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ビジネスメールの書き出し|返信の書き出し|初めての相手|社内

初回公開日:2018年03月25日

更新日:2020年03月09日

記載されている内容は2018年03月25日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

皆さまは、ビジネスメールを送る際この書き出し文に困った経験はありませんか。もしくは、いつもお決まりの定型文で済ませていませんか。一言でビジネスメールの書き出し文と言っても、相手や状況によって選択肢は様々です。この記事で自分なりの書き出し文を見つけてみましょう。

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ビジネスにおけるメールとは?

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私たちが日々生活する中での連絡手段として、メールは欠かせないツールです。また、ビジネスメールにおいても、それは同じです。対面するために相手の時間をとってしまう必要もなく、内容もメール文に残るので、後々何度も確認する事も可能でしょう。

また、対面や電話ですと伝達できる人数が限られていますが、ビジネスメールであればたくさんの人に情報を一度に届ける事ができます。

また、ビジネスメールは件名や書き出しも非常に大切です。件名や書き出しによってメールを開いて見るかどうか決まると言っても過言ではないでしょう。

今回は、ビジネスメールの書きだしや返信の書き出しなどを中心に詳しく紹介いたします。

ビジネスメールの書きだしとは?

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ビジネスメールにおける書き出しとは、冒頭で相手に対してかける最初の挨拶文の事です。ついついビジネスメールとなると、形式に従って誰に対しても無難な同じ文章で、固めてしまいがちですが、書き出しによって相手の受け取り方も随分違ってくると言えます。

やはり、「お疲れ様です」などの一文のみだと関係性が薄い場合などは、どういった人からのビジネスメールだろうと印象が薄い状態で内容を読む形になりますし、そもそもちゃんと内容読んでもらえない危険も出てくると言えます。

相手との関係性や状況を加味した上で、それぞれの書き出し文を自分なりに用意しておく必要があるでしょう。しっかりとした書き出し文のビジネスメールを送る事で、信用度が上がり、仕事を成功に導く第一歩に繋がるとも言えるでしょう。

次から相手別に例文を交えてビジネスメールの書き出し文を紹介いたします。

初めての相手にビジネスメールを送る場合(未対面)

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対面した事が無く初めてビジネスメールを送る場合の書き出し文は、そのビジネスメールの顔とも言える文章になるでしょう。

仕事をしている上で、毎日色々なところからたくさんのビジネスメールが来ると言えます。顔を知らない相手からくるビジネスメールは、自分にとって本当に必要な物かを件名や冒頭の書き出しで判断していると言っても過言ではありません。

対面した事の無い相手に対して、初めてビジネスメールを送る場合には、突然初めてメールを送った事、どうして送る結果になったのかという事、細かい自己紹介などの必要事項をしっかり記載してメールを書き出しましょう。

初めてビジネスメールした旨、詳細な自己紹介で書き出しをする事で、信用度も上がりメールを読んでもらえる確率も大いに上がるでしょう。当たり障りのない冒頭文では、内容を読まずに削除されてしまう可能性もあるので注意が必要です。

初めての相手に送る例文(対面したことがない場合)

・突然のメールで失礼いたします。○○株式会社○○営業部一課の○○と申します。この度、御社のホームページを拝見して、ご連絡させていただきました。

・初めてメールさせていただきます。○○大学○○学部○○学科4年の○○と申します。○○様が同じ大学の先輩という事で、ゼミの○○先生よりご紹介いただきメールさせていただきました。

・突然のご連絡失礼いたします。株式会社○○の○○と申します。この度、○○商事の○○様よりご紹介いただき、メールを送らせていただきました。

初めての相手にビジネスメールを送る場合(対面済)

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仕事上、いずれかの経緯で接触した事があっても、ビジネスメールを送った事は無い相手に対して、初めてメールを送る場合もあるでしょう。

この場合、関係性が薄く、名前のみでは印象が薄くなってしまう場合があります。上記の会ったことが無い場合の書き出し文に加えて、自分自身の自己紹介に、会った時のエピソードなども盛り込むと相手の印象に残ると言えるでしょう。

ビジネスメールを相手に読んでもらうためには、どういった人物からのメールなのかをしっかり伝えるという事が、初めに信頼度を挙げる大切な項目になりますので、注意しましょう。

初めての相手に送る例文(対面した事がある場合)

