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【季節別】メールの書き出し方法|挨拶/ビジネス/友達/社内

更新日:2020年08月20日

メールは今や欠かせないツールとなっています。手軽に使えるメールだからこそ、ビジネスや目上の方に宛てたものは、きちんとした書き出しや文面を心がけたいものです。あまり仰々しくならず、しかし、失礼にならないメールの書き出しの例文をいくつか紹介します。

メールの書き出し 挨拶の書き方

電子メール(Eメール)が一般的に使われるようになって、数十年が経ちます。便せんやハガキを用意したり、わざわざ書いた手紙をポストまで投かんしに出かけたりする手間がないのが、メールの良いところでもあります。

文字に自信のない人が、手紙を書くことに尻込みしてしまっていても、メールならば気軽に送れるというところも、利点のひとつでしょう。

今日では日常の友人のやり取りから、ビジネスまで幅広く使われているメールですが、やはり使う場面によって、マナーがあり守らなければいけないルールがあります。

社内などで使う場合には、書き出しの頭語や前文は必要ありません。その代わりに「お世話になっております」の一言を添えると良いでしょう。友人など頻繁にメールのやり取りをしている間柄の場合も同様に、書き出しの頭語や前文は書きませんが、久しぶりに連絡をする場合には、近況報告などを入れると良いでしょう。

手紙の構成

頭語・前文・本文・末文・結語・後付。というのが手紙の流れです。頭語と結語は必ずセットになります。「拝啓ー敬具」「謹啓ー敬白」などの組み合わせがあります。メールでは書き出しに使わないとするのが一般的です。

前文は季節のあいさつや、自分の近況の報告や相手の様子を伺う、書き出しの文章です。本題に入る前のワンクッションですから、メールの場合でも、簡単な一言を添えるといいでしょう。本文に入る前には、「さて」や「この度は」などで本文に入ることを示します。

末文は、締めくくりの言葉です。依頼などをする場合は「よろしくお願いいたします」など、必ず付け加えた方がいいでしょう。本題だけを伝えて終わるというのは、失礼です。

後付とは、手紙などで「日付」「自署(自分の名前)」「宛名(○○様)を最後にまとめて書きます。

ビジネスでのメールの書き出し

メールの良いところは、手軽に送ることができるという点です。電話と違って、相手の都合を考慮しながらかけるという手間がありません。不在による電話の行き違いということも防ぐことができます。

また、電話では相手が不在の場合、伝言を頼んだりすることもありますが、その際に間違いが起きないとも限りません。その点メールですと、そのメール自体が相手にも残りますし、言った言わないなどのトラブルを、極力避けることができます。

メールの特徴的な機能である、一斉送信を使えば、部内・課内などの連絡事項などでは、スムーズに通知することもできるでしょう。

社内メール

社内メールのやり取りは、主にその同じ会社の従業員同士で行うものになります。会議の予定や仕事の進み具合の確認などの、業務連絡が主な利用理由でしょう。基本的には「内輪」ですので、それほど厳密な敬語を使う必要はないでしょう。ですが最低限の、上司や先輩に対する礼節は守るべきです。

件名は明確に書きます。どのような内容かがわかるようにしましょう。「○月○日のミーティングの件」というように主題を明記します。また、すぐに読んでもらいたい場合は件名の書き出しに【緊急】として、「ミーティング時間変更の件」などとすると良いでしょう。

本文は簡潔にします。書き出し部分の頭語や前文などは必要ありません。ですがいきなり書き出しで、要件を書くよりかは、同じ部署内であれば「おはようございます」や「お疲れ様です」の一言を添えると良いでしょう。まだ、他部署などには「お世話になります」などの一言があると、感じが良くなります。

社外メール

社外メールを送る相手というのは、いろいろな場合が想定されます。多くは、会社間の取引先でしょう。仕事でのメールもありますが、新年の挨拶や、不手際などのお詫びメールという場合もあるでしょう。

社内メールとは違って、丁寧な言い回しや敬語が求められます。メールという手軽なツールですし、手書きの手紙文ではないというところから、ついつい普段の調子で書き出しなどのあいさつを省いて書いてしまいがちですので、気を付けましょう。

とは言え、ビジネスシーンでのメールですから、書き出しに季節の挨拶から始まり、相手の近況を伺う文章などは必要ありません。「平素よりご愛顧いただきまして誠にありがとうございます」とすると、かなり改まった文章になります。そのあとに自らの名前や所属などの、名乗りを付け加えることを忘れないようにしましょう。

署名の位置

メールと手紙では署名の位置が大きく違います。手紙では、後付で書きますので、手紙の最後に持ってきますが、メールでは、本文や書き出しよりも前の、先頭の位置になります。

「△△部 ○○様」というように書きます。また、どうしても個人の名前がわからない場合、問い合わせのメールなどでは、「○○係 ご担当者様」でも構いません。連絡があり、相手の名前が分かった次のメールから、上記のように書きましょう。

相手別メールの書き出し

メールを出す(送る)相手は、会社関係に限ったことではありません。むしろ、今ではこどものころからメールを使いこなして成長したという人も多いですから、感覚的には話をするのと同様に考えているのではないでしょうか。

気軽だから、慣れているからといって、相手によって言葉使いを変えないというのは、常識のない人だと思われてしまいます。それはメールも同じです。

相手によって、書き出しや内容を変えることも、社会に出てからは必要なスキルになりますので、慣れておくことも必要でしょう。

友達・知人・しばらくぶりの人

親しい相手に送るメールには、それほど気を使う必要もありませんし、今でEはメールよりも、SNS(ソーシャル・ネットワーキング・サービス)の利用の方が、日常的になっているでしょう。

しばらくぶりに連絡を取るなどする知人や、同窓生などには、メールの書き出しに、こちらの近況の報告をしたり、相手の安否を尋ねる言葉を添えると、ちょっとした心づかいになります。文字制限があるものを使う場合に、書き出しに文字数を取られるのは困りますから、その場合は、書き出しを省略しても構わないでしょう。

目上の人

目上の日に手紙ではなくメールでというのは、一昔前には失礼にあたるのではないか、とも言われていましたが、今ではそういったこともなくなりつつあります。

基本的には手紙を出すのと同じ考え方でよいでしょう。仕事上のメールでなければ、たとえ封書やハガキでなくメールで送るにしても、頭語・前文・本文・末文・結語・後付を整えて書くことで、体裁もよく、失礼にならずに済むでしょう。

目上の方に、久しぶりに連絡をとる場合の書き出しなどは「ご無沙汰しております」の一言を添えます。また、それほど頻繁に交流がなくても「いつもお世話になり」と、書き出しに使うといいでしょう。

季節別の書き出し

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初回公開日:2018年04月13日

記載されている内容は2018年04月13日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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