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2017年09月18日

プレゼン資料を作成する際のおすすめソフト比較|PowerPoint/Keynote

プレゼンテーションソフトを使ってプレゼンをするためのコツやプレゼンテーションソフトの種類について解説いたしました。また上手なスライドの作り方や、他の人が作ったスライドを見ることができるウェブサイトについてもご紹介しております。

プレゼーテンションソフトの利便性って?

プレゼン資料を作成する際のおすすめソフト比較|PowerPoint/Keynote

今や営業や企画職といった限定的な職種に限らずプレゼンテーションソフトが使えることはビジネスマンにとって当然のことになりつつあります。

今まではWordや一太郎で製作された紙媒体の資料で説明していたものも、今後はどんどんモニターや壁面に投影されたプレゼンテーションソフトに切り替わっていくことでしょう。その時にプレゼンテーションソフトが使えるかどうかはビジネスマンとして生命線になっていきます。

「なんだか難しそう、とっつきにくそう。」という風に思っているかたも多いでしょう。とくに会社に勤めはじめたばかりの頃には使い慣れないソフトに苦労することもあるのではないでしょうか。

本記事では、そんなプレゼンテーションソフトの中でも使いやすく、標準的なものをご紹介しながら綺麗なプレゼン資料を作る方法やプレゼン資料が見れるサイトなどをご紹介いたします。

プレゼン資料・おすすめソフトを比較してみよう

プレゼン資料を作成する際のおすすめソフト比較|PowerPoint/Keynote

プレゼン資料を作成する際には、様々なソフトを使う必要があります。Wordの資料をプレゼンテーションに流用したいですとか、あるいはExcelの表を資料に入れたいなどというケースもあります。そのような時にも使えるソフトも合わせてご紹介いたします。

PowerPoint

PowerPointはMicrosoftのオフィス製品の1つで、全世界で使われている標準的なプレゼンテーションソフトです。1つのパソコンで動作します。簡単な操作と、大量のテンプレートで初めての方も安心して使えます。

アニメーションのような動きを設定することや、動画を埋め込むことも簡単にできます。会社で共通して使われている場合にはまずはこのPowerPointを使ってみましょう。PowerPoint2016が現在の最新バージョンです。

keynote

keynoteはAppleが提供しているプレゼンテーションソフトです。iPhoneなどのiOSには標準で搭載されており、パソコンに拘らない多様な環境で利用できることが利点です。その利点はグラフィックの圧倒的な美しさにあります。

最初からある様々な機能で見た目が丁寧に調整され、また、美しいエフェクトがかかったプレゼン資料を作成できます。大きなモニターを横にiPadなどのタッチパッドをしゃっと指で操作しながらプレゼンを見せることもできます。

一方で、出来る事の制約はかなり多く、使っているとストレスを感じる人もあります。泥臭い感じのプレゼンを作りたいという人には人気がありませんが、多くの場合はkeynoteがあれば事足りるでしょう。パソコン版は2000円ほどと非常に低価格です。

とても機能的!無料で使えるプレゼンソフト

プレゼン資料を作成する際のおすすめソフト比較|PowerPoint/Keynote

プレゼンテーションソフトは有料のものばかりではなく、無料で利用が可能なソフトもたくさんあります。

その中には意図せず情報が外に出てしまうものもありますが、アイデアをシェアしたい、自分のプレゼンを世界中の人に見て欲しいといった場合には逆に有効に働きます。また、最近ではウェブベースで使えるブラウザ型のプレゼンテーションソフトもあります。

Googleスライド

Googleが提供するスライドソフト「Googleスライド」はGoogleのIDをもつ人ならば誰でも使えるプレゼンテーションソフトです。これは他にワードと表計算、アンケートの機能とリンクしており、使い慣れている方ならばすぐにつかいこなせるでしょう。

使い方はほとんどPowerPointと代わりません。ただし、他のパソコンや異なる環境で見た場合には大きく画面が歪んでしまうことがあるので、注意が必要です。ネットに繋がっている環境であればどこでも利用可能です。

プレゼン資料の作り方のコツは?