・初めてメールさせていただきます。先日、御社の○○と共にご挨拶させていただきました○○株式会社の営業三課○○と申します。

・突然、メールにて失礼いたします。○○大学○○学部4年の○○と申します。先日会社説明会で、たくさんお話させていただきありがとうございました。

・初めてメールさせていただきます。○○生命の○○と申します。先日、御社の保険に関してのご相談を頂きありがとうございました。

社内の相手にビジネスメールを送る場合

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仕事をしている上で、社内の方にビジネスメールを送る場合も多いでしょう。社内の方に送る場合は、取引先やお客様と比べて比較的にカジュアルな書き出しで始めます。しかし、カジュアルと言っても、社会人としてマナーを守った適切な文章を心がけましょう。

社内の場合、書き出し文で全ての印象が判断されて仕事に差し障るというケースは少ないでしょう。「お疲れ様です」などの定型文から書き出して、内容に移っても問題無いと言えます。

また、日々の感謝や直近のイベントに対するお礼や謝罪などがあれば、具体的なエピソードから書き出すとより印象の良いビジネスメールになるでしょう。

社内にいる相手に送る例文

・お疲れ様です。○○部の○○です。

・おはようございます。○○の件についてご相談させてください。

・先日の会議では、たくさんお手伝いいただきありがとうございました。大変助かりました。

・昨日の新年会、お疲れさまでした。

社外の相手にビジネスメールを送る場合

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仕事上、社外の相手にビジネスメールを送るという事は、取引先やお客様など仕事をする上で非常に大切な相手と言えます。メールは、口調や言葉遣いなど色々な判断要素がある口頭とは違い、メール内の文章のみで印象が伝わります。

適切なマナーを守って、少しくらい固い印象の文面の方が無難と言えるでしょう。会った事がある場合は印象付ける事よりも、しっかり適切なマナーに沿った形式的な書き出し文から始めると印象が良いでしょう。

社外の相手に送る例文

・いつも大変お世話になっております。○○株式会社○○部の○○です。

・いつもご愛顧いただきありがとうございます。株式会社○○の○○と申します。

・貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

・いつもお引き立ていただき、誠にありがとうございます。

・ますますご活躍のことと存じます。

相手との状況による場合

社内、社外を通して、相手との関係が親しい場合やよく連絡を取り合っている場合など、相手との状況に対する文言で書き出す場合もあります。

例えば、相手と親しかったにも関わらずメールを送る事が久しぶりだった場合や伝える要件によって立て続けにメールを送信する場合など状況によって変えていく事も大切です。

その時々の状況に合わせて自分なりの書き出し文を用意しておくとスムーズでしょう。

相手との状況に合わせて送る例文

・ご無沙汰しております。株式会社○○の○○でございます。

・ご無沙汰ばかりで、申し訳ございません。

・お久しぶりですが、お元気でしょうか。この度、○○の件でごれんらくさせていただきました。

・度々失礼いたします。

・追記の項目がありますので、再度メールさせていただきます。

ビジネスメールの書き出しに名前は入れるべきか?

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直近でやりとりをする以外は、書き出し文の後に名前を入れる事が必須と言えるでしょう。相手や状況に見合った書き出し文の後に、自分が誰であるかを詳細に記載する事で安心感を与える事ができます。

また、初めての相手にメールをする場合は、その安心感がメールの内容を読んでもらえるか否かという結果に繋がるといっても過言ではありませんので、しっかり記載しましょう。

ビジネスメールだけでなくとも、挨拶と自己紹介は人と人がコミュニケーションをとる上で、一番最初の大切なマナーになりますので、常々心がける事が大切です。

ビジネスメールの書き出しでの「平素」とは?

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社外やお客さまに向けたビジネスメールの書きだし文の中で「平素」という言葉を見かけた経験がある方は多いのではないでしょうか。

平素とは、「いつも」や「常々」という表現を最大限に丁寧に表した言い方です。いつもお世話になっている取引先や日頃から利用していただいているお客さまに向けての書き出しとしては、最も適切な定型文と言えるでしょう。

平素を使った表現は、とてもかしこまった印象での書き出しになりますが、マナーを重んじるビジネスメールの書き出しとしては、最適と言えるでしょう。しかし、丁寧な文章の書き出しには最適な言葉ですが、初めての相手には使えませんので注意しましょう。

「平素」を使った書き出しの例文

・平素は、格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。

・平素は、御社のサービスをご利用いただき誠にありがとうございます。

・平素より、一方ならぬご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。

・平素、ご無沙汰しており誠に申し訳ございません。

季節別のビジネスメールの書き出しについて

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ここまでは、ビジネスメールの書き出しにおいて、色々な状況に合わせた上で良く使われている定型文を中心に紹介しました。では、季節によって変わる環境に合わせた書き出し文には、どういったものがあるのでしょうか。

