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取引先へのメールの送り方とマナー|お礼/退職/年賀状/挨拶

初回公開日:2017年11月11日

更新日:2017年11月11日

記載されている内容は2017年11月11日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

取引先とのやりとりはビジネスマナーに沿った形で行わなければなりません。取引先へのメールにおいても一定ルールがあるため、きちんとビジネスマナーを身につけておく必要があります。今回は、取引先とのメールや付き合い上のマナーについてご紹介させて頂きます。

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取引先へのメールの送り方

新しく決まった取引先や初めて送る挨拶メールなどビジネスマナーをしっかりと身に着けておかないといけない取引先へのメールのやりとりは、失礼のないようにしないといけません。下記では、シーン別に合わせた取引先へのメールの送り方を実例を挙げてご紹介いたします。

取引先へ初めてメールを送る際の注意点とは?

取引先へ初めて送るメールは、注意を払って文面を考えるのが一般的です。具体的な書き方をご紹介する前に注意すべきポイントをご紹介します。

内容と送信者を件名に記載する

ビジネスシーンにおいては、一日に多くのメールのやりとりを行います。そのため、メールの件名を見て重要度を判断し、開封をすぐに行うかどうかを判断するケースが多いです。初めて送る取引先へのメールでは、先方が見落としてしまわないようにきちんと件名に送信者とメールの内容を記載するのが重要です。

・取引先の担当者名が特定できない場合:例 〇〇株式会社 御中 もしくは、〇〇株式会社 総務部 御中

・取引先の担当者名が特定できる場合:例 〇〇株式会社 〇〇様 もしくは、〇〇株式会社 営業部 〇〇様

この際の注意点は「御中」と「様」を併用しないことです。宛名が二重となるため不自然となります。

件名に記載する書き出し方

メールの件名の書き出し方は、以下となります。

例:はじめてご連絡させていただきます もしくは、はじめまして〇〇会社 〇〇部 〇〇と申します

件名の例文は以下となります。

例:はじめてご連絡させて頂きます。〇〇会社 〇〇部 〇〇と申します。〇〇の件でメールを致します。

メールの要件は最初に記入する

初めてのメールは、どうしても開封の優先順位が下がってしまいます。シンプルで簡潔な文面を心掛け、取引先にメール確認の負担を掛けないのがビジネスマナーと言えます。段落をつけて読みやすい内容にすること、用件は箇条書きにして伝えたい用件をまとめることなど工夫してメールを作成しましょう。

取引先とのメール例

実用的な取引先とのメール例をご紹介します。

挨拶のメール例

取引先に送信する挨拶メールの内容は多種多彩です。下記では、新規の取引先への挨拶メールと後任の挨拶メールをご紹介します。

新規の取引先への挨拶メール例

〇〇株式会社 〇〇部 御中
はじめてご連絡をさせて頂きます、〇〇株式会社〇〇部〇〇と申します。弊社は、〇〇ツールを提供している会社です。貴社の〇〇事業にきっとお役に立てると思いご連絡をさせて頂きました。〇〇ツールにご興味を頂けそうでございましたら、ぜひ貴社へご説明に伺わせて頂きます。

ご多忙の中お手数ではございますが、下記までご連絡を頂ければ幸いと存じます。何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇株式会社 〇〇部
〇〇 〇〇
〒〇〇〇-〇〇〇〇
東京都〇〇市〇〇町〇〇―〇
TEL 〇〇〇-〇〇〇
メール 〇〇〇〇

前任者からの引継ぎを行ったことを知らせる取引先へのメール例

〇〇株式会社 〇〇部 
〇〇様

平素より格別のご愛顧を賜りまして、誠にありがとうございます。〇〇株式会社〇〇部にて営業を担当しております〇〇と申します。この度、〇〇月〇日を持ちまして前任の〇〇に代わりまして貴社を担当させていただくことになりましたため、ご挨拶をさせて頂きました。

至らぬ点もあるかと存じますが、前任者同様にご指導を賜りますよう、何卒よろしくお願いいたします。後日改めましてご挨拶にお伺いいたしますので、取り急ぎメールにてご連絡をさせて頂きました。今後とも何卒よろしくお願いいたします。

〇〇株式会社 〇〇部
〇〇 〇〇
〒〇〇〇-〇〇〇〇
東京都〇〇市〇〇町〇〇―〇
TEL 〇〇〇-〇〇〇
メール 〇〇〇〇

お礼のメール例

取引先へ送るお礼のメールは、感謝の気持ちを伝えるツールです。感謝の気持ちを伝えるには、タイミングがとても重要です。お礼のメールを送るタイミングは、当日もしくは遅くとも翌日までにメールを送りましょう。

また、先方にお世話になった旨を率直な言葉で、ストレートに伝えることで相手にも気持ちが伝わりやすくなります。下記では、取引先へのお礼のメールの例をご紹介します。

取引先への打ち合わせのお礼メールの例

〇〇株式会社 〇〇部 
〇〇 〇〇 様

いつもお世話になっております。〇〇株式会社 〇〇部の〇〇です。本日は、お忙しいところお時間を割いて頂きまして誠にありがとうございました。これから御社のご要望に沿った形で共同促進プロジェクトを進めていきたいと存じます。次回の打ち合わせでは、新しい計画をご提案できればと考えております。今後とも何卒よろしくお願いいたします。

