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【状況別】欠席メールの書き方・例文|結婚式/二次会/内定式

初回公開日:2017年12月27日

更新日:2020年06月02日

記載されている内容は2017年12月27日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

欠席のメールを送る場合に、どういった内容を書けば良いか悩む方は多いでしょう。欠席メールは、何に欠席するかによって書くべき内容が違います。ここでは、ケース別の欠席メールを書く場合の注意点、書き方、例文などをご紹介しますので、ご参照ください。

結婚式の欠席メールの書き方・例文

結婚式の招待状が届いたが、当日既に外せない用事があるという場合、欠席の返事をしなければなりません。その場合、招待状への欠席の返事の他にメールなどで行くことができないこととお祝いのメッセージを送ると、より丁寧な印象になります。ここでは、結婚式の欠席メールの書き方と例文をみていきます。

招待はがきの欠席の返信

まずは、招待状への欠席の書き方ですが、もし結婚式へ行けないと初めにわかっていたとしても、招待状が届いてからすぐに「欠席」と返信するのは失礼です。受け取り方によっては、最初から行く気がないのではと相手に思われかねません。

そのため、結婚式当日欠席しなければならないとわかっている場合でも、招待状が到着後1週間程度の期間を空けて返信はがきを送りましょう。ただし、あまり遅くに返信するのも良くありません。期限を超えたり、期限ギリギリの返信はしないようにして、余裕をもった返信を心がけてください。

返信はがきの欠席の返信の書き方

返信はがきには、「御出席」「御欠席」とどちらかに〇をつけるようになっています。欠席の場合は、「御欠席」のうち「欠席」のみを〇でかこみ、「御」は二重線で消すようにします。また、名前や住所にも「御」はついているため、どちらも「御」を二重線で消すようにして、名前や住所を書くようにしましょう。

結婚式欠席の場合のメールの書き方

結婚式に欠席する場合は、まずは返信はがきに欠席の旨と理由を書いて送りましょう。そのほかにも、相手から結婚式の招待メールが届いている場合などは、早めに相手に知らせる意味でもメールで返信する場合があります。

欠席の旨を伝えるメールでは理由を書きますが、理由によって明確に記載すべきものと記載しないものがあります。例えば、おめでたい出産やあらかじめ決まっていた出張、留学や親戚の結婚式などのための欠席であれば、その旨を書いてかまいませんが、弔事や忌中などの不祝儀や病気などの場合は言葉を濁して理由を書くようにしましょう。

結婚式に欠席する場合のメール例文

結婚式に欠席する場合のメールでは、理由を記載しなければなりません。しかし、結婚式のようなおめでたい席に不祝儀や病気などの話題は避けたいものです。そのため、そういった理由の場合は、はっきりとした理由は書きません。以下に欠席理由を書ける場合と書けない場合に分けた、欠席メール例文をご紹介します。

欠席理由を書ける場合

1.「ご結婚おめでとうございます。せっかく誘っていただいたのですが、現在妊娠しており、出産予定日が間近のため大変残念ではございますが、欠席させていただきます。お二人の末永いお幸せを心よりお祈りしております。」
2.「ご結婚おめでとうございます。また、お招きいただきありがとうございます。残念ながら当日は親戚の結婚式があるため、出席できません。末永いお幸せをお祈りしております。」
3.「ご結婚おめでとうございます。○○さんの花嫁姿を早く見たいと思っていたのですが、あいにく出産間近のため、欠席させていただきます。結婚式の写真を見るのを楽しみにしているね。」

欠席理由をハッキリ書かない場合

1・「ご結婚おめでとうございます。せっかく結婚式にお招きいただいたのですが、どうしても都合がつかず出席することができません。お二人の末永いお幸せをお祈りしております。」
2.「ご結婚おめでとうございます。お招きいただきましたが、やむを得ない事情のため欠席させていただきます。」

結婚式の二次会の欠席メールの書き方・例文

結婚式の二次会へのお誘いをいただいた場合でも、その後どうしても用事があったりして行けない場合があります。そんなときのお断りの連絡は、電話などで直接が最も良いですが、時間合わないという場合はメールでも問題ありません。メールで結婚式の二次会へ欠席の旨を送る場合は、以下の3点の内容を盛り込みましょう。

1.2次会に欠席すること
2.欠席する理由
3.結婚のお祝い

結婚式の二次会の欠席メール例文

1.友人向け「結婚おめでとう。二次会のお誘いありがとう。でも、当日は出張のため出席できません。ぜひ、参加したかったけど、残念です。今度、ランチでも。お幸せに。」
2.同僚向け「結婚おめでとう。二次会へのご招待ありがとう。でも、その日はあいにく予定が入っていて出席できません。せっかく誘ってくれたのに、ごめんね。末永くお幸せに。」
3.取引先向け「この度はご結婚おめでとうございます。二次会へご招待いただきありがとうございます。ぜひ、お祝いさせていただきたかったのですが、当日はどうしても都合がつかず出席できません。お二人の末永いお幸せをお祈りしております。」

内定式の欠席メールの書き方・例文

内定式を欠席することは、通常はしない方が良いです。余程の内容でない限り、採用企業側も納得しませんし、入社後すぐから貴方への風当たりが強くなる可能性すらあります。また、企業側がこれから入る新入社員同士が触れ合う機会を作り今後の良い関係を作ろうとしているのに、理由によっては貴方への信頼が初めから損なわれることにつながります。

以下に、内定式の欠席メールの例文を紹介しますが、余程のことがない限りは、内定式には出席することが常識ですので、そのことは頭に置いておいてください。

内定式の欠席には理由が必須

内定式に欠席する場合には、理由を明確に述べなければなりません。さらに、その内容にも気を使わなければ、「なんだ、そんな理由で休むのか」と採用担当者へ悪い印象を植え付けてしまいます。例えば「身内に不幸があったため」とか「○○のため、入院しています。」など正直に理由を伝えましょう。

特に注意する点は、「体調不良のため」など漠然とした理由は企業によっては悪印象となります。ただの体調不良という理由では企業側から貴方が「自分の体調も管理できない」と取られてしまい、貴方への信頼が入社前からガタ落ちとなってしまいます。

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