プレゼン資料を作成する際のおすすめソフト比較|PowerPoint/Keynote

プレゼンテーションソフトを購入してインストールできたら、今度はきれいなプレゼン資料を作らなければなりません。ではどのような方法で作るのがよいでしょうか。

こうしたプレゼンテーションソフトの使い方にはいろいろなメソッドがあります。ここではそれらのメソッドを少しだけ紹介いたします。

聴衆を意識してみよう

頭に思い浮かんだ順番にスライドを並べてはいないでしょうか。大事なのは聴衆が理解できる順番に並べることです。くどいぐらいに「なぜこのスライドを見せるのか」を最初に説明して、最後にはしつこいぐらいに「このスライドで説明したこと」を説明することがポイントとなります。

テンプレートを活用して作成効率アップ

インターネットや、PowerPointのテンプレートには他人が使った「型(テンプレート)」がたくさん落ちています。これらを使えば細かい部分の調整をすることなく、見やすいスライドを作成することができます。自分で全部作ろうと思わずに、他人の手を借りましょう。

文字ではなく絵を使おう

スライドの文字は、ソフトの関係もありますが、サイズによっては読みにくいものもあります。文字のサイズは36Ptが一番読みやすい文字サイズだといわれていますので、なるべく文字サイズは統一しておくことも大切です。

また、文字だけではなく、図面を使用することによってプレゼンする相手も理解しやすい資料となるので、時折文字だけでなく図面や写真も使用してみましょう。

1分で1枚のペースで話してみよう

スライドはずっと使っているとつかれるものですが、全く動きがないのも退屈に感じ察せてしまうのです。1分に1枚程度のペースを意識しながら作りましょう。

きれいなプレゼン資料が見られるサイトをご紹介

きれいなプレゼンテーションが見られるサイトもたくさんあります。他人の、さまざまなソフトを使ったプレゼンをみてよりよいスライドを作成しましょう。

良くないプレゼンテーションの典型例って?

一方であまり良くないプレゼンテーションもあります。例えば、円グラフが多すぎるものです。円グラフはわかりやすくて説得力を持ちやすいのですが、詳細なデータを比較できません。グラフは適切なものを選択しましょう。

図解が適当なものに限っては本質を伝えられません。図解は正確に行いましょう。また、文章化してあるものを用意しておくと細かいところを突っ込まれた時に便利です。

また3D表現もなるべくなら避けたほうがよいでしょう。最近のものは2Dのグラフや図を3Dにしてくれる機能がありますが、これは非常に目が疲れる上に、意味がないと見なされてしまうこともあります。

PDF化も忘れずに!

プレゼン資料を作成する際のおすすめソフト比較|PowerPoint/Keynote

重要な事として、最終的なデータはPDF化しておくことをオススメいたします。PDFデータはおおむねの場所で開くことできますし、プレゼンテーションソフトがない環境でも開くことができます。

アニメーションや複雑な表現はできませんが、意外と環境が違うと文字や図がずれてしまうなど致命的な恥をかくこともあります。気をつけても解決できないため、念のためすべてのスライドをPDF化しておくことをおすすめいたします。

あると便利なプレゼン支援グッズをピックアップ!

プレゼンテーションを支援する様々なグッズもあると便利です。

最初はまず、「レーザーポインター」です。今見て欲しいところを指示することができます。質疑の時に指し示すことで相手の質問を理解しているということを強調することもできます。

2つ目はマイクロマイクです。小さなマイクなので意外と会場で声が届かないことがあります。その場合はパソコンのスピーカーから音声を流せるタイプもありますので重宝することができます。

3つ目は携帯型のプロジェクターです。会場でプロジェクターの故障があったときに携帯型のプロジェクターがあれば心配はいりません。とても使い勝手がよく薄いものもあるので、余裕があれば購入しておくとよいでしょう。

プレゼンテーションの資料は、後々人がみます。そのため図版などをキレイに、美しく仕上げることに注力しがちですが、「これをこうしてください」という懇願やお願い、あるいは要請の意図をまとめておくことがビジネスでは重要になってきます。

あざといぐらいに明確化されたプレゼンテーション資料を作成しておくことで、後に自分たちの伝えたかったことを実現してくれる人が現れるかもしれません。

無料ソフトを活用して分かりやすいプレゼンを作ろう

プレゼン資料を作成する際のおすすめソフト比較|PowerPoint/Keynote

プレゼンは、”聞く側”の気持ちになることも大切!

いかがでしたでしょうか。プレゼンテーションの資料は、発表する時に複数人、または大勢の人が観ることになります。

そのため図版などをキレイに、美しく仕上げることに注力しがちですが、「これをこうしてください」という懇願やお願い、あるいは要請の意図をまとめておくことがビジネスでは重要になってきます。

誰もが理解できるような明確化されたプレゼンテーション資料を作成しておくことで、後に自分たちの伝えたかったことを実現してくれる人が名乗り出てくれることでしょう。

プレゼン名人になるためには、一石一朝では難しいのが正直なところです。しかし、丁寧なプレゼンを学んで多くの発表をこなすうちに、使いこなせるようになっているでしょう。

まずはPowerPointの利用になれておくのがよいでしょう。様々なプレゼンテーションソフトがありますが、それらに手を出す前にスタンダードなソフトに馴れておくことをオススメいたします。

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