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メールでのビジネスマナー・例文|返信/宛名/件名/お礼

更新日:2020年08月20日

メールの返信でのビジネスマナーとはどのようなものでしょう。メールを返信する事に慣れていない人は、色々なことが気になりなかなかメールが送れない人もいるでしょう。この記事では、メールのビジネスマナーを返信、宛名、件名などについてご紹介します。

メールの返信でのビジネスマナー・例文

メールの返信でのビジネスマナーは、相手の立場に立ったメールを返信できているかが大切です。自分の返信メールを読んでくれる人は、とても忙しい人ではないですか。そのような人は、最初に用件を記載したメールでなければ最後まで読んでくれない時があります。

一番最初に用件を記載するビジネスマナーは、一般的なメールの返信でも基本的なビジネスマナーとなります。

また例文としては、「先日メールをいただきました田中と申します。本件に関しましては、御社の方で詳細は決めていただければと思います」となります。簡単すぎる内容だと思えるくらいの方が相手が理解しやすいメールになります。

メールの宛名のビジネスマナー

メールの宛名のビジネスマナーは、基本的な事として、相手の名前を記載する時は様を忘れないことです。もしも様を記載し忘れると印象が良くないです。また、宛名には相手の会社名、部署名、担当者名と記載します。

実際にメールの宛名を記載するビジネスマナーは、読み手側が見やすいように工夫して記載しましょう。さらに、担当者ではなくて組織名を宛名にしてメールを送る時は、組織名の後に御中と記載して良いです。これは、郵便などのルールと同じでメールを組織宛てに送る時も御中を使用します。少し違和感がありますが、問題ありません。

メールのお礼でのビジネスマナー

メールのお礼でのビジネスマナーの基本としては、お礼をするタイミングがポイントです。お礼をするタイミングだと思ったらすぐにメールをしておくと良いでしょう。あまり遅くなってお礼のメールをしても効果がないです。

お礼のメールは実際に合って面談したりした後であれば、理想的には当日にお礼のメールをするのがビジネスマナーです。そうすれば、相手側も好印象をもってくれます。お礼のメールの内容としては、「本日面談させていただいた田中と申します。お忙しいところわざわざ時間をさいていただき誠に有難うございました」となります。

メールの件名でのビジネスマナー

メールの件名でのビジネスマナーとしては、できる限り短めの文章で用件を伝えましょう。こまかな内容は分からなくても良いですが、件名で内容がおよそ想像できるくらいが良いでしょう。

具体的な件名としては、「面談の日程調整について 田中」などとなります。これでは短いと思う人もいるでしょうが、これ位で丁度良いです。また、件名には自分の名前も忘れずに記載しましょう。

メールの本文を見ないと誰からのメールか分からないようでは、メールを受信した側もイメージがよくないです。読み手側の立場で考えて分かりやすい件名が良いです。

メールのビジネスマナーある書き方

メールのビジネスマナーのある書き方の例としては、ある事をメールでやりとりして決める事を想定すると、なるべくメールの送受信の回数が少なくすむように工夫することです。あまり多くメールの送受信をすると、かなりの時間をメールに使うことになります。

これはお互い仕事で忙しいことを考えると良くないです。用件はまとめて箇条書きで書きにして、どのように物事を決定していくか明確にわかる内容を記載することです。

また、箇条書きにする理由としては、ひと目でどのような内容か理解することができます。長い文章で説明されてもいまいち理解しにくいのがメールです。

メールの挨拶でのビジネスマナー

メールの挨拶でのビジネスマナーとしては、まず件名に注意が必要です。はじめてメールを送る相手に対しては、「はじめまして株式会社鈴木の田中と申します」と件名に記載します。これで相手は、本文を見てくれるので、必ず自分がどの会社の誰なのか件名で記載しましょう。

本文について再度挨拶をして、何のためにメールを送ったか記載します。それが、ただの挨拶のためであればそのように記載しましょう。このような内容のメールであれば、相手も最後まで読んでくれるでしょう。

また、返信が特に必要ない時は、そのように記載すると親切です。メールによっては、返信するべきなのかどうなのか分からないメールもたくさんあります。

社内でのメールのビジネスマナー

社内のメールでのビジネスマナーは、社外と比べると簡単な内容で良いでしょう。件名は、概要を記載します。件名には自分の名前も入力するのを忘れないようにしましょう。宛名には、相手の部署と名前を記載します。

本文は用件だけを記載するようにして、お互いメールに時間をかけるのを最小限にすると良いでしょう。あとは、社内メールの場合社内で連携して色々なことを決めていくことが多いので、このメールを読んだら次にどうすれば良いか明確に記載しておくと、非常に分かりやすいです。

また、社内のメールも返信する時は、本文の下に受信したメールをコピーしておくと話しの流れが分かりやすくなります。

役職

社内のメールのビジネスマナーとして、役職の扱いがありますが、役職のある人に対しては田中課長などと記載しましょう。ここで様などを用いるとおかしなメール内容になってしまいます。たとえ社長であっても田中社長と記載すれば良いでしょう。

また、自分より上の役職の人にメールを送る時にビジネスマナーとしては、何が用件なのかより分かりやすいような内容にしましょう。部下からメールは時間がない時などは見てもらえない事が多いです。

そこで、社内の上司にメールを送る時は明確でわかりやすい内容にすることでメールを読んでもらえます。また、役職のある上司にメールを送っても返信がない時は、再度メールするのも一つの手です。

初めての相手へのメールのビジネスマナー

初回公開日:2017年12月28日

記載されている内容は2017年12月28日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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