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返信のお礼メールの書き方例|OB訪問/説明会/接待/香典

更新日:2020年08月20日

お礼メールは人々との付き合いが続けば続くほど非常に多くなりますが、どのような状況で用いられたお礼メールなのかで対応が大きく変わってきます。また、お礼メールに対する返信も不要であると意見や、返信は今後のビジネスに繋がるから必須という意見もあり多種多様です。

返信のお礼メールの書き方例

メールを使っての返信というのは今では当たり前のものとなっていますが、お礼状や令状に対する返事のような意味を持たせたメールになると色々と文章構成も練らなければいけません。やり方次第では送信したメールをなかったことにはできますが、それはそれで一手間以上かかってしまいますので、ミスなく文章を練ってお礼メールを作り上げたいです。

そこで、ここではそれぞれの状況別にどのようなお礼メールを返信ですれば良いのかを記載していきます。状況次第では内容を変える必要もありますので、参考文の一つとしてご覧ください。

OB訪問の返信やお礼メール

OB訪問のお礼メールは基本的にその日中に送ることが基本となっていますので、いつでも返信できるように文章構成や内容をテンプレートのように書き起こせるようになっておく必要があります。

もちろん、返信となるお礼メールもビジネスメールとなりますので、相手の会社+名前からスタートして、その次に挨拶をして名乗るといったいつもの構成は守ってください。ただし、OB訪問後の返信お礼メールの場合は挨拶の後に「本日は大変お忙しい中、OB訪問に時間を割いていただき誠にありがとうございました」といった訪問へのお礼は最初に書く必要があります。

もちろん、これだけでは不足しているのでその後に「○○様のお話をお聞きすることでホームページだけでは得られない情報をいただくことができました」といった中身を伴った文章を記載する必要があります。また、受け取った側は特に返信を書く必要はありません。

OB訪問は1回で終わらない

基本的にこのようなOB訪問は一度で終わらないことがほとんどなので、次につなげるようなお礼返信メールにしなければいけません。先ほどお礼の中身については触れましたが、その後には「よろしければ、また機会をいただけないでしょうか」といった内容を加えるようにしましょう。

最後によく使われるお礼の定型文を持ってくるようにしましょう。いわゆる「重ねてになりますが、本日はお時間いただき誠にありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします」といった形です。

つまり、相手の会社+名前→挨拶→名乗り→訪問へのお礼→OB訪問の中身に伴った具体的なお礼→次もよろしくという意味も込めたお礼→最後にくるお礼文章、といった構成になります。このようにざっくりとまとめてみると、ひたすらお礼をしながらお礼返信メールを綴ることになっています。

説明会の返信やお礼メール

今では当たり前のように行われている説明会の返信お礼メールの扱い方については人によって意見が異なっている部分であり、「面接後のお礼メールならば送った方が良いが説明会ならば不要」という意見もあります。

しかし、送った方が好印象になりやすいのでできる限り説明会の返信お礼メールは送った方が良いでしょう。もちろん、それだけで評価が一変するわけではありませんが、送るかどうか悩んでいるくらいなら送った方が良いと考えてください。

ただし、手書きのお礼状まで送る必要はありませんので、メールを使って対応しましょう。また、お礼メール受け取った側は特に返信を書く必要はありませんので、確認する程度にとどめてください。

説明会のお礼メールの中身について

ある程度慣れている方ならばスラスラと書けるでしょうが、まだまだ大学生という方は慣れていないのでとっさに対応することはできません。なので、基本的な流れやポイントから説明します。

「○月○日説明会参加のお礼△△大学××」といった件名にする→株式会社△△人事部○○様と記載した後に大学名・学部・名前を名乗る→「貴重なお時間を割いていただき誠にありがとうございます」といったお礼をする→説明会で聞き出せる内容を記載する→「説明会を受けたことで記者で働きたくなった」といった内容を記載する→最後のお礼をして署名を添える

このようにある程度形は決まっていますので、何度かこのような返信お礼メールを描いて送ればほとんどテンプレートのように回答することができるようになります。

接待の返信やお礼メール

接待を受けることになった場合のお礼返信メールも実は学生で行われる説明会におけるお礼メールと基本的な部分は変わっていません。まず件名は「△△株式会社××より◯月◯日のお礼」といった中身を見なくてもある程度想像ができるようなものにしておく必要がありますし、完結に用件がわかる内容にする必要があります。

テンプレートは存在する

これもお礼返信メールではありますがビジネスメールの一種となりますのでシンプルの方が好まれます。流れとしては「昨晩はありがとうございました」といったお礼をする→接待や飲み会の感想を述べる→「今後ともよろしくお願いします」といった文章を加える→ビジネスメールらしく結ぶ、といったかたちです。

あとは、冒頭に「○○株式会社△△様」といった文字をテンプレートのように加えて、最後に署名を加えれば終わりです。このお礼メールも早ければ早いほどよいので、スマホから送るのも有効でしょう。

香典の返信やお礼メール

葬式に参列した場合、基本的には会葬礼状を渡すことになりますのでメールでお礼をするという形にはなりません。仮に、香典へのお礼メールをするという形になった場合は、よほど親しい間柄のみで発生すると考えましょう。

できる限り急いでお礼だけは伝えておきたいというパターンもあるでしょうが、例は少ないと考えましょう。また、香典へのお礼メールに対する返信は不要です。

こちらもテンプレートあり

お礼返信メールをすることになったとしても、テンプレートはあります。いつものように「ご参列のお礼」といったわかりやすい件名にして、何の礼なのかを記載しましょう。香典に対するお礼なので「故○○の通夜で過分なお気遣いをいただきありがとうございます」といった形になります。

略式でのお礼となるので略式であることのお詫びも加えてください。文章にすると「本来であればお伺いしてお礼をも仕上げるべきところですが」となります。取り急ぎの連絡になりますので、早く返信することもポイントになります。

また、香典に対するお礼メールを出している側はこのようにバタバタしているものなので、返信をすることはむしろ忙しい状況を悪化させるという意見もあります。無理にお礼メールへの返信をする必要がありません。

通夜参列の返信やお礼メール

初回公開日:2018年05月14日

記載されている内容は2018年05月14日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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