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取引先へのメールの送り方とマナー|お礼/退職/年賀状/挨拶

初回公開日:2017年11月11日

更新日:2020年06月03日

記載されている内容は2017年11月11日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

取引先とのやりとりはビジネスマナーに沿った形で行わなければなりません。取引先へのメールにおいても一定ルールがあるため、きちんとビジネスマナーを身につけておく必要があります。今回は、取引先とのメールや付き合い上のマナーについてご紹介させて頂きます。

取引先へのメールの送り方

新しく決まった取引先や初めて送る挨拶メールなどビジネスマナーをしっかりと身に着けておかないといけない取引先へのメールのやりとりは、失礼のないようにしないといけません。下記では、シーン別に合わせた取引先へのメールの送り方を実例を挙げてご紹介いたします。

取引先へ初めてメールを送る際の注意点とは?

取引先へ初めて送るメールは、注意を払って文面を考えるのが一般的です。具体的な書き方をご紹介する前に注意すべきポイントをご紹介します。

内容と送信者を件名に記載する

ビジネスシーンにおいては、一日に多くのメールのやりとりを行います。そのため、メールの件名を見て重要度を判断し、開封をすぐに行うかどうかを判断するケースが多いです。初めて送る取引先へのメールでは、先方が見落としてしまわないようにきちんと件名に送信者とメールの内容を記載するのが重要です。

・取引先の担当者名が特定できない場合:例 〇〇株式会社 御中 もしくは、〇〇株式会社 総務部 御中

・取引先の担当者名が特定できる場合:例 〇〇株式会社 〇〇様 もしくは、〇〇株式会社 営業部 〇〇様

この際の注意点は「御中」と「様」を併用しないことです。宛名が二重となるため不自然となります。

件名に記載する書き出し方

メールの件名の書き出し方は、以下となります。

例:はじめてご連絡させていただきます もしくは、はじめまして〇〇会社 〇〇部 〇〇と申します

件名の例文は以下となります。

例:はじめてご連絡させて頂きます。〇〇会社 〇〇部 〇〇と申します。〇〇の件でメールを致します。

メールの要件は最初に記入する

初めてのメールは、どうしても開封の優先順位が下がってしまいます。シンプルで簡潔な文面を心掛け、取引先にメール確認の負担を掛けないのがビジネスマナーと言えます。段落をつけて読みやすい内容にすること、用件は箇条書きにして伝えたい用件をまとめることなど工夫してメールを作成しましょう。

取引先とのメール例

実用的な取引先とのメール例をご紹介します。

挨拶のメール例

取引先に送信する挨拶メールの内容は多種多彩です。下記では、新規の取引先への挨拶メールと後任の挨拶メールをご紹介します。

新規の取引先への挨拶メール例

〇〇株式会社 〇〇部 御中
はじめてご連絡をさせて頂きます、〇〇株式会社〇〇部〇〇と申します。弊社は、〇〇ツールを提供している会社です。貴社の〇〇事業にきっとお役に立てると思いご連絡をさせて頂きました。〇〇ツールにご興味を頂けそうでございましたら、ぜひ貴社へご説明に伺わせて頂きます。

ご多忙の中お手数ではございますが、下記までご連絡を頂ければ幸いと存じます。何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇株式会社 〇〇部
〇〇 〇〇
〒〇〇〇-〇〇〇〇
東京都〇〇市〇〇町〇〇―〇
TEL 〇〇〇-〇〇〇
メール 〇〇〇〇

前任者からの引継ぎを行ったことを知らせる取引先へのメール例

〇〇株式会社 〇〇部 
〇〇様

平素より格別のご愛顧を賜りまして、誠にありがとうございます。〇〇株式会社〇〇部にて営業を担当しております〇〇と申します。この度、〇〇月〇日を持ちまして前任の〇〇に代わりまして貴社を担当させていただくことになりましたため、ご挨拶をさせて頂きました。

至らぬ点もあるかと存じますが、前任者同様にご指導を賜りますよう、何卒よろしくお願いいたします。後日改めましてご挨拶にお伺いいたしますので、取り急ぎメールにてご連絡をさせて頂きました。今後とも何卒よろしくお願いいたします。

〇〇株式会社 〇〇部
〇〇 〇〇
〒〇〇〇-〇〇〇〇
東京都〇〇市〇〇町〇〇―〇
TEL 〇〇〇-〇〇〇
メール 〇〇〇〇

お礼のメール例

取引先へ送るお礼のメールは、感謝の気持ちを伝えるツールです。感謝の気持ちを伝えるには、タイミングがとても重要です。お礼のメールを送るタイミングは、当日もしくは遅くとも翌日までにメールを送りましょう。

また、先方にお世話になった旨を率直な言葉で、ストレートに伝えることで相手にも気持ちが伝わりやすくなります。下記では、取引先へのお礼のメールの例をご紹介します。

取引先への打ち合わせのお礼メールの例

〇〇株式会社 〇〇部 
〇〇 〇〇 様

いつもお世話になっております。〇〇株式会社 〇〇部の〇〇です。本日は、お忙しいところお時間を割いて頂きまして誠にありがとうございました。これから御社のご要望に沿った形で共同促進プロジェクトを進めていきたいと存じます。次回の打ち合わせでは、新しい計画をご提案できればと考えております。今後とも何卒よろしくお願いいたします。

〇〇株式会社 〇〇部
〇〇 〇〇
〒〇〇〇-〇〇〇〇
東京都〇〇市〇〇町〇〇―〇
TEL 〇〇〇-〇〇〇
メール 〇〇〇〇

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