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【状況別】お断りメールの書き方・例文・返信方法|ビジネス

初回公開日:2017年12月14日

更新日:2020年05月26日

記載されている内容は2017年12月14日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

ビジネスでは、お断りメールを書かなければならない場合があります。ビジネス上のお断りメールは、取引先や顧客を相手に送るため、書き方を間違えるとその後の取引に影響する可能性があります。ここでは、お断りメールの書き方や例文をご紹介しますのでご参照ください。

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ビジネスでのお断りメールの書き方・例文

社会人となると、仕事によって人間関係が広がります。そうなると、スケジュールが重なったり、いろいろな事情ができて、相手にお断りしなければならないという場面もでてきます。ここでは、ビジネスにおけるお断りメールの書き方と例文をみていきます。

お断りメールの書き方のポイント

ビジネスにおけるお断りメールを書く場合に、書き方のポイントがあります。ここでは、どういった点に気を付けてお断りメールを書くかについてご説明します。

1.断る際は、はっきりと

断る相手が目上の人だったり、取引先や上司などの場合に、断るということ自体がとてもハードルの高いものになります。もしかしたら、断ることで今まで築いた人間関係にヒビをいれてしまわないかと不安になることもあるでしょう。

しかし、だからといって断りのメールで言葉を濁して、結局どちらなのかわからないような曖昧な返事をしてはいけません。もし、相手が断られたという感覚がなく受け入れられたと勘違いした場合の方が、後に大きなトラブルとなります。断りづらい場合でも、相手のことを思い、はっきりとお断りするようにしましょう。

2.感謝の意を伝える

こちらから「断る」とか「承諾する」という選択肢を持っているときというのは、相手も自分に対して時間を割いてくれたり、何かの労力をかけてくれている場合が多いです。そのため、断る場合でもただ一言だけ「お受けできません」だけでは、先方から配慮がない奴だと思われてしまいます。

メールでも対面でも、お断りする場合は、断りのほかにお礼も必ず一緒に言うようにしましょう。お断りされた方も、ただ断られたよりも、お礼が一言添えられていた方が、それほど嫌な気持ちにならずに済みます。

3.クッション言葉を取り入れる

 はっきりと断ることが大切だと上述しましたが、しかしそれでも「無理です」とか「お断りします」だけでは相手は不快に感じます。メールの場合は、文面のみのため、クッション言葉を使用しつつ、なるべく優しい表現でお断りするようにしましょう。

例えば、「大変恐縮ですが」や「せっかくですが」などのクッション言葉です。これらをお断りメールにうまく取り入れることで、相手にこちらが申し訳なく感じているという感情を伝えることができます。

ビジネスでのお断りメールの書き方;仕事

仕事でお断りメールを書く場合、ただ断れば良いというわけではありません。断る相手は、今後も付き合いのある顧客や取引先ですので、断り方を間違えると今後の仕事にも影響が出る可能性があります。また、貴方の評判にも関わります。仕事のお断りメールは、キレイに断ることが重要です。相手からの不満が出ないようにキレイに断るようにしましょう。

相手を納得させる

お断りのメールを書く際に、相手にも面倒な仕事やデメリットがあるという場合は、その事実を述べて相手を納得させた上で断ります。または、断った内容よりも、もっと良い案を提案した上で断るという手もあります。

感謝の意を添える

前述しましたように、相手に時間を割いてもらったり、尽力されたことに対しての感謝を述べます。

ビジネスでのお断りメール例文;仕事

仕事のお断りメールの文例を以下にご紹介します。
(例文)「この度は、見積もりの提案をしていただき、まことに有難うございました。社内にて十分に検討を重ねた結果、まことに恐縮ではございますが、納期の関係により辞退させていただきたく存じます。せっかくの○○様のご提案にお答えできず、申し訳ございません。今後とも何卒よろしくお願いいたします。」

ビジネスでのお断りメールの書き方:内定

内定のお断りメールを書く場合も、まずは採用内定の連絡をもらったことに対するお礼を述べた上で、理由を述べてから、内定辞退の内容を書きます。また、内定の場合は相手企業への負担を大きくしてしまったこともあるため、申し訳ありませんとお詫びも入れましょう。

ビジネスでのお断りメール例文:内定

内定を辞退するためのお断りメールの例文を以下にご紹介します。
(例文)「この度は、採用内定通知をいただきまことに有難うございました。大変恐縮ではございますが、自身の適性を考慮し、別会社との縁を感じたことから、採用内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。皆様の貴重な時間を割いていただいたにもかかわらず、大変申し訳ありません。」

