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2017年10月07日

スケジュール帳の書き方(社会人/主婦/学生)

自分の夢をかなえる手帳の書き方があるのは、ご存知ですか。多くの人が使っているスケジュール帳も、予定管理のためだけに使うなんて、もったいない!本記事では、「夢をかなえる」スケジュール帳の書き方や、スケジュール帳のデコレーションの仕方などをご紹介します。

スケジュール帳の書き方

スケジュール帳の書き方(社会人/主婦/学生)

新しいスケジュール帳を購入する時期になると、効率的なスケジュール管理の方法を解説する書籍が店頭に並びます。解説書の中では、事業で成功した人や、自分の目標を達成させた人などが、スケジュール帳を活用した自己管理を行い、成功に導いた方法が紹介されています。

スケジュール帳は、書き方を工夫すれば、日々の生活管理にも、人生の目標管理にも活用できます。自分にとって使いやすい書き方を身につけ、目先の予定管理だけでなく、目標管理につながるスケジュール帳の書き方も、取り入れていきましょう。

夢・目標を掲げましょう

”夢や目標をかなえる手帳術”を組み込んだ手帳も多く販売されています。かなえようとしている夢は、プライベートなものでも、仕事の目標でも、根本的な管理方法は同じです。どのような夢や目標であっても、まずは、手帳に書き出して、自分自身がきちんと認識することが、夢や目標をかなえるための第一歩です。

スケジュール帳の、表紙を開いた見開きのページに、その年の目標を書いてみましょう。書き方は自由です。たくさんあるなら、箇条書きでも構いません。目標を書いてみると、自分が「やりたいと思っていること」が明確になります。

スケジュール帳を開くたびに「夢・目標」を目にするため、「実現させなければいけない夢がある」とか「まだ目標を達成させていない」と意識するようになります。自分の夢や目標を忘れずに、意識し続けることが、夢の実現や目標達成のための第一歩なのです。

社会人の書き方のポイント

社会人のスケジュール管理で大切なのは「時間を守る」ことです。会議の開始時間や、仕事の締め切り日は、間違えることのないように書き方を工夫してみましょう。

予定の内容と時間を書き込んだら、大切な「時間」部分が目に入りやすいように、書き方を考えます。マーカーや色ペンを活用すると効果的ですが、線を引きすぎて、手帳が多数の色で埋め尽くされてしまうことがないよう、自分の中で書き方のルールは決めておきましょう。

例えば、会議の重要度に応じた書き方になるように、ルールづけをします。内部会議は重要度を下げ、開始時間に赤ボールペンで下線をひくだけにする。お客様との外部会議は、時間を赤ボールペンで囲む、などの書き方のルールを明確にします。手帳を開いて見れば、内部会議と外部会議では、一目で違いがわかります。

主婦としてスケジュール帳をわかりやすく使う、書き方のポイント

主婦がスケジュール管理する場合は、自分の予定だけではなく、家族全員の予定を把握している必要があります。例えば、子供の遠足の日、主婦は、遠足用のお弁当を作らなければいけません。家族の予定と自分の予定が連動しているのです。

家族のように、複数の人の予定を把握しながら、自分自身の予定をきちんと把握しなければならない立場の人は、スケジュール帳への書き方として、色分けを使ってみましょう。

家族の予定は、細字や薄い色のボールペンを使って、少し目立たない形で書き込みます。家族ごとに色を割り当てれば、色で誰の予定か判別できます。自分の予定は、太字のボールペンで書き込みます。薄い字と濃い字の対比で、自分の予定を明確にできます。

学生の書き方のポイント

学生は、毎日の授業などは決まっていることなので、スケジュール帳に記録しなくてもすみます。学生が管理しなければいけない予定は、アルバイトやテストスケジュール、友人との約束など、不定期な予定です。

不定期な予定をスケジュール帳で管理する場合は、マンスリー型の手帳で、記入できる枠の大きなものが適しています。マンスリー型であれば、どの日に特別な予定が入っているか、スケジュール帳を開けばすぐにわかります。

クラブ活動やアルバイトで忙しく、1日の中で、複数の予定を、分刻みでこなしている学生であれば、バーティカル型などの、”時間管理をできるタイプの手帳”を使うと、時間単位の管理しやすくなります。

スケジュール帳の見やすい書き方

スケジュール帳の書き方(社会人/主婦/学生)

