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面接日程の返信メール文例集|ビジネスメールの書き方【テンプレート】

初回公開日:2018年02月08日

更新日:2020年03月03日

記載されている内容は2018年02月08日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

面接日程調整の返信メールで気をつけるポイントはどういったものでしょうか。この記事では返信の例文や件名・本文作成のポイントなどを解説し、そのまま使える文例集も紹介しています。悩ましい「日程調整の連絡が来ないとき」の上手な問い合わせ方法もバッチリ解説しています!

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ビジネスメールの基本マナー

この記事では面接日程調整への返信メールのポイントを解説していきます。

具体的なポイントの紹介をする前に、まずはビジネスメール全般に通じるの基本マナーを復習してみましょう。

この項目では、ビジネスメールの基本マナーとして3つのマナーを紹介します。いずれも基礎的なものですが、疎かになっているマナーがないか、しっかりと確認していきましょう。

ビジネスメールの基本マナー1:宛先の使い分けをしっかりと

ビジネスメールの基本マナーの1つ目は、「宛先をしっかりと使い分ける」ことです。

メールの宛先には、3つの選択肢があります。「TO」「CC」「BCC」の3つです。

それぞれの役割はリストにまとめています。注意すべきは、「CC」と「BCC」の使い分けです。「CC」の宛先に選んだ人は、「TO」と「CC」の宛先に設定された全員に分かってしまいます。アンケートなどの回答者に一斉配信するときなどには、「BCC」を宛先に設定しましょう。

メール宛先の使い分け

  • TO:メールの内容を伝えたり、返信・対応を求めたい人
  • CC:返信・対応は必要ないけれど内容に目を通しておいて欲しい人
  • BCC:TOやCCに設定する(メールアドレスが分かってしまう)と支障の出る人

ビジネスメールの基本マナー2:件名はシンプルに

ビジネスメールの基本マナーの2つ目は、「件名はシンプルに入力する」ことです。

多くの場合、メールの受信ボックスでは件名と送信者だけが表示されています。どのような順番で確認するかは個人によりますが、優先順位をつけて確認する方も大勢いらっしゃいます。言い換えると、件名から優先順位を判断している方も多いということです。

「この案件のことか」と受信者がすぐに理解してもらえるように、件名はシンプルに入力しましょう。

ビジネスメールの基本マナー3:簡単な挨拶から入る

ビジネスメールの基本マナーの3つ目は、「本文は簡単な挨拶から入る」ことです。

ビジネスの電話では、何はともあれ「お世話になっております」から始まります。これはビジネスメールでも同様です。

初めてコンタクトをとる際は、「お世話になっております」の後にすぐに自己紹介をしましょう。久々にコンタクトをとる場合は、「先日は◯◯について、ありがとうございました」のように共通の話題を振って自分を思い出してもらうやり方もオススメです。

選考中の企業にメールを送るときの基本マナー

ビジネスメールの基本マナーをおさらいした後は、選考中の企業にメールを送る時の基本マナーを見ていきましょう。

「選考中の企業」といっても、ビジネスメールの基礎さえ身につけていれば難しいことはありません。詳細ポイントは後ほど解説しますが、前提として「採用担当者は多忙だ」ということを常に意識してください。

「多忙な採用担当者に読んでもらうには?」という観点を意識しながら、基本マナーを確認していきましょう。

選考中の企業にメールを送るときの基本マナー1:件名だけで要件が把握できるようにする

選考中の企業にメールを送るときの基本マナーの1つ目は、「件名だけで要件が把握できる」ようにすることです。

ビジネスメールの基礎マナーで「件名はシンプルに」ということはおさらいしました。選考中の企業にメールを送るシチュエーションは多々あります。選考の段階に応じて「面接日程調整のご返答」や「選考のお礼」など、選考に関係するメールだということが一目でわかるように工夫しましょう。

選考中の企業にメールを送るときの基本マナー2:用件はメール本文の序盤に記入する

選考中の企業にメールを送るときの基本マナー2つ目は、「要件はメール本文の序盤に記入する」ということです。

選考中の企業にメールでありがちなNG例として、場違いの自己アピールをしてしまうことが挙げられます。採用担当者としては、件名を確認したらすぐにでも用件が書いてある部分を確認したいものです。

