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打ち合わせのお礼メールの書き方・件名と返信方法|社内/社外

更新日:2020年08月20日

打ち合わせのお礼のメールの書き方・件名・返信方法とはどのようなものでしょう。仕事をしている以上は、打ち合わせをする機会はかなりあります。どのようにお礼の気持ちを相手に伝えるか悩むところもあるので、社内・社外の打ち合わせの場合も含めて記事にしてみました。

打ち合わせのお礼メールの書き方

打ち合わせのお礼メールの書き方は、一般常識の中で記載できれば良いでしょう。特に打ち合わせが長時間になった場合などは、その点についてもお礼を記載するのが普通です。

また、打ち合わせのお礼メールは基本的に打ち合わせを行った日か次の日にはメールを送信しておくと印象が良いです。あまり時間が経過してからお礼の打ち合わせのメールを送信しても効果がうすくなるでしょう。

特に、打ち合わせの中でお礼をするべきことがあった場合は、その事についても打ち合わせのお礼メールで記載しておくと良いでしょう。

社内

社内での打ち合わせのお礼メールは、早いタイミングで簡潔な内容のお礼メールを送ると良いです。もしも次回の打ち合わせの予定がある場合は、その内容も一緒に記載しても良いです。社内での打ち合わせのお礼メールは、人間関係を円滑にするための一つのポイントです。

特に他に記載することが無くても、自分の気持ちを相手に伝えるためにも打ち合わせのお礼メールを送っておくことをします。社内のお礼メールは、特に体裁などは決まっていないので、ある程度自由に記載できるところがあります。

時には、他の用件などと一緒に打ち合わせのお礼メールを送っても良いです。

社外

社外の場合の打ち合わせのお礼のメールは、ビジネスなのでしっかりとした体裁で記載できる良いです。内容としては、「先日は、お忙しところ弊社での打ち合わせに参加していただきまことに有難うございます」などとなります。

相手に貴重な時間を割いてもらって打ち合わせをしてくれた事に対して感謝の気持ちを伝えることがとても大切です。このメールを見た相手の企業の方は、また打ち合わせをしても良いと思ってくれるでしょう。

相手に再度打ち合わせをしても良いと思ってもらえる事はとても重要で、ビジネスにおいて良い取引先との関係を築くことは基本でしょう。

打ち合わせのお礼への返信

打ち合わせのお礼への返信としては、できる限り早いタイミングで「こちらこそ貴重なお時間を割いていただき打ち合わせをしていただき誠に有難うございました」と記載すると印象が良いです。

また、お礼のメールの最後に、「また、何かの時に打ち合わせをする機会がありました、よろしくお願いいたします」記載するとしっかりとしたお礼のメールになります。普段送信しているメールと打ち合わせのお礼のメールとの大きな違いは。打ち合わせで話し忘れた内容なども記載できる点です。

これは、ビジネスで打ち合わせをしているので、言い忘れた内容をメールで送信しても問題ないです。むしろお礼のメールでついでに質問するのは非常に効率の良いことです。

してはいけない打ち合わせのお礼への返信

してはいけない打ち合わせのお礼への返信としては、実際に打ち合わせをした日から相当過ぎてから、お礼のメールの返信をするのは印象が良くないでしょう。あまり遅い返信は逆に送信しない方がよかったりするケースもあります。

基本的にビジネスにおいてお礼のメールをもらったらすぐに返信するのがマナーとなっています。理由としては、打ち合わせのお礼のメールの返信が来ない場合は、メールが届いているのかが分かりません。

そのため、送信した人は色々な心配をすることになります。もしも、お礼のメールの返信がない時は必要に応じて再度メールを送信する時もあります。

打ち合わせのお礼メールの件名

打ち合わせのお礼のメールの件名としては、簡単な内容で問題ないです。例えば、「先日の打ち合わせはありがとうございます。 株式会社田中 田中」といった内容でも良でしょう。

件名で全ての内容を把握することは難しいので、どのような事が記載されているメールなのかの概要が分かるようにしましょう。人によっては、件名をほとんど見ない人もいるので、できる限り短い件名にすると分かりやすいです。

他の記載の仕方としては、件名として「今後ともよろしくお願いいたします。 株式田中 田中」などとなります。ビジネスにおいて、付き合いというのは非常に重要なことなので、今後の事を考えにいれてこのように記載するのも良いでしょう。

来訪していただいた場合の打ち合わせのお礼

来訪していただいた場合の打ち合わせのお礼は、遠くから来て打ち合わせをしてくれていつ場合もあるので、しっかりとした内容をお礼で記載しましょう。件名や文章全体を通して来訪してくれた事に対して感謝の気持ちをしっかりと記載しましょう。

この文章は大げさではないかと思うくらいの感謝の文章で丁度良いです。また、実際に来訪されて顔を見ながらの打ち合わせができたことで、何か大きな情報を得たことなどがあれば、お礼のメールの中で「とてもお互いにとって良い打ち合わせでありました」と記載しましょう。

また、逆にこちらから今後相手の企業に行って打ち合わせをする機会がある場合は、前もって「御社にお邪魔して今後打ち合わせをする機会があると思いますが、その時はよろしくお願いいたします」記載するとイメージが良いです。

ご足労

ご足労をかけて遠方から来訪された時の打ち合わせのお礼については、メールで送ることも大切ですが、打ち合わせが始まる前に「遠方からご足労いただき本当にありがとうございます」と一言いうのもビジネスマナーではあります。

このように発言することで、相手も遠くからこの会社に来て打ち合わせをして本当に良かったと思ってくれることでしょう。また、ご足労と言う言葉は相手を気遣っていう言葉なので、自分の気持ちを伝える時に使用すると、とても印象が良いです。

遠方

遠方から来られて人に対してのお礼としては、メールであれば「この度はわざわざ遠方から打ち合わせに来ていただき本当にありがとうございます」言った内容を記載すれば、良いでしょう。

特に遠方から来訪された取引先に対しては、また打ち合わせに来たいと思えるような言動をすることがとても重要です。また、先の事を考慮して「今後御社の方へこちらから伺うことがあるかもしれませんが、その時はどうかよろしくお願いいたします」と記載するビジネス上とても良いです。

複数での打ち合わせのお礼の方法

初回公開日:2018年02月13日

記載されている内容は2018年02月13日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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