スケジュール帳で予定をわかりやすく管理する書き方というのは、個人によって異なります。シンプルなほどわかりやすいと感じる人、大切な部分を目立たせないと見落としてしまう人など様々です。

シンプルに予定のみが書かれているものを見やすいと感じる人なら、シンプルでありながら、大切な事柄が目につくような書き方を心がけます。特別な日にはマーカーなどで印がついていた方がわかりやすいという人は、マーカーなどの使い方を、自分の書き方のルールに組み込む必要があります。

ここでは色々工夫されたスケジュール帳の書き方についてご紹介します。自分にとって、スケジュール管理のしやすいスケジュール帳の書き方を考えてみてください。

シンプルに見やすくする書き方

シンプルな書き方が好みでも、なんの工夫もしないと重要な予定が強調されず、予定を見落としてしまう危険性があります。シンプルな書き方でも、大切なことを強調できる書き方を考えてみましょう。

シンプルに手帳へ記入するのが好きな場合や、小さめのスケジュール帳を使っている場合は、スケジュール帳には必要最小限の情報のみを書き込みます。予定のある時間と予定の内容のみを書き込み、場所や予定の参加メンバなどは欄外に書きます。

この書き方で記入されたスケジュール欄を見れば、行動しなければいけない時間が、すぐにわかります。予定内容も略号などにしておけば、さらに予定時間だけが目に飛び込んでくる書き方になります。大切な予定を目立たせたい場合は、予定を書き込むペンの色を変えます。予定は通常のペンで書き込み、「大切だ」と思われる部分だけ色ペンで下線を引いたり、囲んだりしましょう。

おしゃれに飾る書き方

スケジュール帳は、スケジュール管理を行う目的にだけ使うのではなく、スケジュール帳の外観や内側をおしゃれに飾って楽しむこともできます。書き方のルールも自分で決めるものなので、イラストを描き込んだり、予定に装飾をつけても、自分にとって予定がわかりやすく書かれていれば問題ありません。予定の上下に線を引く代わりに、予定を目立たせるシールを使って、予定を飾るのもおしゃれです。

スケジュール帳の欄外や使っていないスペースに遊び心を加えるのも、おしゃれ感がでます。スケジュール帳の欄外や空白の場所に思いついたアイデアや、自分の悩みなどを書き出したり、その時の気分や思いつきをイラストにして描きます。手帳の空白も埋まり、字だけの手帳より華やかな感じになります。

付箋を機能的に使う方法

スケジュール帳の限られたスペースに書ききれない、おまけ情報にあたる内容は、スケジュール帳に、付箋で貼り付けておくと便利です。書き方は自由ですが、予定の補足であることがわかるように日付・時間くらいは入れておいた方がよいでしょう。書いたら、該当する日や時間の欄に、書かれている予定を邪魔しないように貼り付けます。

出張予定の書き方として、遠方への出張会議を例に説明します。

①予定:「10月1日13:30〜 鈴木(株)で会議」をスケジュール帳に書き込む

②この会議に出席するために、10:00の新幹線に乗るので、「10:00 東京発 のぞみ◯号」と付箋に書く

③①で書いた会議予定の近くに②の付箋を貼る

付箋に書いた情報は、「覚書」程度の内容なので、新幹線に乗ってしまえば不要となります。同じような出張が多ければ、次の出張予定のところに貼り替えて再利用もできます。

イラストを使った遊びごころのあるスケジュール帳の書き方

スケジュール帳に予定を書き込んでも、シンプルすぎてつまらないと感じたり、文字だけではあまり印象に残らない場合などは、書き方を少し変えてみます。真面目一辺倒ではなく、予定に関連するイラストを近くに描いたり、気分を絵で表してみたり、くだけた感じのスケジュール帳にしてみましょう。

文字だけのスケジュール帳よりも、イラストがあるだけでスケジュール帳を開くのが楽しくなります。スケジュール帳に描くような、イラストの描き方を解説している書籍も多数あります。自分でイラストを描いて、楽しみたい人は、参考にしてみてください。

絵には自信がない、自分でイラストを描くのは無理だ、という人はスケジュール帳に使うシールやスタンプなどを活用してみるのもよいでしょう。

書き込む内容別のスケジュール帳の書き方

スケジュール帳の書き方(社会人/主婦/学生)

