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ビジネス・就活での日程調整メールの返信・返信がない場合|お礼

更新日:2020年08月20日

ビジネスマンならば当たり前の日程調整メールの返信ですが、実はその日程調整メールへの返信にミスが混じっていたけど指摘されていないで放置されていたというパターンもあります。学生の頃から苦戦してしまうメール応対ですので、役立つ知識があれば乗り越えられるのです。

ビジネスでの日程調整メールの返信

ビジネスメールは非常に重要なものであり、社会人の方々は嫌でも覚えなければいけない項目の一つです。特に重要なのが、日程調整メールといったよくある内容に対応する能力でしょう。

社会人になったら、さまざまな日程調整が必要でありそれに合わせたメールがかなりの数飛び交います。忙しい人は日程調整メールとその返信をまとめて1年分だけ保存したとしても1000件を超えてしまうことがあるでしょう。

ただし、この日程調整メールというのは対象となる人や状況次第で使い分けなければいけない部分がありますので、具体的にどのような返信をするのが正解なのかを理解する必要があります。

転職

転職活動における日程調整メールは書類選考などを通過して実際に面接を行うときにどの日程で行うのかを調整するためにやりとりすることが多いです。面接の日程調整メールへの返信は中身がシンプルな方がいいでしょう。

よくあるテンプレートの内容ですが、○○株式会社△△様といった記載の後に、定型文のように挨拶をして書類選考通過のメッセージに対するお礼と面接の連絡に対するお礼をし、あとはシンプルにどの日程がいいのかを記載して署名付きで返信するだけです。

長すぎるのはNG

面接担当者というのは時期によってある程度の時間を捻出できる状態にはなりますが、別の仕事を掛け持っているということもよくあるので、長すぎるメールを嫌う傾向にあるのはどの業界でも同じです。

書類選考に受かったという事実からいろいろとお礼を返信メールに盛り込みたいという気持ちはわかりますが、長文になりすぎると高確率で嫌がられますのでその気持ちは抑えてシンプルな返信にしましょう。

ポイントを抑えて返信メールを短くする

長すぎる日程調整メール返信を避けるためにはポイントをいくつか抑えておく必要があります。そのポイントとは、結論から先に伝えるように意識すること、そして目的は日程調整にあるということを理解することです。

この2つを強く意識すれば日程調整メールへの返信が長くなることも避けられます。長い前置きは不要ですし、回りくどい解説や説明も一切不要なのでどの日時がいいのかを簡単に使えるようにしましょう。

転職における返信メールの注意点

返信メールはビジネスマンでは当たり前なのですが、その当たり前の部分が強すぎる故にミスをしてしまうこともあります。代表的なミスが署名の内容です。

署名はほとんどの方が自分用にテンプレートを用意してそのまま活用しているものではありますが、これが転職になった場合には「現職の社名」は必要ありませんので削除した方がいいでしょう。

転職活動をしていればどのような仕事をしていたのかは色々と着替えるものではありますが、メールの返信では今の役職などを伝える必要はありません。

会社のメールアドレスは使わないようにする

日程調整メールへの返信マナーはいくつかありますが、転職活動中ならではのミスもありますのでそちらも注意しましょう。中でも絶対にやってはいけないのは、会社のメールアドレスを使ってしまうことです。

会社のメールアドレスはあくまでも仕事のために使うものであり転職活動のような私的な内容で使うものではありません。これは「公私混同している駄目人間」と見られる可能性が高くこれだけで減点対象になりますので絶対にやめてください。

シンプルにYahooメールやGメールといった無料で作れるメールアドレスを使ってやりとりをしましょう。なにげに致命的なミスなので、これをやった瞬間に落とされる危険性があります。

社内

社外の場合はかなり礼節や常識の部分でガチガチになりますが、日程調整の対象が社内ならばある程度は融通が利くようになります。ただし、いくつかの要所は存在していますのでそれらは守りましょう。

メールの件名を変えずに履歴をつけた状態で返信をし、お疲れ様ですという決まった挨拶文を記載した後に「日程調整の件ですが、いただいた日程ならばいずれも空いております」といった内容を記載して、最後に「取り計らいのほど何卒よろしくお願いいたします」と締めればいいでしょう。

社内なので「お疲れ様です」といった軽い挨拶の言葉で十分通用します。また、あくまでも日程調整メールへの返信を求められているので内容もあっさりとしたもので十分でしょう。

社外

日程調整対象が取引先といった社外になると求められるマナーの質も社内と比べると格段に向上します。それでも先ほど社内の日程調整メールへの返信内容がいくつかそのまま使えますので、そちらを応用しましょう。

先ほど紹介した社内向けの日程調整メールへの返信における、挨拶部分を「お疲れ様です」ではなく「ご連絡ありがとうございます」や「お世話になっております」に変更するだけです。

敬語表現に注意

このようにある程度のテンプレートを意識すれば日程調整メールへの返信も問題なくできるのですが、慣れていないといくつかの言葉を綴るときにミスが出てしまうので要注意です。これが社内ならばそこまで注意されませんが、社外だとマナーがなっていないと思われる危険性があります。

特に注意が必要なのが「了解」という言葉でこれはマナーがなっていないと思われることがしばしばあり、「承知いたしました」や「かしこまりました」に変えた方がいいでしょう。

また、「とりあえず」ではなく「取り急ぎ」として、「御社」ではなく「貴社」という言葉を使ってください。あとは「何かを見た」という表現をしたいときは「拝見いたしました」という表現にしましょう。

就活での日程調整メールの返信

就職活動における壁はいくつも存在しますが、その中でも慣れていないことで苦戦を強いられる部分もあります。社会人ならば慣れていて当然でも、学生のうちは苦戦するものが電話応対やメール対応です。

ここまで紹介してきた内容は社会人ならば簡単に理解できることでしょうが、学生さんから見るとよくわからない部分も含まれてしまうので、その部分をかみ砕いて説明します。

面接への返信メール

初回公開日:2018年10月23日

記載されている内容は2018年10月23日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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