季節によって変わる環境についての文章から始まる書き出し文を時候の挨拶と言います。手紙などには、マナーとして必須の項目と言えるでしょう。

また、ビジネスメールにおいても、いつもお決まりの定型文に偏らずに、時候の挨拶で季節によって変化を加えた書き出しで始めるのも良いでしょう。

しっかりマナーを守って、季節に沿いながらも相手への配慮を添える事で、より丁寧で思いやりのあるビジネスメールになるのではないでしょうか。

次から、1月から12月までそれぞれの季節で使える時候の挨拶と例文を紹介します。季節ごとに、自分なり書き出し文を用意しておくと良いでしょう。

1月と2月の書き出し

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1年の中で1月は、最も時候の挨拶での書き出し文が書きやすい月と言えるのではないでしょうか。それは、お正月や寒さについてなど色々な議題がありますし、新年の挨拶などは年賀状で馴染みがある方も多いと言えるからです。

2月も、節分が過ぎたら立春になるなど、時期によって細かく名称が変わりますので注意が必要です。また、関東などでは1月よりも寒さが厳しく、大雪などの被害が出てくる時期でもありますので、そういった状況にふれるのも良いでしょう。

また、非常に寒い時季でインフルエンザやノロウイルスなどの病気も流行り始める時期ですので、それに伴った書き出し文で相手の体調を配慮した文章にすると印象の良いビジネスメールになるでしょう。

1月と2月の書き出しの例文

・初春の候、貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。

・新春を寿ぎ、謹んで年頭のご挨拶を申し上げます。

・小寒の候、寒さが身にしみておりますが、ご健勝にてお過ごしのことと存じます。

・大寒の候、〇〇さまにはますますご清祥にてご活躍のこととお慶び申し上げます。

・立春の頃、皆さまいかがお過ごしでしょうか。

・立春の候、貴社いよいよご清栄のこととお慶び申し上げます。

・春の陽気が待ち遠しい今日この頃ですが、いかがお過ごしでしょうか。

・寒さの中にも春の足音が聞こえてきますが、皆さまお元気でしょうか。

3月と4月の書き出し

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3月は、春の到来を肌でも感じられる季節と言えるでしょう。また、辞令が出て移動が決まったり、決算の時期であったりと会社でも色々と動きが出てくる季節とも言えます。

また、4月は、1年の中で1番春を感じられる季節と言えるでしょう。また、入社や入学など新体制がスタートする時期でもありますので、麗らかな春の気候と共に、清々しい気持ちで始められるような書き出し文にすると良いでしょう。

この時期の桃や桜など美しい日本の花を用いた時候の挨拶をする事もできますので、固いイメージがあるビジネスメールの書き出し文に華やかな印象を加える事ができます。

3月と4月の書き出しの例文

・春分の候、貴社益々ご繁栄のことと心よりお慶び申し上げます。

・早春の候、皆さまにはお健やかにお過ごしのこととお喜び申し上げます。

・早春の折、貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。

・桜のつぼみも膨らみ始めた今日この頃、皆さまいかがお過ごしでしょうか。

・春暖のみぎり、貴社いよいよご盛栄のこととお慶び申し上げます。

・春風の候、ご健勝にてお過ごしのこととお慶び申し上げます。

・春の日差しも心地よい今日この頃、皆さまいかがお過ごしでしょうか。

・春たけなわ、皆さまにおかれましては益々ご健勝のこととお慶び申し上げます。

5月と6月の書き出し

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5月は、桜の時期も終わり、夏に向けて緑が目立ち始める時期と言えます。また、新体制にも馴染み始めたり、ゴールデンウィークなどの長い休みもありますので、少し気持ち的に余裕が出てきたり、または中だるみしてきたりする時期とも言えるでしょう。

6月は梅雨の時期ですので、誰しもが雨で鬱陶しい時期というイメージを持っているでしょう。しかし、マイナスなイメージを保った状態で、ビジネスメールを始める事は良い印象ではありませんので注意しましょう。