飲み会のお断りメールの書き方・例文

飲み会を誘われたときに、他に用事があったり、先約があった場合などお断りメールを送るときがあるでしょう。そんなときは、どんな風にお断りメールを書けば良いのでしょうか。ここでは、飲み会などのお誘いをお断りするメールの書き方、例文をご紹介します。

飲み会のお断りメールの書き方

飲み会のお誘いは、ビジネスシーンにおいてその後の関係を築く上でもとても重要なものです。しかし、どうしても参加できないという場合は、当たり障りのない、相手の好意を無にしない断り方をしましょう。以下に例文をご紹介します。

飲み会のお断りメール例文

「お世話になっております。○○株式会社開発部●●です。この度は、お声掛けいただきありがとうございます。ご一緒したいのは山々ではございますが、あいにく当日に他の予定が入っております。当日までも日がなく日程調整も難しい状況です。せっかくお誘いいただいたにもかかわらず、都合がつかなく申し訳ありません。またの機会にご一緒いただければ幸いです。取り急ぎ、お詫びかたがたご連絡申し上げます。」

送別会のお断りメールの書き方

送別会の場合は、飲み会の中でも開催される主賓である場合は辞退するお断りメールは書きにくいです。送別会をお断りする上手な断り方としては、「お気持ちだけいただいておきます」という文章が便利です。送別会を開いてくれるという事実だけでも、相手への感謝は忘れずに述べましょう。そういった感謝の言葉をきちんと述べた上で、「大変ありがたいお話ですが、今は皆様も大変忙しい時期ですし、お気持ちだけいただきたいと思います。」と伝えてお断りしましょう。最後に「送別会を開催してくださるというお気持ち、ほんとうに嬉しく思いました。有難うございました。」と再度感謝の意を伝えましょう。

送別会のお断りメールは相手の気持ちを尊重する

送別会を開催したいと言われて、それを断る場合に、上手く断らないと相手の気持ちを傷つけることになり、その後の関係性に影響を与える恐れがあります。送別会を開催すること自体がありがたいということを忘れずに、感謝の気持ちをしっかりと込めて断るようにしましょう。「遠慮する」という言い方は、相手の気持ちを考えると失礼な断り方ですので、「お気持ちだけ」という言い方にしておくと無難に断ることができます。」

お誘いのお断りメールの書き方・例文

お誘いを受けたときに、お断りのメールを書くときに文面をどう書いたらいいか悩む方も多いでしょう。ここでは、さまざまな誘いを受けたパターン毎のお断りメールの書き方とその例文をみていきます。

お誘いのお断りメールの書き方:婚活

婚活をしていて、避けては通れないものが、連絡を取り合った人からの誘いを断ることです。最初は、とりあえず会ってみるかとか連絡してみるかと軽い気持ちで誘いに乗ったとしても、もうこれ以上会いたくないという場合に、どう断れば良いのか悩む方も多いからです。相手を傷つけたくないということと、でも断りたいという葛藤から、お断りメールを書くことが難しいです。以下に婚活でお誘いをお断りするためのポイントをまとめましたのでご参照ください。

1.罪悪感を感じないこと

お誘いを受けたのに断ることに罪悪感を感じる人もいるでしょうが、結婚は1人の人としかできません。相手を選ぶことは必須です。もう、この人ではないと心が決まったなら、キッパリと断るべきです。貴方にとっても相手の方にとっても、無駄な時間をかけずに済みます。

2.はっきりと断る

相手を傷つけたくないという思いから、曖昧な答えをメールで送る人がいますが、これはやってはいけません。相手にも失礼です。例えば、「貴方とは、育ちが違うために価値観の違いを感じました」という文章をお断りのつもりで送ったとします。

しかし、相手は「そういう価値観の違いをこれから埋めていこうということか」と受け取る可能性もあります。曖昧な表現は関係を複雑にしてしまう可能性がありますので、断る際には「ご縁がありませんでした」などのようにキッパリと相手にわかるように伝えましょう。

3.失礼なく礼儀は守って書く

お誘いを断るにしても、礼儀はきちんと守りましょう。婚活をしている人の中には、真剣なあまり失礼な態度をとった人に対して腹を立ててトラブルに発展することもあり得ます。また、あまりに失礼な言葉で断ってしまうと、結婚相談所の方に訴えられて次に良い人を紹介してもらえなくなる可能性もあります。きちんとした礼儀は守って、キッパリと断るようにしましょう。