スケジュール帳に書き込む予定が、プライベートなものなのか、仕事に関することなのかは、書き方を変えないと、一見して判別することができません。スケジュール帳を見るときに、見るだけで、簡単に予定の種類や重要度がわかれば、予定時間を間違えることもなく、効率もあがります。

ここでは代表的な予定の種類についての書き方のポイントと、スケジュール帳に予定を書き込む際に忘れがちがポイントを合わせてご紹介します。

スケジュール帳に誕生日を書き込む

誕生日などのイベントは、「イベントであること」がわかるような書き方をしましょう。例えば、「誕生日」という文字の隣に、ケーキなどのイラストを描けば、文字をみなくても内容がわかります。スケジュール帳を開いたときに一目で「今日は誰かの誕生日だ」とわかります。

もっとシンプルに管理したいのであれば、「誕生日は、青ペンで●をつけよう」とか、「誕生日は青ペンで書き込もう」という、自分なりのルールを決めておいて、そのルールに従って書き込めば、シンプルながらわかりやすい予定になります。他のイベントは色や記号の書き方を変えれば、文字を見なくても予定がわかるようになります。

スケジュール帳にシフトを書き込むには

仕事やバイトのシフト勤務をスケジュール帳に書き込んで管理する場合は、シフトパターンを表す記号やイラスト(アイコン)を決めておけば、わかりやすいスケジュール帳になります。

早番の場合は「◯」、遅番の場合は「●」と決めておけば、スケジュール帳に文字がなくても、このマークを見ただけで、自分の勤務シフトがどちらのパターンか判別できます。

シフト勤務の開始時間や終了時間が、日によって異なる勤務の場合は、書き方の工夫だけに頼らず、時間管理を行えるスケジュール帳(バーティカル型など)を選びます。時間管理の書き方として、開始時間のところに勤務のマークを書き入れます。その日に勤務があることも、その開始時間も一目でわかります。

スケジュール帳に会議を書き込むときの注意点

スケジュール管理で大切なのは「開始時間」の書き方ですが、「会議予定」を管理する場合は、「終了時間」の把握も肝になります。

会議に参加するときは、開始時間に遅れないようにすることが大切です。開始時間を強調するとともに、「いつから、次の予定をいれられるのか」ということもポイントになります。なぜなら、会議の終了時刻というのは、提示されていても延びてしまいがちだからです。

会議の予定の書き方として、開始時間を目立たせることも大切ですが、終了時間のあとに「予備の時間」を設けておくのもひとつのポイントとなります。会議が延びてしまうことも考え、会議を含んだスケジュール調整では、必ず、会議の後に予備の時間を30分程度は確保しましょう。

スケジュール帳では『移動』も把握する

マンスリー型のスケジュール帳では、1日の予定を羅列して書くことになるので、移動の把握まではできません。1日の中に色々な予定が詰まっている人は、時間管理ができるバーティカル型のスケジュール帳を使って、移動時間もきちんと把握しましょう。

予定と予定の間に、移動が必要となる場合、スケジュール帳に予定だけを書き込んでおくと、「予想外に移動時間を取られてしまって、次の予定に遅れてしまった」ということが起きてしまいます。

移動が必要な予定の書き方としては、「移動」をしっかりスケジュール帳に書き込むことが大切です。スケジュール帳に予定の開始時刻を書き込んだら、移動に必要な時間もしっかり「移動」予定として書き込みましょう。移動時間も予定とみなす書き方は、予定の開始時間だけでなく、移動開始の時間もきちんと意識できるので有意義です。

スケジュール帳を彩る小物

スケジュール帳の書き方(社会人/主婦/学生)

スケジュール帳をわかりやすくしたり、「見たい」と思わせる、楽しい形にするのに活躍する、スケジュール帳に関連する文具をご紹介します。

どの文具をどのような割合で使うかはお好み次第です。シンプルなスケジュール帳がお好みの人は3色ペンなどが便利ですし、楽しいものが好きな人はあらゆる文具を多用して、自分のスケジュール帳を飾り立ててください。

スケジュール帳に補助として使う文具が決まると、予定の書き方もある程度ルール化できてくるはずです。色ペンを使おうとしている人は「どういうときに色ペンで記入するのか」をすでに頭の中に描かれているでしょう。付箋を使おうとしている人にも、使う状況がイメージできているはずです。

