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御礼メールの返信方法・御礼メールの書き方と件名|ビジネス

更新日:2020年03月13日

御礼メールを送ったことはありますか?ビジネスをはじめとして、さまざまなシーンで御礼メールを送ることはありますが、それぞれで送り方のポイントが違いますので注意が必要です。御礼メールの送り方のポイントを理解して、上手に感謝の気持ちを伝えていきましょう。

御礼メールの返信方法は?

さまざまなシーンで相手へ御礼を伝えることはあり、感謝の気持ちは正しく伝えることが大切です。御礼は直接会って伝えたり、電話などで伝えることもできますが、それだけではなくメールでも伝えることができます。

御礼メールは日常のさまざまな瞬間に送ることがありますし、お世話になった人に対してはきちんと御礼のメールをしておくことが大切です。

また自分から御礼メールを送るだけではなく、相手から御礼メールが送られてくることもあります。相手から御礼メールが送られてくればそのままにするわけにはいきませんし、返信のメールを考えなければなりません。

御礼メールの返信方法としては、どのような方法が挙げられるでしょうか。

簡潔な内容で送る

御礼メールに対して返信する場合は、簡潔な内容で送ることが大切です。御礼メールは基本的には感謝の気持ちを伝えるためのものであり、そこからやりとりを続けるものではありません。

もちろんやりとりを続けても構いませんが、あまりに話を広げすぎると相手にも返信の必要が出てしまい、手間をかけさせてしまいます。

御礼メールに返信する際には、返信メールを持ってやりとりを終らせることが大切ですので、簡潔に御礼の気持ちを伝えるだけで問題はありません。お相手の御礼に対して感謝の気持ちを述べ、簡潔かつ丁寧に御礼の気持ちを記したメールを返信するようにしましょう。

返信の返信は不要

御礼メールは返信を持ってやりとりを終了させる必要がありますが、場合によっては返信に対してさらに返信のメールが返ってくる場合もあります。

御礼メールの返信の返信に対しては、基本的に返信は不要です。それ以上無理にやりとりを続ける必要はありませんので、読めばそのままにしておいても問題はありません。

もちろん内容を読んで返信の必要性がある場合は、返信をしなければなりませんが、必要のないものであればそこでメールを終らせるのがマナーです。また返信の必要がないからといって、そもそも目をとおさないのもNGです。

返信の返信でもメールにはきちんと目をとおしておくことがマナーです。次回に会ったときにそのときの内容で会話をする場合もありますし、困らないためにもメールはすべてチェックしておきましょう。

返信が不要な場合も

御礼メールに返信する場合は、その返信のメールを持ってやりとりを終らせる必要がありますが、そもそも返信の必要がない場合もあります。相手のメールだけで用件が完結している場合は、無理に送る必要はありませんので、返信しなくても問題はありません。

御礼メールはあくまで感謝の気持ちを示したものですので、絶対に必要なわけではありません。

送ることでより丁寧というものですので、直接会ったときに御礼の気持ちを伝えてもOKです。御礼メールは必須ではありませんので、その返信についても必須ではありません。内容が完結しているのであれば、無理に返信はせず、読んでそのままにしておきましょう。

御礼メールの件名は?

御礼メールを送信する場合は、感謝の気持ちが伝わるように本文をしっかりと工夫して書く必要がありますが、工夫が必要なのは本文だけではありません。メールでは件名も大切であり、件名についてのメールマナーもさまざまあります。

件名の設定が上手くできていないと御礼メール全体の印象が悪くなってしまうこともありますし、感謝の気持ちが伝わりづらくなります。御礼の気持ちをきちんと伝えるためには、件名の時点からしっかりと考えて付けることが大切です。

御礼メールにふさわしい件名を知って、上手に感謝の気持ちを伝えていきましょう。

○○の御礼など

御礼メールの件名と考えたときに難しく考えてしまう人が多いですが、実際はシンプルなもので問題はありません。難しく考えてもいいものが浮かばないことも多いですし、件名と本文の内容が大きく違っているのはよくありません。

メールの件名は本文の要約ですので、○○の御礼など簡単に決めることが大切です。あまり凝ったものにしてしまうと、件名から本文の内容が推測できず、相手を混乱させてしまう可能性がありますので、シンプルに考えて付けるようにしましょう。

わかりやすいことが大切

御礼メールの件名はシンプルに付けることが大切であり、わかりやすさを重視して決めることが大切です。人によっては日に何件、何十件とメールをチェックしている場合もありますし、件名がわかりづらいものだと見落としてしまう可能性もあります。

また迷惑メールなどと間違えられてしまえば読まずに削除されてしまう可能性もありますし、件名はわかりやすく付けることが大切です。メールはまずは読んでもらうことが大切であり、どれだけ素晴らしい御礼メールであっても読んでもらえなければ意味はありません。

件名はメールを読んでもらうためのきっかけになるものですので、内容を簡潔に記したわかりやすいものをつけるようにしましょう。

件名なしはNG

御礼メールの件名を難しく考えすぎてしまい、結局何にしていいのかわからず、件名なしで送ってしまう人も多いです。件名なしで御礼メールを送るのはNGですし、マナー違反になってしまいますので注意しましょう。

メールを送る場合は必ず件名をつけることが大切であり、件名がないことで適当にメールを作成したと思われてしまう可能性があります。また件名がないことで他のメールに紛れてしまい、読まれなくなってしまう可能性もあります。

確実に読んでもらうためにも件名は必須ですし、マイナスの印象を与えないためにも件名は必ず付けて送るようにしましょう。

ビジネスでの御礼メールの書き方は?

御礼メールは日常の中で友人や知人、お世話になった人に送ることもありますが、それだけではなくビジネスでも送ることがあります。

日常的な御礼メールであれば、細かいミスなどは大目に見てもらえることも多いですが、ビジネスの場合は違います。ビジネスの場合は細部までチェックされていることが多いですし、御礼メールであってもそれは同じです。

御礼メールでも細部までチェックされており、ミスがあればマイナスの印象を与えてしまいますので注意が必要です。感謝の気持ちを伝える御礼メールでマイナスの印象を与えるのは勿体ないですし、それでは送る意味がありません。

ビジネスでの御礼メールの書き方を知り、上手にメールを作成していきましょう。

社内

社内の人に御礼メールを出す場合は、マナーについてはそれほど気にしなくてもいいことが多いです。

気心の知れた間柄であれば、多少フランクな内容になっても問題はありませんし、感謝の気持ちが伝わりさえすればOKです。しかしいくら仲のいい相手だからといって、礼儀を欠いてもいいわけではありません。

最低限のメールマナーは守った上でメールを送ることが大切です。また社内のメールは上司などに見られていることもありますし、内容があまりにひどいとそれを咎められる可能性もあります。

社内のメールは監視が可能ですので、見られる可能性も考慮しなければなりません。多少カジュアルな内容になったとしても、最低限のビジネスマナーは守ってメールを送るようにしましょう。

初回公開日:2018年02月24日

記載されている内容は2018年02月24日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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