〇〇株式会社 〇〇部
〇〇 〇〇
〒〇〇〇-〇〇〇〇
東京都〇〇市〇〇町〇〇―〇
TEL 〇〇〇-〇〇〇
メール 〇〇〇〇

災害見舞いに対するお礼メールの例

〇〇株式会社 〇〇部
〇〇 〇〇様

平素より暖かいお引き立てを頂戴頂きまして、誠にありがとうございます。〇〇株式会社〇〇部の〇〇 〇〇です。さて、先日〇月〇〇日の水害に際しまして、お心のこもったお見舞いを頂戴いたしまして、心よりお礼を申し上げます。

現在では、ガスや電気、通信もおおむね復帰しております。弊社も一部床上浸水の被害を受けましてが、幸い大事には至っておりません。〇月〇〇日には、業務全般を再開する予定でございます。

今後とも皆様の温かい励ましにお応えできるように社員一同邁進したいと思います。まだまだご不便をお掛けいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。まずは、取り急ぎお礼を申し上げます。

〇〇株式会社 〇〇部
〇〇 〇〇
〒〇〇〇-〇〇〇〇
東京都〇〇市〇〇町〇〇―〇
TEL 〇〇〇-〇〇〇
メール 〇〇〇〇

退職のメール例

今までお世話になった取引先や、関係者の方々に退職にあたっての感謝の気持ちを伝える挨拶メールをご紹介します。退職の挨拶メールは、退職をする日程が決まっている場合は取引先に退職日や退職をしたのちの対応、後任者の連絡先を伝える必要があります。

また、退職の挨拶メールはBCCで一斉に送信するのではなく宛名を個別にして、それぞれ取引先や相手に合わせたメッセージを添えると印象がよくなります。メール送ることは少々手間ではありますが、取引先や相手への感謝の気持ちを伝える姿勢が大切です。

退職の挨拶メールは、あくまで略儀なため後日取引先や先方に直接挨拶に伺うことを忘れずに行いましょう。

退職の挨拶メールの例

〇〇株式会社 〇〇部
〇〇 〇〇様

平素より大変お世話になっております。〇〇株式会社〇〇部の〇〇です。私事で大変恐縮ではございますが、この度〇〇月〇日を持ちまして〇〇株式会社を退職することになりました。

〇〇様には、いつも温かいご支援とご指導を賜りまして心より感謝を申し上げます。この場をお借りしてお礼を申し上げます。誠にありがとうございました。末筆ながら、〇〇様の益々のご活躍とご発展をお祈り申し上げます。

〇〇株式会社 〇〇部
〇〇 〇〇
〒〇〇〇-〇〇〇〇
東京都〇〇市〇〇町〇〇―〇
TEL 〇〇〇-〇〇〇
メール 〇〇〇〇

取引先の人と恋愛するのはあり?

仕事をしている中で個人的な恋愛事で会社に損失を与えることがあってはなりません。リスクを避けるためにも、取引先と恋愛するのはできるだけ避けることをおすすめします。とは言っても、取引先の担当者とやりとりをしていく中で、心ときめく瞬間が絶対にないとは言い切れません。

仕事だからといって、取引先の担当者にアプローチをせずに諦めがつくとは限りません。取引先の担当者に恋愛感情を抱いてしまったときは、担当者が既婚かどうか、お付き合いしている相手がいるかどうかを確認しましょう。取引先の担当者がフリーであれば問題はありません。取引先の担当者に特定の相手がいるときは、何事もなかったかのように接すると良いです。

取引先と付き合う上でのマナー

取引先と付き合う上でのマナーは、シチュエーションによってそれぞれ異なります。下記では、シチュエーション別に取引先とのお付き合いのマナーをご紹介いたします。

年賀状は発送するのか?

取引先に年賀状を送るのかどうか悩みます。取引先の企業に送る場合の年賀状であれば取引先の担当者のみで問題はありません。年賀状を用意する際に、社名の後に担当者が一言メッセージを手書きで添えると心配りを感じられてなお良いです。

ただし、同じ取引先に何枚も年賀状を送るのはマナー違反となるため、会社の上司や同僚と被らないように確認をしておくと良いです。一緒に年賀状を発送する場合は、連名にして送ると良いです。

挨拶の注意点

ビジネスシーンにおいては初対面の方と挨拶をすることはとても重要な事です。取引先との挨拶は、会社を代表して挨拶をするという事です。取引先のお相手にはっきりと聞こえる声で挨拶を行います。その際は、無表情ではなく笑顔で挨拶を行いましょう。挨拶が気持ち良いと感じて頂けます。

挨拶を行う時は、先方の顔を目でしっかりと見て行いましょう。先方と目が合ってから挨拶を行う事で、タイミングよく挨拶を行うことができます。挨拶の後は、お辞儀を行います。丁寧な挨拶となり目上の方にも失礼のない挨拶となります。

香典の相場とは?

