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アポイントのメールの書き方・返信の仕方|初めて/年末/年始

初回公開日:2017年11月10日

更新日:2020年03月09日

記載されている内容は2017年11月10日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

「アポイントがぜんぜん取れない」「どういうメールを送ったらいいかわからない」そんな人にぜひ読んでもらいたい記事です。メールでアポイントを取る時は最低限のマナーを守って、伝えたいことをきちんとメールにこめて送ればアポイントは取れます。

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アポイントのメールについて

アポイントとは「アポイントメント」の略で、面会や会合の約束・予約のことをいいます。「アポ」と略されることもあります。ビジネスでよく企業同士で約束をする時に使用する言葉です。

アポイントのメールの返信の仕方

時間をくれた方へのアポイントのお礼メールはとても大切です。メールを送ることによって、相手の印象に残りやすく好印象になります。アポイントお礼メールは、内容を簡潔に送ってください。ここでは、アポイントのお礼メールでとくに大切な件名について伝えていきます。

お礼メールの件名作成でいれるべき3つの項目

1つ目は用件

用件を何も書かず「お礼」だけの件名では、怪しいメールに間違えられて開いてもらえないこともあります。「OB訪問会のお礼」など具体的な用件とお礼であることが伝わる件名にしてください。また、「お礼」を「御礼」と漢字にしたほうが正式なビジネスのやり取りでは良い印象のお礼メールになります。

2つ目は氏名

氏名や会社名は件名記入時には欠かせない項目です。誰からのメールかわからない場合は開かない人がほとんどです。何回も取引のある企業ならまだしも、初めての方に対しては氏名を入れるのを忘れないでください。

3つ目は日付

氏名と同じく日付も件名記入時に欠かせない項目になります。当日すぐにメールを出すときは「本日の〇〇御礼」と記入してください。日付がたってからの場合は、「〇月〇日の〇御礼」と記入してください。日付をいれることで、送信先の相手もすぐ理解できますし、より丁寧になります。

表敬訪問で企業へのアポイントのお願いのビジネスメールの書き方

アポイントのお願いメールに書くべき内容5つ

1つ目、件名は「会社訪問のお願い(名前)」と一目でわかるように記載してください。2つ目は、誰宛てかわかるように「相手の会社名+部署」「相手の名前」からはじめます。3つ目は、そのあとに挨拶とあなたの名前を記載します。4つ目は、会社訪問したい旨とその経緯について説明します。最後は、締めの挨拶と署名を記載してください。この5つの内容に沿ってメールを作成してください。

アポイントのお願いメール作成ポイント3つ

1つ目は、絶対に企業名を間違ったり省略表記をしないこと。2つ目は、宛名は肩書きで書くこと。3つ目は、低姿勢で言葉を選び文書を作ってください。この3つを意識して作成すると、自然と印象のよいメールが作成できます。

年末・年始挨拶のアポイントのメールの書き方

年末年始は忙しいため、この時期は早めにアポイントを打診することが大切です。年末年始のアポイントメールのポイントを3つご紹介します。

一年間の活動を振り返る

最初に活動内容を簡潔に振り返ります。現在進行している取引や、プロジェクトがある場合は、それに対する感謝の気持ちでもいいです。

例文:「〇○のプロジェクトでは格別のご配慮をいただき誠にありがとうがざいました」

そうすることで、あなたと相手が良い関係であることを伝えることができます。このように、お互いに取引が継続していることを冒頭で伝えることで重要感が高まり、アポイントが取れやすくなります。

上司との同行であることを伝える

年末年始、新年の挨拶で訪問する時は、上司と一緒に訪問することをオススメします。上司と一緒に挨拶に伺うことで感謝の気持ちを伝えることができます。そして、誰と一緒に行くかを前もってメールに記載することで、相手側も誰が出席するべきか判断できます。上司が出席することで関係性を構築することができるのも年末年始の挨拶の大きな目的でもあります。

相手に配慮する表現をいれる

最後に相手に気を遣う文言をいれることです。年末年始はとても忙しいです。配慮する一言をいれるだけで、相手の受け入れる印象は大きく変わります。気を遣うことはビズネスマナーの基本です。

アポイントキャンセルのお詫びのメールの書き方

アポイントをキャンセルせざるを得なくなった場合、迷惑がかかることになります。都合が合わなくなった時点ですぐに相手に連絡をしましょう。お詫びは電話が一般的です。電話の後に再度お詫びのメールを入れるのが一番いいお詫びの仕方になります。

メールでお詫びする際は、誤字、脱字には十分注意しましょう。そして、敬語の使い方にも気を付けてください。「すいません」ではなく、「誠に申し訳ございません」にするなど細やかな敬語の使い方にも注意を払ってください。

