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ビジネス・就活での日程調整メールの返信・返信がない場合|お礼

更新日:2020年08月20日

ビジネスマンならば当たり前の日程調整メールの返信ですが、実はその日程調整メールへの返信にミスが混じっていたけど指摘されていないで放置されていたというパターンもあります。学生の頃から苦戦してしまうメール応対ですので、役立つ知識があれば乗り越えられるのです。

ポイントは転職の時とある程度は一緒なので改めて確認して行きましょう。意識してもらいたいのは結論から先に伝えること、長々とした内容にしないこと、件名はそのままにして返信すること、なるべく早く返信することです。

学生のうちはLINEを頻繁に使ってもメールはほとんど使わないので放置するという人もいますので、就活中は逐一チェックをして返信が遅れないようにしましょう。24時間以内に返信するのがマナーです。

慣れていない人は「宛先→挨拶→本文→締め→署名」の流れを強く意識して、一区切りごとに改行すればOKです。

就活用のメールアドレスを作っておく

メールアドレスは大量にもてる時代になりましたが、私生活で使うメールアドレスもいくつか用意している人も多いでしょう。その中には好きなアーティストや芸能人の名前を入れたり顔文字などを使って面白おかしく装飾しているメールアドレスに仕上げている人もいます。

いわゆる「キラキラアドレス」と呼ばれるものなのですが、これは日程調整メールへの返信内容がいくらまともでもこのアドレス名だけでマイナスイメージを持たれる危険性があるので、就職活動というマナーの壁が多数ある状況下では使ってはいけません。

私生活では好きに使ってかまいませんが、マナーが求められる場所で使うアドレスとしては不適切なので封印してください。

日程調整メールの返信がない場合

日程調整メールは日程を決めるために必要なものなので、返信が無いと非常に困ります。この場合は催促を行う必要があるのですが、強すぎる文章は嫌われる傾向にありますので、いくらかニュアンスを柔らかくすることを意識しながら催促する必要があります。

ポイントはとにかく相手を責めるようなことはしないことなので、これを踏まえた上で他のポイントも見ていきましょう。

ある程度は待つこと

面接などの大事なことはできる限り早く日程調整したいという考え方が浮かぶでしょうが、メールをいつでも見られる環境にある人は少ないので、非常に急いでいるという状況にない方は待つことも重要です。

どれくらい待つのかは状況次第で変わりますが、そこまで急ぎではないのならば最後の連絡から1週間程度は待ってください。

返信が無いのならば電話をする

メールは社会人ならば必須のツールではありますが、出張などで全く見られない状況にあるというパターンも現代社会ではまだまだ存在していますので、それらを考慮した上で行動する必要があります。

この状況においての最適解が電話にてどうなっているのか状況を確認することであり、相手を責めるような言葉遣いにならないように意識しながら面接日程調整の内容について確認してください。

日程調整メール終了後の返信例

日程調整メールでのやりとりが終わったとしてもそこでやりとりが終了してしまってはマナー不足と思われる可能性があります。この可能性を排除するために日程調整メールで日程が確定した後にはお礼メールをすることが大切になるでしょう。

敬語表現やマナーというのは疑わしい内容をどれだけ排除するのかがポイントなので、疑われてしまう可能性があるものはすべて排除する必要があります。ここで重要なのは疑われる可能性を減らすためのお礼メールです。

お礼の仕方

具体的なお礼メールの中身を見ていきましょう。テンプレートとなる文章の一つなので、ある程度改良したものを使い回しても問題ありません。

今までやりとりをした履歴付き返信をしながら、「ご連絡ありがとうございます。打ち合わせの日時と仔細につき承知いたしました。当日は何卒よろしくお願いいたします」と署名付きで対応すればOKです。

「仔細につき承知しました」という表現は難しいですが、要するに「詳細はよくわかった」という表現を丁寧にした文章なのでこれも定型文として覚えておけばいいでしょう。

最低限のマナーのある返信メール対応を理解する

マナーがやたらと要求されるビジネスメールですが、ここまで厳しく反応する人というのは実は少なくここで紹介したマナーをそこまで強く意識していないという人も多いでしょう。最低限のマナーは求められるのは当然ですが、堅苦しい言葉遣いを嫌う人すら世の中にはいます。

しかし、自分とやりとりをしている相手の深層心理を慮って表現を変えることは不可能なので、疑われる可能性は徹底的に排除した堅苦しいメール返信対応をするのが一番の安全対策となります。

それを理解した上で、ここで紹介した日程調整メールへの返信対応をうまく使うようにしてください。

初回公開日:2018年10月23日

記載されている内容は2018年10月23日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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