取引先への香典は、自身の立ち位置や関係性によって香典金額が異なります。取引先の社長や重役の場合、香典の金額は必然的に高くなってしまいます。50万円といった高額な金額を包むのも失礼となります。最高でも香典は10万円までが相場となります。

【香典金額の相場】
・取引先の社長 3万円前後
・取引先の担当者 1万円前後
・取引先の社長の親族 2万円前後

取引先との飲み会はどうすればよいか?

ビジネスシーンにおいて、取引先やお客様とお付き合いの一つとして飲み会に参加する機会があります。取引先との飲み会の目的は、皆さんに気持ちよく飲んでいただいて帰宅して頂くことです。気持ちよく飲んでいただけるように気配りをすることが大切です。取引先との飲み会は、仕事の延長であることを忘れてはいけません。

取引先との飲み会の注意点

・お酒の量はほどほどに抑えておく:友達との飲み会とは異なります。取引先との飲み会なので、自身のペースでお酒を飲みたいのを我慢して普段の6~7割のペースで抑えて飲みましょう。

取引先がお酒好きであれば喜んでいただけるかも知れませんが、一般的にはお酒をたくさん飲む人には好印象を抱きません。目立たない程度に飲むのが鉄則です。

・はじけすぎない:お酒の席だから、ビジネス以外の話をして親睦を深めることができるのは良い点ではありますが、お酒の勢いではじけすぎてしまっては、台無しです。最低限の節度を守ることを心掛けましょう。特に、会社内の不満や社員の噂話などは取引先に話す内容ではありません。

・接待をする意識で飲み会に参加をする:取引先との飲み会では、メニューを渡したり、注文を聞いたりと全体に注意を払うことを心掛けましょう。

結婚祝いはどうすればよいか?

結婚祝いは、結婚式や入籍から一か月以内に贈るのが一般常識です。取引先の結婚式に参列される場合は、結婚式の料理や引き出物の金額を差し引いた金額がお祝いの金額となるため、「3万円」を贈ると良いです。

結婚式に参列されない場合は、結婚祝いを1~2万円包みます。包む金額は、縁起の悪いとされる「4」「9」は避けます。「2」は、ふたつというカップルの意味をしているので問題はありません。それ以外の偶数の数字は、割れる数字のためお祝い金額としては好ましくありません。

手土産はどう渡す?

取引先に手土産を持参する場合、担当者にお土産を手渡しします。担当者が2名以上いる場合は、上司である上座にいる方に手土産を手渡しします。

手土産を渡すタイミングは、取引先との関係性などもあるのでケースによって臨機応変に対応しましょう。一般的には、部屋に通された後の挨拶後のタイミングもしくは、お礼の言葉と共に最後に渡します。

手土産は、取引先の担当者の正面に向けて手渡しをします。上司と共に取引先に伺う場合は、上司から手土産を手渡しして頂きます。会社を代表して手土産を渡すことになるので、上司を立てるのがマナーとなります。手土産を渡す際は、持ち歩き用の外袋を外して渡します。

手土産を渡すときは立った状態で渡すことが多いです。この場合、素早く外袋から手土産を出し邪魔にならないところに外袋を置きます。

取引先に転職するのはあり?

キャリアアップのために転職をすることは珍しいことではありません。しかし、取引先へ転職するとなるとリスクが伴います。中には、法律違反で訴えられるケースもあるので注意をしておきましょう

取引先への転職は自身だけではなく、企業単位で問題やトラブルへ発展しまう可能性があります。転職を行う場合、退職をする1~2か月前に会社に退職を伝えます。転職先が取引先だと告げる事によって、周りから警戒され自身も罪悪感を感じる可能性があります。

退職するまでの間、気まずい環境で働かなければならない可能性があることを覚えておきましょう。

取引先を怒らせた時の対処法

仕事をしている中で、取引先との間で失敗をしてしまうことは致命的です。一度や二度、誰しも苦い経験をしているのではないでしょうか。

取引先が怒っているときは、相手の怒りが収まるまで何も口出しをせずに話を聞きます。先方の怒りを吐き出させることによって、怒りのバロメーターを下げるためです。この際に、自身の弁解や言い訳をすると余計に怒らせてしまう原因となります。

先方の怒りが収まってきたら、タイミングを見計らって謝罪の言葉と今後の対応を述べます。取引先の気持ちを思いやり謝罪をするのがポイントと言えます。なお、取引先が怒こってしまった場合は、すぐに上司に報告するのがマナーです。

ビジネスルールを守り取引先と良好な関係を築こう

上記で、取引先とのメールのマナーについてご紹介させていただきました。取引先との関係を築くためには、ビジネスマナーを守り、先方を思いやる気持ちが大切です。良い仕事を行う上でも、お互いに気持ち良く仕事を行う上でも誠実さを忘れずに接し、取引先と良好な関係を築きましょう。

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