注意点

どうしてもなにか内定先へお願いをしたいことが合った際もメールで連絡をしなくては行けません。電話より、記録にのこるので、メールの方が向いています。

はっきりと明言するように意識してください。回りくどい言い方はよくありません。

日程変更

例:

件名:日程変更のお願い

本文:◯◯◯株式会社 □□□部 △△△(内定先の担当者氏名)様

平素より大変お世話になっております。

本日は面談の日程を変更していただきたく、ご連絡いたしました。

大変申し訳ないのですが、どうしても大学のスケジュールが調整できず、ご変更をお願いしたい所存です。

ご検討の程よろしくお願いいたします。

□□□(氏名) ◯◯◯大学 ◯◯◯部 bbbbb@ccc.co.jp 090-000-0000

催促

例:

件名:先日のご回答のご確認

本文:◯◯◯株式会社 □□□部 △△△(内定先の担当者氏名)様

平素より大変お世話になっております。

本日は先日お送りした◯◯◯についてのご返答の確認をさせていただきたくご連絡いたしました。

すでにご返信いただいている場合は、申し訳ありません。

当方で確認できておりませんので、大変お手数ですが、△△△(内定先の担当者氏名)様
にも再度ご確認いただきたく思います。

何卒よろしくお願いいたします。

□□□(氏名) ◯◯◯大学 ◯◯◯部 bbbbb@ccc.co.jp 090-000-0000

内定先へのお礼メールの例文とポイント

内定先へのお礼メールは24時間以内に送るようにしましょう。早ければ早い方がいいです。

研修

例:

件名:先日の研修の御礼

本文:◯◯◯株式会社 □□□部 △△△(内定先の担当者氏名)様

平素より大変お世話になっております。

先日は研修会にて大変お世話になりました。

とても勉強になり、社会人としての心構えも学ぶことができました。

今後とも誤指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。

尽力して参ります。

それでは、メールにて御礼のほどご容赦ください。

失礼いたします。

□□□(氏名) ◯◯◯大学 ◯◯◯部 bbbbb@ccc.co.jp 090-000-0000

懇談会

例:

件名:先日の懇談会の御礼

本文:◯◯◯株式会社 □□□部 △△△(内定先の担当者氏名)様

平素より大変お世話になっております。

先日は懇談会にて大変お世話になりました。

△△△(内定先の担当者氏名)様のおかげで、ほかの参加者様とも打ち解けることができ、ますます社会人への希望で胸がいっぱいです。

今後とも誤指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。

それでは、メールにて御礼のほどご容赦ください。

失礼いたします。

□□□(氏名) ◯◯◯大学 ◯◯◯部 bbbbb@ccc.co.jp 090-000-0000

内定先へのお詫びメールの例文と注意点

なにか不手際があった際は、素直に認めて、謝罪を迅速にいれるべきです。かざった言葉は不要です。ストレートに謝罪するようにしましょう。

誤送信

例:

件名:誤送信のお詫び

本文:◯◯◯株式会社 □□□部 △△△(内定先の担当者氏名)様

平素より大変お世話になっております。

先ほどは、メールを誤送信してしまいました。

申し訳ありません。

今後はこのようなことが無いように注意いたします。

このメールに返信は不要です。

何卒よろしくお願いいたします

□□□(氏名) ◯◯◯大学 ◯◯◯部 bbbbb@ccc.co.jp 090-000-0000

遅れ

例:

件名:説明会参加について

本文:◯◯◯株式会社 □□□部 △△△(内定先の担当者氏名)様

平素より大変お世話になっております。

返信が遅くなり大変申し訳ありません。

説明会、ぜひ参加させていただけたらと思います。

今後はこのようなことが無いように注意いたします。

何卒よろしくお願いいたします。

□□□(氏名) ◯◯◯大学 ◯◯◯部 bbbbb@ccc.co.jp 090-000-0000

留年

例:

件名:留年のご報告

本文:◯◯◯株式会社 □□□部 △△△(内定先の担当者氏名)様

平素より大変お世話になっております。

この度はわたくしの留年についてご報告させていただきます。

恥ずかしい限りではありますが、留年いたします事によって、内定を辞退させていただきます。

△△△(内定先の担当者氏名)様にはたくさんのご教授を賜りましたこと、あらためて御礼申し上げます。

末尾にはなりますが、御社のますますのご発展と皆様のご健勝をお祈りいたします。

何卒よろしくお願いいたします。

□□□(氏名) ◯◯◯大学 ◯◯◯部 bbbbb@ccc.co.jp 090-000-0000

就活メールで使える好印象を与える署名の文例

就活のメールで好印象を与えれば、就職した後も好印象で勤務を開始することができます。そのためには、メールの最後に記載する署名も大切です。以下のことに気をつけて署名を作成してみてください。


・氏名

氏名にはふりがなを付け足しておくと良いでしょう。

・大学、学部、学科、学年

学部などは省略せず、正式名称を記載しましょう。

・メールアドレス

メールアドレスは、パソコンのものを使用し、アドレスはシンプルに氏名などを利用したものにしましょう。

・郵便番号

・住所

・電話番号

電話番号は、必ず最新のもので、連絡がつくものを記載しましょう。すぐに連絡がつく時間帯も記載しておくと親切です。

内定先へのメールは印象よく

内定先へのメールは、緊張してしまいがちですが、定型文を使えば簡単に欠くことができます。

内容もさることながら、返信速度も重要です。24時間以内に連絡を返すようにすれば、さらに印象がよくなります。きちんとした連絡が、すぐにとれない場合は、その旨だけでも「改めてご連絡いたします」と、すぐに連絡しましょう。

以上のことをふまえて、内定先へ印象のいいメールを返すようにしてください。そうすれば、勤務が始まったときにも快く迎え入れてもらえるでしょう。

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