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面接メールの返信の仕方・件名の書き方|バイト/転職

初回公開日:2018年05月22日

更新日:2020年03月13日

記載されている内容は2018年05月22日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

アルバイトの応募や就職・転職活動をする際には、面接が実施されることが多いですよね。面接のメールへの返信の時の文章、マナー、注意すべきポイントなど、わからないことが多くあるかと思います。求職者の方も応募をしている企業側の方にも参考になればと思います。

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状況別!面接メールの返信

アルバイト、就職活動、転職活動をすると、面接をする機会が多くあります。最近では、メールで日程調整をする場合も多いです。面接をするためのやり取りをするメールを面接メールとここでは呼んでいます。面接メールを書く際には、どういう文章を送れば相手に失礼がないか、印象が良くなるか、など考えることがたくさんあるはずです。

ここでは、皆さんの状況にあった面接メールの返信方法をお伝えしていきます。

アルバイトの面接メールの場合

アルバイトが初めての面接となる場合も多いのではないでしょうか。そういった方々に面接メールの対応の仕方をご紹介します。

日程調整とは?

アルバイトの応募をすると、面接をする場合がほとんどです。その際、必ずお互いの都合の合う日時を調整する必要が出てきます。日程の調整方法としては、

・応募先から日時を指定される場合
・「都合のいい日程を複数教えてください」と言われる場合

の2つがあります。それぞれどのような面接メールが来るのか、どう返信すれば良いのかを紹介します。

日時を指定される場合

それでは応募先から日時を指定された場合の面接メールの返信の方法をみていきます。まず、指定された日時に面接に行くことが可能な場合の面接メールの返信の例文です。

「○○株式会社
人事部 △△様  ①

お世話になっております、□□と申します。
この度は面接の日程をご案内いただき、誠にありがとうございます。
それでは、ご提示いただきました
●月●日●時
にお伺いいたします。 ②

お忙しい中ご連絡をいただきありがとうございました。
何卒よろしくお願い申し上げます。

□□
TEL:090‐○○○○‐○○○○
MAIL:○○○○○○@△△.△△ ③」

このように返信をしましょう。

宛先や日時の確認が大切です

これから面接メールのポイントを説明していきます。

①宛名は、会社名や部署名、担当者の方の名前などを間違えないようにしましょう。会社名は株式会社が前と後ろどちらなのか、部署名も「人事部」や「人事課」など表記の仕方が会社によって変わります。会社から来た面接メールを確認して返信しましょう。

②日時は、会社から指定されたものをもう一度書き、「きちんと確認しました」ということを意思表示します。これにより、お互いに安心感が生まれます。

③最後に、ご自身の氏名、電話番号やメールアドレスなどの連絡先を記載しましょう。向こうから緊急の連絡が来る可能性もありますので、電話番号も書いておくと親切です。

これらのポイントを守って返信をしてみてください。

日時をこちらから指定する場合

次に、「都合のいい日程を教えてください。」と言われた際の面接メールの返信の仕方をご紹介します。

○○株式会社
人事部 △△様  

お世話になっております、□□と申します。
この度は面接のご案内いただき、誠にありがとうございます。
日程につきましては、
●月●日(月) 終日
●月△日(火) 10:00~15:00
●月□日(木) 13:00以降
に貴社にお伺いすることが可能です。 

お忙しい中恐れ入りますが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

□□
TEL:090‐○○○○‐○○○○
MAIL:○○○○○○@△△.△△」

時間の表記には気をつけましょう

以上が例文となります。日時を指定される面接メールとの違いは、こちらからいくつか面接にいくことのできる日時を指定するところです。その際には、特に時間の表記に気を付けて送りましょう。

指定された時間に面接に行けない場合

下の例文を参考に面接メールを作成しましょう。

○○株式会社
人事部 △△様  

お世話になっております、□□と申します。
この度は面接のご案内いただき、誠にありがとうございます。
大変申し訳ないのですが、あいにく都合が悪く、ご案内いただいた日時にお伺いすることが難しい状況となっております。他の日程を調整していただくことは可能でしょうか?
日程につきましては、
●月●日(月) 終日
●月△日(火) 10:00~15:00
●月□日(木) 13:00以降
にお伺いすることが可能です。

お忙しい中恐れ入りますが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

□□
TEL:090‐○○○○‐○○○○
MAIL:○○○○○○@△△.△△」

面接メールで指定された日程に行けないことをお詫びしつつ、候補日程をこちらから提示して返信をしましょう。

就職活動の面接メールの場合

面接メールの返信の仕方・件名の書き方|バイト/転職
※画像はイメージです

次は、就職活動をしている方向けの面接メールの返信の仕方を紹介します。ただし、基本的なスタイルは上に書いたアルバイトの面接メールと同じです。

「○○株式会社
人事部 △△様  

お世話になっております、○○大学の□□と申します。 ①
この度は面接の日程をご案内いただき、誠にありがとうございます。
それでは、ご提示いただきました
●月●日●時
にお伺いいたします。 