初めてのアポイントのメールの書き方

アポイントメールを送っても断られたり、何も連絡がなかったりして落ち込む人はたくさんいます。そうならないために、初めてアポイントメール作成時にぜひ参考にしてください。

アポイントメール作成時のポイント

アポイントメールの件名のコツと例文

件名はわかりやすく短く書いてください。忙しい時や大量にメールが送られてくる人は受信メールが届いたときに、件名で判断します。なので、開かないと内容がわからない件名は不親切です。特に伝えたいことがある場合は件名の最初に記載してください。

例文:「来週の打ち合わせのご相談(〇〇会社)」

アポイントメールの宛名のコツと例文

宛名は最低限「会社名+名前(様)」は入れてください。法人格は略さずに記入することをオススメします。最初にメールを送るときは相手の名前をフルネームでいれることでより丁寧な印象になります。わかるなら部署をいれるといいです。

例文:株式会社〇〇 関東営業所 〇〇様

アポイントメールの名乗りのコツと例文

宛名の後は挨拶、名乗りが基本の形です。挨拶は「お世話になっております」が一般的です。初めてアポイントメールを送る場合は臨機応変に相手を考えて挨拶文を考えてください。部署名と名前はフルネームで名乗ってください。

例文:いつも大変お世話になっております。〇〇会社 営業部の〇〇でございます。

アポイントメールの本文のコツ

本文は要点、詳細の順番で書いていくのが基本です。「挨拶に伺いたいので日程を確認させてください」など、一行でメール内容がわかるように簡潔に書いてください。不明点が多いほどアポイントは取りにくくなります。どの程度の用件で、時間はどれくらいなのかなど相手に疑問点が残らないように具体的に書いてください。

アポイントメールの締め方のコツ

相手にメール返信以外にスケジュールの確認、会議室をとってもらうなど手間を取らせてしまうことを忘れてはいけません。「お忙しいところ恐れ入りますが」など労りの気持ちをメール内にいれてください。そうすると、相手にも気持ちが伝わり印象がよくなります。締めの挨拶文に返信を待っていますという気持ちを含ませると効果的です。

例文:ご確認の程よろしくお願い申し上げます。

面接のアポイントのメールの書き方

まず、メールは見やすく簡潔に。そのほうが思いやりを感じられるため好印象になります。そして、送信した経緯を明確に書いてください。面接のアポイントメールを送るときは相手が親しくない場合がほとんどです。誰から聞いて、何を目的かを書くことで、相手にもこちらの意図が伝わりやすくなります。

さらに相手へのメリットを伝えることで、相手も興味をもってくれ、アポイントが取れやすくなります。もちろん、面接日は相手の都合を優先し、選択しやすいように候補日をあげてください。

アポイントはメールと電話どちらで取ったほうが良いのか

アポイント取りは電話よりメールのほうがうまくいきます。なぜかというと、電話は相手が今何をしているのか、どんな気持ちでいるのかわからない状態で、土足で踏み込んでいくのと同じことです。相手の機嫌が悪い可能性もあります。電話番号とメールアドレス、両方わかる場合は、メールで連絡を取ることをオススメします。

メールのいいところは、相手が都合の良い時に読めるということだけではなく、言葉を考える時間があることです。電話だと考える時間もなければ言いなおしたりすることも難しいですが、メールだと何回も書き直しができます。その結果、相手がどう感じるか、どう受け取るかと慎重に考えられるので、相手により良い印象を与えることができます。

アポイントの確認メールの文例

確認メールの流れは、書き出し挨拶→打ち合わせのお願い→日程の提示→日程変更時の対処法→結びの挨拶となります。日時を相手が変更したい場合は相手から候補日をいただくようにお願いをします。ここで文例を紹介します。

件名:次回打ち合わせの日程のご確認
株式会社〇〇 営業部 〇〇様 いつも大変お世話になっております。(このあとに名乗ってください)。先日お約束いただきました、貴社への訪問予定日が近づいてまいりましたのでご連絡致しました。お約束の〇月〇日午前〇時に御社へ伺います。日程変更をご希望の場合は、お手数おかけしますが〇日までにわたくし〇〇までお知らせくださいませ。当日、お会いできることを楽しみにしております。何卒よろしくお願い申し上げます。署名。というかたちになります。ご自身で改行んどをして見やすいメールを送ってください。

アポイントメールで大切なこと

アポイントは相手の立場、時期により細かな気の遣いがとても大切です。そして、内容は簡潔に伝え、相手の時間をとらないスムーズなアポイントメールを送ることを意識してください。

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