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2018年10月23日

断りのメールの書き方・返信方法・例文・締め|ビジネス/転職

仕事の依頼や飲み会のお誘いをメールでうまく断ることは、思いのほか難しいものです。相手の気持ちを害しさないようにしつつ、期待を持たれないように、はっきりと断らなければなりません。表情の読めないメールでお断りをする時に、気をつけておきたいポイントをご紹介します。

断りのメールの書き方ってどうするの?

仕事でもプライベートでも他人に飲み会やデートに誘われることはあります。それが仕事に関することでもそうでない場合でも相手の気持ちを配慮する対応をしなければ、その後の関係が変わってくるので断りのメールというのは重要になってくることが多いでしょう。

自分で断りのメールを相手に送る場合は、早めに送るようにして当たり障りのない理由を伝えるようにします。飲み会や忘年会でも皆が納得するような理由を述べてあとで困らないようにしておくことも必要です。

ビジネスの場合

取引先の人とのアポを取ったら、体の具合が悪くならない限りは約束を守るようにしましょう。また大切なプレゼンテーションがあった場合は、貴重な時間をさいて集まってくれているのでもしもの時を考えて別のプランを考えておきます。

ビジネスマンが断りのメールを入れる際は、できるだけ早めに相手に連絡を入れて謝罪の言葉を盛り込んだ断りのメールを送るようにしましょう。また埋め合わせができればどのようなことで埋め合わせができるかを提案することなども考えておきます。

転職の場合

転職先の内定が決まって、取り消しをしたい場合は面接の結果がわかる前に断りのメールを入れるようにします。例えば、本当にやりたい仕事の内定をもらったことを告げたり、内定を保留しておくなどの配慮をしておきましょう。

転職した人が内定の断りのメールを入れる時は、相手が納得する理由を書いてメールを送ることはもちろん、会社側の時間や人手といったことを配慮して断りのメールを入れます。その際に誠意あるメールを送ることを心がけましょう。

恋愛の場合

女性でも男性でも、相手にデートやお付き合いの断りのメールを入れることはあります。職場や学校で一緒に過ごしていれば、顔を合わせることもあるのでその後気まずくならないような断りのメールを送りましょう。

自分の気持ちを相手を傷つけないように上手に伝えるメールを送るようにします。女性でも男性でも、断りのメールを送る際は現在付き合っている異性がいることを伝えたり、今は仕事や勉強に集中したいことを伝えるようにしましょう。

飲み会の場合

友達との飲み会でもビジネスシーンでのお酒の付き合いでも、断りのメールを入れる時は早めに連絡するようにしましょう。自分が参加しないことで変わることが出てきた場合は、そのことに対する謝礼や謝罪の言葉を忘れないようにすることです。

自分が飲み会に参加できない場合は、急に仕事が入ったことや体調が悪いことを理由に断るようにしましょう。もし断っても次の誘いを受けるつもりで断りのメールを考えることが必要になります。

断りのメールの返信方法ってどうするの?

誘ってくれた人とのメールのやり取りを残す方法もありますが、できるだけ自分の言葉を多くすることを心がけ、件名などもこちらで新たに作ってメールを送る際も相手が忙しくない時間帯に送るようにします。

大切な取引先とのお酒の場を断る場合は、それなりの理由がなければ断らない方がいいので出きるだけ参加するようにしましょう。また異性との飲み会などはさまざまな思惑があるので、シンプルなメールを送るようにします。

断りのメールの例文とはどのような文なのか

自分で断りのメールを送る時は、本人が読んでも違和感のない内容のメールを送るようにしましょう。ドタキャンして自分のことが話題になり、飲み会の場がしらけないようにすることを考えて断りのメールを書きます。

誘ってくれた人にメールを送る例文としては「〇月○日は、(理由を述べる)で参加できないので、次誘ってくれた時に必ず行けるようにします。当日は皆で楽しんできてください、今回は欠席してすみませんでした。」と書きましょう。