この度はお忙しい中面接の機会をいただき、大変うれしく感じております。②
何卒よろしくお願い申し上げます。

□□
○○大学●学部
TEL:090‐○○○○‐○○○○
MAIL:○○○○○○@△△.△△ ③」

このように書いて返信をしましょう。

アルバイトの面接メールとの違い

アルバイトの面接メールとの違いを紹介していきます。

①アルバイトの面接メールでも最初に名前を名乗りましたが、就活の場合には大学名を一緒に書いておきます。

②「面接の機会をもらってうれしい」という意思を表し、その会社の選考に積極的に取り組む姿勢をみせましょう。

③連絡先には、大学と学部名を書きましょう。

以上がアルバイトの面接メールとの違いです。

なお、日程が合わない場合、日程の候補が合わない場合には、アルバイトの面接メールを参考にしてみてください。

移動時間も考慮しましょう

また、就職活動をしていると一日に何社も説明会や面接に行くという日が多くあります。面接の日程調整の際は、移動時間や所要時間を考慮して、日程の調整を行いましょう。

転職活動の面接メールの場合

転職活動の面接メールの返信方法に関しましては、基本的な文章はアルバイトや就職活動のメールを参考にしてみてください。注意すべき項目は同じとなっています。

企業の面接メールの場合

面接メールの返信の仕方・件名の書き方|バイト/転職
※画像はイメージです

ここでは、求職者に対してどのように面接メールを送ればいいかわからない、という方に例文をご紹介します。

求職者に対するメールの例

「□□様

株式会社○○採用担当の○○○○でございます。
この度は弊社の求人にご応募いただき誠にありがとうございます。

選考の結果、ぜひ□□様には面接にお越しいただきたいと思い、面接日程の連絡をさせていただきました。

【面接日時】
●月●日(月) 10:00~/ 11:00~/13:00~
●月△日(水) 13:00~/14:00~/15:00~

【持ち物】
・筆記用具
・履歴書

【場所】
株式会社○○本社 

【受付】
受付の内線電話□□よりお呼び出しください

【所要時間】
1時間を予定しております。

それではご連絡をお待ちしております。また、わからないことがありましたら遠慮なくご連絡ください。どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社○○ 人事部 ○○○○
TEL:03‐○○○○‐○○○○
MAIL:○○○○○○@△△.△△」

必要な情報をわかりやすく伝えましょう

上記が例文となります。場所、受付、所要時間などカッコでくくり、求職者の方にわかりやすく情報を伝えることをお勧めします。

また、求職者側から質問がしやすいように「わからないことがありましたら連絡をしてください。」という一文を入れると大変親切な面接メールとなります。

面接メールの返信時の件名・タイトルの書き方

面接メールの返信の仕方・件名の書き方|バイト/転職
※画像はイメージです

面接メールを送る際は件名をどうしたらよいのか悩む人も多いです。ここでは、求職者側と企業側の件名の書き方について紹介します。

求職者側の場合

面接に応募をする求職者の方が面接メールの返信をする際には、基本的には件名は変える必要はありません。そのまま返信をしましょう。(例「Re:面接のご案内」)

会社側の場合

会社側は、「面接のご案内」「選考のご案内」など、選考の連絡であることが一目でわかる件名にしましょう。その際、「面接のご案内【株式会社○○】」など、どの会社から来たのか一目でわかる面接メールの表記もおすすめです。

面接メールの返信はどこまで続けるべきか

面接メールの返信の仕方・件名の書き方|バイト/転職
※画像はイメージです

ここでは、メールのやりとりは何回行えばよいのかについて紹介します。

ひとまず面接の日程が決定すると、企業側から

「それでは●月●日にお待ちしております。」

という内容のメールが来ることが多いです。この面接メールの後にさらにもう1度返信をする必要はあるのでしょうか。答えとしては、この後にさらに返信をする必要はありません。

しかし、企業によっては「確認のため返信をお願いします」と記載をしている場合もあります。その際にはきちんと返信をしましょう。

面接メールの返信が遅れた場合の対処法

面接メールの返信の仕方・件名の書き方|バイト/転職
※画像はイメージです

忙しい日々を過ごしていると、メールの返信が遅れてしまうことも起こりえます。その場合の対処法をご紹介します。

いつまでに返信をすればいい?

基本的に、返信は早ければ早いほど良いとされています。なぜなら、企業側は一度に何人もの求職者と面接の日程を調整している可能性が高いためです。また、求職者側も、他社の選考を受けている場合があります。そのため、面接メールはなるべく早く返信しましょう。

どこからが「返信が遅れた」なのか

面接メールへの返信が半日以上遅れてしまうと、「返信が遅い」と思われてしまう可能性が高いです。

もし返信が遅れてしまったら、

「返信が遅くなってしまい大変申し訳ございません。」

という一文を最初に書いてから返信をしましょう。

面接のお礼の伝え方

面接メールの返信の仕方・件名の書き方|バイト/転職
※画像はイメージです

面接が終わった後には、面接のお礼のメールを送ると良いでしょう。ここではお礼の面接メールの書き方をご紹介します。

お礼メールの例文

「○○株式会社
人事部 △△様  

お世話になっております、○○大学の□□と申します。本日は貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。

本日の面接では、貴社の今後の方向性についてや、詳しいキャリアプランなどのお話を伺うことができ、大変勉強になりました。そして、貴社で働きたいという思いがますます強くなりました。

末筆ながら面接のお礼をお伝えするとともに、貴社ますますのご発展をお祈りいたします。

□□
○○大学●学部
TEL:090‐○○○○‐○○○○
MAIL:○○○○○○@△△.△△」

以上が例文となります。文章には、面接で質問をした内容から学べたことなどを盛り込むと良いでしょう。そうすることで、その会社で働きたいという志望度の高さを伝えられます。

送る前には見直しをしましょう

面接メールの返信の仕方・件名の書き方|バイト/転職
※画像はイメージです

みなさんの状況にあった面接メールの返信方法はありましたでしょうか。メールを送る前には、誤字脱字や宛先の間違いがないか、確認してから送るようにしましょう。

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