4.理由は入れる

断る理由は、本当のことは書く必要はありませんが、一応入れましょう。例えば「価値観に開きを感じたため」とか無難なことを書きます。

お誘いのお断りメール例文:婚活

実際に会った後に断る場合には、会ったときの印象や相性などを入れても良いです。
(例文)「本日はお時間を割いていただき有難うございました。またお店を選んでいただきごちそうまでしていただいてありがとうございました。今日はとても楽しく過ごせました。しかし、本日○○さんと話をしてみて、結婚に対する価値観や方向性が私とは開きがあると感じました。このまま会っても、お互いの溝は埋まらないと不安に感じ、今回はご縁がなかったということにさせてください。せっかくお時間をいただき会っていただいたのに、申し訳ありません。○○さんに今後良いご縁があることを心より願っています。」

お誘いのお断りメールの書き方:予約

打ち合わせなど予約していた内容を断る場合にも、きちんとした内容の断り文が必要です。以下に、打ち合わせを予約していたけれど、お断りするメール例文をご紹介します。
(例文)「この度ご連絡いただいた打ち合わせの件ですが、まことに申し訳ありませんが現在都合がつかなくなりました。進行中の案件が思いのほか手間取り、予定が立てられない状況です。つきましては、来月中旬ごろ、改めてこちらから○○様のご都合をお聞きし、日程を再調整させていただきたくよろしくお願いいたします。」

お誘いのお断りメールの書き方:訪問

ビジネス上は、営業されることも多く中には押し売りしてくる営業の人もいます。そんな営業を断るお断りメールの書き方には、以下の3つのポイントがあります。
1.曖昧に答えない
営業の人が訪問してくる場合、曖昧なことを答えているとスケジュールが空いていると勘違いされて訪問されてしまいます。しっかりと相手に伝わるように断ります。
2.表現は柔らかく
きっぱり断ることは大切ですが、相手を傷つけるような断り方はよくありません。いつどこでビジネスはつながるかわかりませんので、表現には配慮して断りましょう。
3.お礼を入れる
訪問する意欲のある営業の方に断りを入れるのですから、今後も何かしらで関わりがあることもありえます。上手にお礼もいれて断りましょう。

お断りメールの返信の方法

何かしらの依頼を行ってお断りのメールを受けた場合に、どのように返信すれば良いのでしょうか。こちらの提案や依頼を断られたという事実のみで頭がいっぱいになって、そのままにしてしまったとなると、次回の仕事にもつながらず、せっかく関係を築けるチャンスを逃すことにもなります。今回はダメでも、何が原因であるかをきちんと把握することで次回に生かせます。ここでは、お断りメールの返信方法についてみていきます。

お断りメールの返信のためのポイント

お断りメールを受けた場合には、以下のようなポイントを押さえた返信をしましょう。

1.相手へのお礼

自分たちがサービスや商品などを提案したり、何かしらの依頼をして、相手に検討してもらう機会をいただけたということに対してお礼の気持ちを伝えましょう。お断りされたということは、相手はそのための検討に時間を割いてくれています。また、お断りのメールというのは、どんな場合でも多少は心苦しいものですので、それにもかかわらず結果をお知らせしてくれたということへのお礼という意味もあります。

2.断りの意思の受け取り

こちらからの依頼や提案に対して断られたという相手方の意向を受け取った、承知したということを明確に伝えます。今回は、この依頼や提案は破棄されたということをお互いに確認する意味でも、こちらが承知したということをはっきりと示すことは重要です。

3.前向きな結び

提案や依頼を断られたとしても、それはこちらの内容が相手の意図に沿ってなかったり、都合が合わなかったということです。足りない点について反省し、次回に生かせるように前向きな姿勢を見せることで、相手も次回また検討しようという気になってくれる可能性があります。

お断りメールの返信例文

では、実際にお断りメールを受け取った後の返信メールの例文をご紹介します。
(例文)「弊社よりご提案させていただいた件につきまして、ご検討いただき誠にありがとうございました。また、その結果につきましても、ご丁寧にメールを頂戴しありがとうございます。この度は、弊社の提案内容が不採用となったとのこと承知いたしました。いただいたご意見、ご指摘をもとに改善策をたて、精進していく所存です。またの機会を頂戴できましたら幸いです。貴社の益々のご発展を祈念しております。この度は誠にありがとうございました。」

お断りメールの書き方を覚えましょう

いかがでしたか。お断りメールを書かなければならないときは、ちょっと後ろめたいような気持ちになりますが、自分はもちろん相手のためにも、はっきりと断ることが重要だということがわかりました。しかし、特にビジネス上のお断りメールの場合は、今後の関係を築くためにも相手に不快な思いをさせないように慎重に言葉を選び、お断りしなければならないということも重要です。

ビジネスをしていく上で、絶対にお断りしなければならない場面は出てきます。上手なお断りができるようになることは、今後の人間関係を築く上でも大切なことですので、お断りメールの書き方をしっかりと覚えましょう。

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