断りのメールの締めの言葉とは

断りの締めの言葉は、謝罪や埋め合わせを考えていることを書くようにします。例えば、参加できないことのもどかしさを伝えたり、謝罪の言葉を入れつつ別の日に会えることを提案することをしましょう。

自分が断りのメールを送る際は、相手に不愉快にさせないメールを作成しながら、締めの言葉なども「次の誘いを楽しみにしています。」や「また誘ってください」や謝罪をする場合は「本当に申し訳ないです。他の人にもよろしく伝えてください」と送ります。

締めの言葉に謝罪や感謝の言葉を伝えよう

参加できない理由をきちんと伝えることも必要ですが、誘ってくれたことの感謝の気持ちや悪いとおもっていることを伝えましょう。自分が参加できない場合は、参加する人の期待を裏切ることになるので締めの言葉に「せっかく誘ってくれたのにすみませんでした。」と伝えます。

締めの言葉などは普段誘ってくれた人と自分がどのような関係なのかでも、変わってくるのでそれらのことを考えて締めの言葉を考えても良いでしょう。後々気まずくなるようなメールは送らないように断りのメールを送ります。

断りのメールを送る時は早めに送ろう

大勢の飲み会や忘年会、新年会だとお店に支払うお金も変わってくるので早めに参加できないことを伝える必要があります。ギリギリになって断りのメールを入れても自分が目立つことになってしまうので、それらの事を考えて早めに伝えるようにしましょう。

幹事さんの立場になって断りのメールを入れることが大切になるので、きちんとした理由で伝えなければならない人に届くように伝えます。あとで聞いていないということにならないようにしましょう。

大きな問題に発展しない為に早く送る

飲み会の主催者に断りのメールを送る場合は早めに送りましょう。店に払う予算もこともあるので、自分が参加しないことでお店を変えることもあるのでそれらのことを考えて早めに幹事に伝える必要があります。

自分が開催日ギリギリで、断りのメールを入れた場合飲み会を楽しみにしている人の気持ちを踏みにじることにも繋がりかねないので、自分に矛先が向かないためにも早めの連絡をしましょう。

その後の付き合いが不利にならないようにする

自分が断りのメールを入れたことで、職場での立場が悪くなったり、友達から誘いが減ることはあり得ます。そうならいないためにもできるだけ参加できる集まりならば参加しておきましょう。ママ友や職場の仲間との集まりならば、よく考えて決めるようにします。

自分が断る場合は、その後の立場が悪くならないように参加できるものは参加しておき、人との触れ合いが無駄にならないことを自覚する必要があるでしょう。

メールを作る際も文章に気をつける

参加を断る際に軽いノリでのメールを送ったり、回りくどい理由を述べることは必ずしも正しくないこともあります。参加できないことでのもどかしさや次の誘いを楽しみにしていることを伝えながら、メールを書きましょう。

自分が送られて不快にならないメール送ることが必要なので、家族や身近な人にメールを読んでもらうことも必要になります。普段のお互いの関係からメールの文面を考えるようにしましょう。

メールではなく電話で伝えることの大切さとは

断りのメールを早めに入れることが大前提ですが、本来ならば親しい仲でも電話で話して伝える方が思いが伝えやすいです。上司を交えた会社の飲み会などの場合は、幹事などに電話で参加できないことを伝えたほうが与える印象が良いでしょう。

電話でもメールでもドタキャンをしたり、理由が曖昧な場合は断るよりも参加しておいたほうが本人のためになることが多いです。

自分の考えをはっきり持とう!

断りのメールについて述べてきましたが、いかがでしたでしょうか?断りのメールを送る際も自分の考えを述べられるようにしておいたほうが後で同じような集まりがあっても断りやすくなるでしょう。

自分が下戸なことを伝えたり、騒がしい場が嫌いなことを伝えておくことや取引先との仕事でもポリシーをある程度持つことは必要です。他人に振り回せれないようにするためにも普段から自分の考えを主張するようにしましょう。

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