簡単な挨拶をした後は、すぐに用件を切り出しましょう。

選考中の企業にメールを送るときの基本マナー3:メールアドレス以外の連絡先も明記する

選考中の企業にメールを送るときの基本マナー3つ目は、「メールアドレス以外の連絡先も明記する」というものです。

企業とのやり取りには、通常は個人のメールアドレスを使用します。色々な理由で、個人アドレスには署名までは付けないことが一般的です。そのため、住所や折返し先の電話番号などを忘れてメールを送ってしまいがちです。

普段は日常的に会社のメールでやり取りしている、という方こそ注意しましょう。

面接日程の返信メール作成のポイント

ここからは、面接日程の調整に関連するメールへ返信する時のポイントを解説していきます。

ポイントは4つあります。大切なのは「必要な情報をすべて網羅する」ということです。言い換えると、採用担当者があなたの返信メールを読んで日程の調整をするときに、追加で質問をする必要がない、という状態です。

返信メールを送る時は、採用担当者のアクションを常に意識することを心がけましょう。

面接日程の調整に関連するメールへの返信ポイント

  1. 【大前提】必要な情報をすべて網羅する
  2. 正しい敬語が使う
  3. 返信は即時対応を心がける
  4. どちらとも解釈できる表現をしない

面接日程の返信メールの件名のコツと例文

面接日程の返信メールの「件名」を書くコツは、とにかくシンプルに書くということです。

採用担当者の事情を考えれば、件名だけで面接日程への回答だとわかることがべストです。ですが、返信メールの件名はそれほど難しく考えることはありません。

一般的に、面接日程の調整メールは、まずは企業側から送られてきます。件名もテンプレートを使用していることがほとんどです。返信メールの場合は、件名に手を加えずそのまま返信しましょう。

件名の記入例(編集せずそのまま返信)

  • Re:面接日程について
  • Re:選考日程のお伺い

面接日程の返信メールの宛名の書き方

面接日程の返信メールの「宛名」を書くコツは、先にもらったメールから担当者名を把握することです。

通常は採用担当者の個人名が明記されているので、「企業名+所属部署+名前」をセットで記入しましょう。

「◯◯会社人事部」など個人名がわからない場合はどうすればよいでしょうか?その場合は、個人名に該当する部分を「採用ご担当者様」と書き換えましょう。

個人名がわかる場合の宛名の記入例

  • 人事部 山田太郎様
  • 人材管理部 山田花子様
  • 総務部採用ご担当 山田次郎様

個人名がわからない場合の宛名の記入例

  • ◯◯株式会社 採用ご担当者様
  • 総務人事部 採用ご担当者様

面接日程の返信メールの締めの文章

面接日程の返信メールの「締めの文章」を書くコツは、低姿勢で文章を締めることです。

採用担当者は、メール文章の一語一語までじっくり読んでいるわけではありません。大事なのは面接日程を調整するための情報です。その他の部分は、おかしな表現さえ書かれてなければ流し読みするだけです。

「よろしくお願いします」という態度を文章にして、シンプルに結びましょう。

締め部分の文章例

  • ご多忙の折恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
  • お忙しいところ誠に恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
  • 上記日程にてご検討いただけましたら幸いです。

