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メールの返信のときのマナー・引用や件名のマナー|RE

更新日:2020年08月20日

ビジネスで使うメールには、ビジネスにふさわしいメールのマナーがあります。マナーに則ったメールは、受信者の余分な手間を省き、効率の良い仕事を提供することにもつながります。ビジネスメールのマナーを覚え、スマートなメールを送りましょう。

メールの返信のときのマナー

少し前までは、ビジネスにおいての連絡のツールは電話を使うことが一般的でしたが、スマホやタブレット端末の普及により電子メールでのやり取りが増えています。ビジネスメールには、プライベートなメールとは違うマナーがあります。正しいビジネスメールのマナーやビジネスメールの返信のマナーを理解し、失礼のないメールを送ることができるようにしておきましょう。

引用

ビジネスメールでは、引用が使われることがあります。引用とは、メールを返信する際に受信した相手のメールの本文の文面の前に引用符(>)を付け、相手のメールの文面を本文の一部としてそのまま使用します。

メールを引用する場合は、引用した文面に引用符をつけ、相手の方のメールの文面を引用していることが一目でわかるようにしておきましょう。引用した文面の下に問い合わせの内容の回答を入力すると、相手の方が自分の問い合わせた内容を自分の送信済みメールなどで確認をする手間を省くことができます。

引用を使って返信するときのマナーは、相手のメールの全文を引用しないようにしましょう。必要な部分のみを引用し、必要のない部分は削除して返信するようにしましょう。

メールの返信のときの件名のマナー

ビジネスメールの返信のときの件名にもマナーがあります。ビジネスメールでメールを返信するときには、件名を変更せずに送ることがマナーです。例えば件名に送信者の名前が入っていたとしても、名前の後ろに「さん」などの敬称などを追加せずにそのままの件名で返信します。

企業にメールを送る件名は、件名を読んだだけで本文の内容がわかるものにすることがビジネスメールとしてのマナーです。件名を変えてしまいますと、どのメールの返信なのかわからなくなってしまい、相手の方に余分な手間をかけてしまうこともあります。

相手先の方は、件名でメールの本文を把握していますので、返信するときは件名を変えずに送信するようにしましょう。

RE

メールソフトの「返信」の機能を使ってメールをすると、件名の前に「RE」という文字が表示されます。REとは、返事を意味する「Reply(リプライ)」や、反応(はんのう)を意味する「Response(レスポンス)」の略のことです。

ビジネスメールで相手の方に返信のメールを書く場合、この自動で入力される「RE」を消した方が良いのかそのままで良いのか迷う人がいます。相手の人は、自分が送った件名の前に「RE」が付いていることで、自分が送ったメールの返信が来たことに気付くことができます。そのため、この「RE」は消さずに件名もそのままで返信することがビジネスメールのマナーです。

しかし、同じ用件のメールのやり取りが続く場合、件名の「RE」の数がどんどん増えてしまいます。数個であればそのままでも問題はありませんが、あまり「RE」の数が増えてしまった場合は、ある程度削除をしてから返信するようにしましょう。

就活のメールの返信のときのマナー

書類選考を通過すると、エントリーをした企業から面接日程のメールが届きます。企業からメールが届いたら24時間以内に返信するようにしましょう。企業の場合、夜中にメールを受信することはありませんが、受信の時間が表示されるので、あまり深夜のメールの送信は夜中まで起きていると見られてしまうことがありますので、時間帯にも気を配り返信するようにしましょう。

就活のメール返信は、ビジネスメールのマナーに則り、返信するようにしましょう。件名や日程変更などのお願いをする場合のメールのマナーについてご紹介します。

件名

件名を変更してしまいますと、担当者がメールを見失ってしまう可能性があります。件名は「RE」も残したまま変えずにそのまま使いましょう。

本文

就活のメールの場合、本文は全文残した状態で引用返信しましょう。日程の調整の内容をお互いに残すことで企業の担当者の方も自分も経過を確認することができます。日程の調整をするときに、すれ違いなどが起こることを防ぐために記録として残しておくという意味でも、お互いのメッセージは全文残したままメールのやり取りをすると良いでしょう。

提案の日程に面接に行ける場合

企業側の提案の日程で面接に行ける場合は、「企業側の指定した日にち、時間、場所などを書き、その日程で伺います」という内容でメールを作成しましょう。「提案の日にちで伺います」ではなく、実際に伺う日時、場所などを改めて書くことで認識のずれがないようお互いに日程を確認できる内容にすることがビジネスメールのマナーです。

提案の日程に面接に行く場合の本文の例文

○○株式会社
採用ご担当者様

お世話になっております。○○大学○○学部の山田花子です。
この度は面接のご連絡をいただき、ありがとうございます。
ご連絡をいただきました下記の日程にてお伺いさせていただきます。
日時:○月○日(月) 10時~
場所:○○株式会社 本社ビル
お忙しい中、日程調整をしていただき誠にありがとうございます。
当日は何卒よろしくお願いいたします。

(署名)

提案の日程の変更を希望する場合

企業の提案した日程と学校の試験日などが重なり、面接の日程を変更したい場合は、自分が面接可能な日時の候補を書き、その中で調整してもらうことが可能であるか確認しましょう。

その際に、調整してもらいたい日程は1つだけではなく、3つほど候補あげるようにします。調整したもらいたい日にちの指定をしなかった場合、企業側が再調整した日にちと都合が合わなければまた日程を組み直してもらわなければならなくなるので注意しましょう。

候補を提示して日程の調整をするやり方は、就活のときだけではなくビジネスメールのマナーでもありますので、覚えておくと仕事をするときに役立ちます。

日程変更を依頼する場合のメール本文の例文

○○株式会社
採用ご担当者様

お世話になっております。○○大学○○学部の山田花子です。
この度は面接のご連絡をいただき、ありがとうございます。
誠に勝手なお願いで大変恐縮なのですが、ご提示いただいた日が大学の試験日と重なってしまったため、下記の日程候補の中から再度ご調整いただくことは可能でしょうか。
○月○日(月)終日
○月○日(木)14時以降
○月○日(金)10~18時
ご多用中のところ誠に恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

(署名)

初回公開日:2017年11月12日

記載されている内容は2017年11月12日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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