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ビジネスメールの返信のお礼の仕方・例文・件名|日程調節

更新日:2020年03月02日

メールでのやりとりが基本となった現代、ビジネスメールの返信のマナーについて悩んでいる方も多いのではないでしょうか。この記事では、メールにおける返信の仕方を用例を用いて紹介していきます。ビジネスメールでどう返信して良いかわからない方は、ぜひ読んでみてください。

あなたのマナーは大丈夫?ビジネスメールの返信のお礼の仕方

ビジネスメールのマナーは社会人にとっての必須スキルです。電話や直接会ってのやりとりと違い、1度送ってしまえば相手が消さない限りずっと残り続けてしまいます。送ってしまった後で送り先に失礼な内容ではなかったか、不安になる人も多いのではないでしょうか。

いったいどのような返信であれば失礼に当たらず、相手の心証もよくなるのか。そんなビジネスメールの返信方法を紹介していきます。

日程調節のメールの仕方

もっとも頻繁に行われ、多くのやりとりをするビジネスメールの1つに「日程調節」が挙げられます。提案や返信の仕方で相手を困らせていないか、無理のないスケジュールで返信してしまってないかと、課題は多くあります。そんな日程調整のビジネスメールにも抑えておくポイントがいくつかあります。

なぜ打ち合わせをしたいのかを明記すること

ポイントの1つは、なぜ打ち合わせが必要なのかという意図を明記することです。打ち合わせは相手にも時間を作ってもらうのですから「なぜ時間を割いてまで直接話し合う必要があるのか」を相手に理解してもらう必要があります。メールのやりとりで十分ではと相手に思われてしまっては、相手は不快感を抱きます。

また、すぐ打ち合わせをした方がいいのか、落ち着いて打ち合わせの内容を考えてから行った方がいいのかという事を相手が考える基準にもなります。打ち合わせの内容、案件の進捗状況、打ち合わせにどのぐらい時間をかけたいのかといった返信がしやすいよう、ビジネスメールを送る際はこれらの情報を明記しましょう。

場所の候補は送る側が提案する

ビジネスメールにおいては基本的に、打ち合わせを行う場所は発案側が提示するのがマナーです。特に取引先などと行う場合、「都合のいい場所を提示してもらえますでしょうか」などといったように、セッティングを任せるのは失礼にあたります。

相手が会議室を抑えるなどした場合、その手間もかかってしまいますので、会社が遠い場合は自社との中間にある場所を提示するなどして、相手側が返信に際しなるべく手間を取らせないようにする配慮が必要です。

日時の候補は複数設け、返信も複数返してもらうこと

日程を決める際には、複数の候補日を提案することがおすすめです。いつでもいいなどとメールを送った場合、万が一相手方が提案してきた日程を呑めなければ心証が悪くなります。必ず大丈夫な日取りをいくつか設けて相手に提案すると良いでしょう。

また、返信を求める際にも相手方に複数の候補を返信してもうと、調整しやすくなります。第2、第3希望あたりまでを教えてもらえるようにすると良いでしょう。それか「候補日の中から可能な日取りを幾つか教えていただけるでしょうか」などといった形で返信すると、相手も調整がしやすくなります。逆に自分が返信する立場の場合も、指定がなくても候補日は複数希望するようにします。

返信の期限も設定する

返信期限の設定もビジネスメールにおいては重要です。相手からせっかく返信があっても会議室が抑えられる期間を過ぎている、などという事態もありえますので、セッティング可能な期間内に返信してもらえるように相手に打診しましょう。とはいえ火急の案件でなければ、数日中は相手にも日程を調整する期間を設けた方が良いでしょう。

ビジネスメールの返信の具体的なマナー

ビジネスメールで返信する場合、どのように書けばいいのかを実際に記述していきます。注意点やポイントも織り交ぜていきますのでぜひ参考にしてみてください。

ポイントはわかりやすく簡潔に

ビジネスメールを書く際の大切なポイントは「わかりやすく簡潔に書く」という事です。漏れがないように丁寧に書きたいのが心情ですが、相手方も一日何十件という返信があり、あなたのメールにだけじっくり対応するというわけにもいきません。

このため、相手がさっと目を通すだけで内容が頭に入って来るようなものがベストです。

正しい敬語で、社外には「様」の徹底を

新入社員に多いのですが、ですます口調が正しくない、謙譲、丁寧語が使えていないといった具合に、敬語が正しく使えない人がにいます。ビジネスメールにおいて敬語が使えないというのはそれだけで相手に対し失礼ですし、会社の社員教育が行き届いていないという印象を与えかねません。

些細な返信であっても、敬語などのマナーは徹底するように自身も注意しましょう。特に社外へのメールではそれが親しい相手であっても「さん付け」は厳禁です。そのメールを見るのが相手だけとは限りません。

返信メールにはお礼の言葉を入れる

返信メールをする際にはお礼の言葉を入れるようにします。相手からの連絡が早ければ「迅速な対応ありがとうございます」や「お忙しい中の対応ありがとうございます」といった感じです。何らかの提案であれば提案に対する謝辞を述べるなど、ビジネスメールにおいては内容が淡泊にならないよう注意します。

返信はできる限り迅速に行う

初回公開日:2017年12月07日

記載されている内容は2017年12月07日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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