面接日程の返信メールの本文の書き方

面接日程の返信メールの「本文」を書くコツは、下記の3つです。

・希望日程を誤解のないように明示する
・候補日が複数場合は希望順位も掲載する
・「どうしても無理な日」は明確に伝える


いずれの項目も、採用担当者の立場になれば必ず知りたい情報です。「この人はわかってるな」と感じてもらえる、そんな書き方のコツを学びましょう。

面接日程の返信メールの本文の書き方1:希望日程を誤解のないように明示する

面接日程の返信メールの本文の書き方のコツ1つ目は、「希望日程を誤解のないように明示する」ことです。

日付はもちろん、時間まで正確に明記することが重要です。

企業から、下記のように複数日程を箇条書きで提示され場合はどうするべきでしょうか。

①5/15(月)13:00~
②5/16(火)15:00~
③5/17(水)10:00~

この場合でも「①を希望します」ではなく、「『①5/15(月)13:00~』を希望します」と誤解のないようにしっかりと記載しましょう。

面接日程の返信メールの本文の書き方2:候補日が複数の場合は希望順位も掲載する

面接日程の返信メールの本文の書き方の2つ目のコツは、「候補日が複数の場合は希望順位も記載する」ということです。

なぜ希望順位まで記載した方が望ましいのでしょうか。多くの企業では、複数の応募者の日程調整を同時に行っています。日程に希望順位を記載することで、採用担当者の調整にかかる時間もぐっと短縮されます。

些細なことですが、応募段階で確実に印象アップできるコツなので、ぜひ試してください。

希望順位の記入例

  • 可能であれば、①5月15日(火)15:00、②5月16日(水)15:00の順で調整いただけましたら幸いです

面接日程の返信メールの本文の書き方3:「どうしても無理な日」は明確に伝える

面接日程の返信メールの本文の書き方の3つ目のコツは、「『どうしても無理な日』は明確に伝える」ということです。

希望日が複数ある場合は、希望順位も記載することの大切さは先程説明しました。ところが、返信時に印象を良くしようと、「いつでも構いません」と書いてしまう方もいます。「まさかその日は無いだろう」と考えていても、いつどんな事態になるかわかりません。

後ほど紹介しますが、面接の日程変更というケースもあります。その場合、「どうしても無理な日」が記載されていれば、採用担当者の手間も省けて印象アップにつながります。

「どうしても無理な日」の記入例

  • なお大変恐縮ですが、5月15日(火)は終日予定があり面接に伺うことができません

面接日程の返信メールを送るときの例文

ここからは面接日程の返信メールを送るときの例文を見ていきましょう。

これまで挙げてきたポイントやコツを意識しながら読んでみましょう。繰り返し強調しますが、意識すべきことは採用担当者の都合です。

「自分が採用担当者であれば何を知りたいか」と想定しながら確認してみしょう。

面接日程の返信メールを送るときの例文1:複数の日程を提示された場合


◯◯株式会社
人事部 採用ご担当□□様

お世話になっております。
先日貴社◯◯職の選考に応募いたしました、山田太郎と申します。

まずは面接の機会を与えていただいたことにお礼申し上げます。
ぜひ、次の面接に参加させていただきたく思っています。

ご提示いただいた日程について回答申し上げます。

第1希望:6月1日(月)15:00~
第2希望:6月3日(水)10:00~
※可能でありましたら、上記の希望順で調整いただけましたら幸いです。

なお大変恐縮ですが、6月2日(火)は終日予定があり面接に伺うことができません。

この度は日程をご提示いただき誠にありがとうございました。
ご多忙の折大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

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山田太郎
——————————————
〒123-XXXX
◇◇県◇◇市◇◇ ◆◆マンション ★★号室
Email:taro_yamada_XXXX@.×××com
Tel :000-0000-0000(携帯)
_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/

複数日程を提示された場合の返信例です。

ポイントは2つあります。「希望順位を伝えること」と「どうしても無理な日時を明記すること」です。

個人メールだと忘れがちですが、最後の署名も忘れずに記入しましょう。

面接日程の返信メールを送るときの例文2:こちらから日程を提示する場合


◯◯株式会社
人事部 採用ご担当□□様

お世話になっております。
先日貴社◯◯職の選考に応募いたしました、山田太郎と申します。

まずは面接の機会を与えていただいたことにお礼申し上げます。
ぜひ、面接に参加させていただきたく存じます。

6月で貴社にお伺いできる日時につきまして回答申し上げます。

第1希望:各週金曜日(6月7日、6月14日、6月21日、6月28日)
第2希望:各週木曜日(6月8日、6月13日、6月20日、6月27日)