また、梅雨で雨が多い時期だからこそみられる紫陽花の花についてなど、美しい光景をイメージさせる言葉も良いでしょう。

5月と6月の書き出しの例文

・立夏の折、皆様お健やかにお過ごしのこととお喜び申し上げます。

・青葉の頃、皆様ご清祥のこととお喜び申し上げます。

・若葉萌える好季節となりました。○○さまにおかれましては、なお一層ご活躍のことと拝察いたしております。

・初夏の風が清々しい今日この頃、いかがお過ごしでしょうか。

・初夏の候、貴社益々ご隆盛の趣、大慶至極に存じます。

・清々しい初夏を迎え、皆様ご清祥のこととお喜び申し上げます。

・初夏の風に肌も汗ばむ頃、皆さまいかがお過ごしでしょうか。

・雨に映える紫陽花の花も美しい今日この頃、皆さんお元気でいらっしゃいますか。

7月と8月の書き出し

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7月は、いよいよ夏に向けて暑さも増してくる時期です。この頃から暑さを懸念する体調への配慮の文章も多くなってくるでしょう。また、7月22日か23日が大暑となりますので、時候の挨拶として取り入れてみましょう。

8月は、夏本番の時期と言えるでしょう。ビジネス上においても、お盆の時期で休暇をとるなどお休みのイメージもあります。

暑さへのお見舞いを申し上げると共に、相手の体調に配慮する書き出しで始めたり、祭りや夏休みなどの夏の風物詩を楽しむような書き出しも良いでしょう。

7月と8月の書き出しの例文

・大暑の折、皆様お元気にてお過ごしのこととお喜び申し上げます。

・猛暑の候、貴社益々ご発展のこととお慶び申し上げます。

・本格的な夏を迎えましたが、皆さまいかがお過ごしでしょうか。

・夏祭りのにぎわう頃、皆さまお変わりございませんか。

・処暑のみぎり、ご家族の皆さまにおかれましては、ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。

・厳しい暑さが続いておりますが、いかがお過ごしですか。

・残暑の頃、皆さまお変わりございませんか。

9月と10月の書き出し

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9月、10月は、少し暑さも収まり、秋に向けての変化が感じられる時期になります。1年でも過ごしやすい時期ともいえますので、書き出し文でもそういった雰囲気を取り入れる事で、心地の良いビジネスメールになるでしょう。

秋にも多くの季語がありますので、自分なりに見合う言葉を選んで使い分けていくと良いでしょう。

9月と10月の書き出しの例文

・早秋の候、皆さまにおかれましては、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

・初秋のみぎり、皆さまにはますますご活躍のことと拝察いたしております。

・秋風が心地よい時節となりましたが、皆さまいかがお過ごしでしょうか。

・紅葉が美しい時期になりました。皆さまご健勝にてお過ごしのこととお慶び申し上げます。

・さわやかな秋晴れの続く今日この頃、皆様いかがお過ごしでしょうか。

11月と12月の書き出し

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11月は、秋も終わり、冬本番の寒さがいよいよ感じられるじきになります。また、12月に入ると、1年の終わりの準備などで非常に忙しい時期です。

この時期ならではの気候の変化や美しさに触れた時候の挨拶を書き出しにしたり、寒さや忙しさにおいての体調への配慮の文章の書き出しにしてビジネスメールを作成しても良いでしょう。

11月と12月の書き出しの例文

・晩秋のみぎり、皆さまにおかれましては、ますますご清祥のことと心よりお喜び申し上げます。

・肌寒い季節が続きますが、皆さまお変わりなくお過ごしですか。

・小春日和の今日この頃、皆さまお元気でいらっしゃいますか。

・師走の頃、ご健勝にてお過ごしのこととお慶び申し上げます。

・初雪の折、皆様お元気にてお過ごしのこととお喜び申し上げます。

ビジネスメールの返信の書き出しについて

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ビジネスメールへの返信をする際に、どういった書き出しから始めればいいのか戸惑われた経験がある方も多いのではないでしょうか。

ビジネスメールでは、返信の際の書き出しに、まずビジネスメールを送ってくれた事へのお礼の文面から始めます。その後内容に移りましょう。

あちら側自分の意思で送ってきたビジネスメールですが、その手間に対してのお礼から始める事でとても良い印象のビジネスメールになるでしょう。

自分にぴったりな書き出し文を用意しておこう

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いかがだったでしょうか。今回は、ビジネスメールにおいての書き出し文について、詳しく紹介いたしました。ついつい固く考えてしまいがちな、ビジネスメールの書き出し文ですが、相手や状況、季節によって色々な使い分けができます。

お決まりの定型文のみでなく、自分なりに色々な書き出し文を用意して使い分ける事で、印象の良いビジネスメールを送る事ができるのではないでしょうか。

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