可能でありましたら、上記の希望順で調整いただけましたら幸いです。
時間につきましては、いずれも15時以降であればお伺いできます。

なお大変恐縮ですが、毎週火曜・水曜は遠方での業務となりお伺いすることができません。
上記日程では難しようであれば、お手数ですが再度ご連絡をお願い申し上げます。

ご多忙の折大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/
山田太郎
——————————————
〒123-XXXX
◇◇県◇◇市◇◇ ◆◆マンション ★★号室
Email:taro_yamada_XXXX@.×××com
Tel :000-0000-0000(携帯)
_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/

こちらから日程を提示する場合の返信例です。

ポイントは3つあります。「希望日を明確に伝えること」と「希望順位を伝えること」と「どうしても無理な日時を明記すること」です。

例文のように1ヶ月単位の日程だと、記載する日付が膨大になってしまうケースもあります。その場合は、「どうしても無理な日時」を記載して、「それ以外であれば支障ありません」と伝えるやり方にしましょう。

面接日程の返信メールを送るときの例文3:日程の変更をお願いする場合


◯◯株式会社
人事部 採用ご担当□□様

お世話になっております。
先日貴社◯◯職の選考に応募いたしました、山田太郎と申します。

先日は面接日程のご調整ありがとうございました。
大変恐縮ですが、調整していただいた面接日程を変更したくご連絡いたしました。

現在の決定日時
6月3日(月)10:00~
↓↓↓↓↓
変更希望日時
第1希望:6月10日(月)10:00~
第2希望:6月17日(月)10:00~
※可能でありましたら、上記の希望順で調整いただけましたら幸いです。

上記日時で調整が難しい場合は、その旨お申し付けください。
可能な限り貴社のご都合に沿うよう調整いたしますので、具体的な日時もご提案いただけましたら幸いです。

この度は私の事情でご迷惑をおかけし、大変申し訳ありません。
ご多忙の折大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

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山田太郎
——————————————
〒123-XXXX
◇◇県◇◇市◇◇ ◆◆マンション ★★号室
Email:taro_yamada_XXXX@.×××com
Tel :000-0000-0000(携帯)
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日程の変更をお願いする場合の返信例です。

ポイントは3つあります。「現在の決定日時を伝えること」と「希望日を明確に伝えること」と「希望順位を伝えること」です。

必要な情報としては上記3つです。ただし、こちらの都合で日程変更をお願いする以上は、可能な限り相手側の都合に配慮する姿勢を見せましょう。

面接日程の連絡が来ない時に問い合わせメールを送るときの例文

これまで面接日程のメールへの返信例を見てきました。

通常であれば企業から送られてくる日程調整のメールですが、なかなか届かないというケースもよくあることです。

もちろん担当者の確認不足というケースもありえますが、応募している以上その状態を放置することは賢くありません。担当者に悪印象をもたれない、上手な問い合わせ例を見ていきましょう。

面接日程の問い合わせメールを送るときの例文1:応募後に1度も連絡がない場合


◯◯株式会社
人事部 採用ご担当□□様

お世話になっております。
先日貴社◯◯職の選考に応募いたしました、山田太郎と申します。

この度は応募した◯◯職の選考についてお伺いしたくご連絡を差し上げました。

去る◯◯日付けで応募書類を郵送いたしました。
こちらの書類は貴社に届いておりますでしょうか。
募集要項に「選考期間は1週間程度」と記載されておりましたので、念の為お伺いをさせていただきました。

ご連絡の行き違いでございましたら何卒ご容赦ください。
もし機会を与えていただけるようであれば、面接日程についてご連絡をいただけましたら幸いです。

ご多忙の折大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

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山田太郎
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〒123-XXXX
◇◇県◇◇市◇◇ ◆◆マンション ★★号室
Email:taro_yamada_XXXX@.×××com
Tel :000-0000-0000(携帯)
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応募後に1度も連絡が来ない場合の問い合わせ例文です。

「採否の連絡が来ていない」と直接問い合わせるのではなく、「送付した書類が届いているか」と間接的に問い合わせることがポイントです。

相手の行為を確認するのではなく、自分の行動の結果を確認することで、担当者に悪印象を持たれてしまうことを防ぎます。

面接日程の問い合わせメールを送るときの例文2:後日連絡すると言われた場合


◯◯株式会社
人事部 採用ご担当□□様

お世話になっております。
先日貴社◯◯職の選考に応募いたしました、山田太郎と申します。

先日は書類選考通過のご連絡をいただきありがとうございました。

◯◯付のメールで、面接日程は1週間以内にご連絡いただけるとのことでしたが、その後いかがでしょうか。
私のネット環境が原因かもしれませんので、お手数ですが送信エラーなどの状態になっていないかご確認願えないでしょうか。

ご連絡の行き違いでございましたら何卒ご容赦ください。

ご多忙の折大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

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山田太郎
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〒123-XXXX
◇◇県◇◇市◇◇ ◆◆マンション ★★号室
Email:taro_yamada_XXXX@.×××com
Tel :000-0000-0000(携帯)
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採用担当者から、「後日連絡する」と言われた場合の問い合わせ例文です。

ポイントは「1度も連絡がない」場合と同様です。「送信してもらえたか」と直接問い合わせるのではなく、「送信エラーになっていないか」の確認をお願いすることで、間接的に催促することができます。

面接日程の問い合わせメールを送るときの例文3:希望日を伝えた後に連絡がない場合


◯◯株式会社
人事部 採用ご担当□□様

お世話になっております。
先日貴社◯◯職の選考に応募いたしました、山田太郎と申します。

先日は面接日程についてご連絡をいただきありがとうございました。

◯◯付のメールで、希望の面接日時についてご回答いたしましたが、その後いかがでしょうか。

何らかの事情で送信エラーになっている可能性もございますので、念の為日程を再掲させていただきます。

…………………………………………
ご提示いただきました日程について回答申し上げます。

第1希望:6月1日(月)15:00~
第2希望:6月3日(水)10:00~
※可能でありましたら、上記の希望順で調整いただけましたら幸いです。
…………………………………………

ご連絡の行き違いでございましたら何卒ご容赦ください。

ご多忙の折大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

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山田太郎
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〒123-XXXX
◇◇県◇◇市◇◇ ◆◆マンション ★★号室
Email:taro_yamada_XXXX@.×××com
Tel :000-0000-0000(携帯)
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希望日を伝えた後に連絡がない場合の送信例です。

こちらもポイントは「返信がない」ことを尋ねるのではなく、「こちらが送信したメールが届いているか」と伝えることで間接的に催促をしましょう。

あくまでも「届いているかの確認」なので、不達だったことも考慮して希望日程は必ず記入することがポイントです。

面接日程の返信メールを送るときの注意点・NG例

ここまでは、面接日程の返信メールのポイントやコツを見てきました。

「こうした方がいい」という内容でしたが、この項目では「これはやってはいけない」という注意点やNG例を紹介します。

特に「1.会社のメールアドレスを使用している」には注意してください。公私混同しているとみなされ、応募段階で悪印象を持たれてしまいます。

面接日程の返信メールを送るときの注意点・NG例

  1. 会社のメールアドレスを使用している
  2. 不自然な位置で句読点や改行がなされている
  3. ふさわしくない顔文字や無駄な装飾がされている
  4. 敬語の使い方が間違っている
  5. 連絡先(署名)を忘れている

面接日程の確定はどの段階?

面接日程の返信について紹介してきましたが、「面接日程の確定」とはどの段階のことを言うのでしょうか。

原則は「面接日時についてお互いの合意を確認」した段階で、確定したとみなされます。具体的には、採用担当者もしくはあなたが「当日はよろしくお願いします」という連絡をした段階と言えるでしょう。

もちろん事情次第で日程の変更もありえることです。企業の都合の場合はやむ無しですが、自分から変更を希望する場合は早めに申し出ましょう。

面接日程の返信メールを送った後は?

面接日程の返信メールを送った後は、どのような対応をすればよいでしょうか。

日程が確定したならば、「調整いただきありがとうございました」という内容のお礼メールを送りましょう。

お礼のメールを送った後は、いよいよ面接対策に取り掛かりましょう。面接でも定番の質問が「前職の退職理由」です。ネガティブな理由で退職してしまった方は、下記の記事を参考にして退職理由の答え方を研究してみましょう。

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