シール

シールはスケジュール帳を飾るツールとしての定番です。予定の内容に応じたイラストが描かれたシールや、予定を目立たせる下線や円などの代わりに貼り付けるものなどがあります。

シールを使うからといって、予定の書き方が左右されることもありませんが、気をつけなければいけないのは、シールで飾りすぎて予定が埋もれないようにすることです。あくまでも予定を際立たせるための装飾として、シールを使ってみてください。

マスキングテープ

マスキングテープは、シンプルな手帳を自分オリジナルとなるようにデコレーションする際に使えます。スケジュール帳の表紙にも、中の予定表部分にも、適当な長さにして貼り付けられます。連続性のあるシールだと思って使えばよいでしょう。マスキングテープの使い方として、次のようなものが考えらえます。

・スケジュール帳に”写真や切り抜きなどを貼るためのテープ”として使う

・予定を書く欄に短く切ったマスキングテープを貼り、その上に予定を書き込む(予定のあるところが目立つ)

・マスキングテープをページの縁に貼って、インデックス代わりに使う

・マスキングテープで、強調させる場所を囲む

・スケジュール帳の不要なページ同士を貼り合わせる

色ペン

書き方の工夫のひとつとして、色ペンを使う方法があります。色ペンを使ったスケジュール帳の書き方(書き分け方)としては、以下の2パターンが考えられます。

・予定のカテゴリに応じて、使用するペンの色を変える

・予定の重要度に応じて、色を変える

スケジュール帳に使用する色ペンとしては、マーカーやボールペン、消せるボールペンなどがありますが、イラストを多用する人は、色鉛筆も便利です。スケジュール帳の紙質によっては、ペン類だと裏ベージに色が染みることがあります。色鉛筆であれば、裏に染みることはないので、自由に描くことができます。

スケジュール帳の予定に線を引いたり、特別な予定だけに色ペンを使うのなら、3色ボールペンが便利です。3色ボールペン1本で、スケジュール帳への書き込みができます。

デコレーションテープ

テープを引くだけで簡単にシールデコレーションできるのが、デコレーションテープです。ひとつひとつ貼るシールのように厚みがないので、デコレーションテープを貼ったページの裏ページに、文字を書き込む際も気になりません。文字を書いた上に貼ることもできるので、予定の書き方にもとらわれず、自由にスケジュール帳を飾ることができます。

予定のカテゴリごとに、使用するデコレーションテープを決めておけば、そのデコレーションテープの絵柄がカテゴリのアイコンになります。そのアイコンをみれば、予定の概略を把握できます。書き方のルール化の一部にデコレーションテープも組み込まれるわけです。

特別な予定を際立たせるために、マーカーがわりに、予定の周囲をデコレーションして目立たせるという使い方もできます。

目標を明確にするためのスケジュール帳

スケジュール帳の書き方(社会人/主婦/学生)

スケジュール帳は、直近のスケジュール管理をするのも目的のひとつですが、長期的な夢や目標を意識し続けるためにも活用できます。

最初にご紹介した「表紙の裏ページに、夢や目標を記入しておく」という、スケジュール帳のの書き方は、「夢・目標管理」のスタートラインです。夢・目標が意識づけられたら、その実現に向けて計画を立て、実行します。

夢・目標に対する実行計画の立て方を提示し、実現に導くための書き方を確立している手帳があります。もちろんその手帳を使えば、必ず夢や目標がかなうというものではありませんが、夢・目標を実現させる行動へ導く手帳の書き方が身につきます。

フランクリン・プランナー

フランクリン・プランナーは、タイムマネジメントツールとして有名です。単なるスケジュール管理ではなく、タイムマネジメントに主軸を置いています。直近の時間管理だけではなく、将来の目標を見据えて、そこから目標達成に向けてやらなければいけないことを考え、実現に向けての行動を計画するツールです。

フランクリン・プランナーを使う中で、「7つの習慣」を身につけ、実践していけるようになっています。フランクリン・プランナーを使いこなすための、考え方や書き方を徹底的に学んで、使いこなせるようにする研修も開かれています。

フランクリン・プランナーを使いこなすには、「7つの習慣」を習慣化することが大切です。あなたの価値観と「7つの習慣」=原則に従って行動すれば、最も大切なことを実現することができます。このコーナーでは、『7つの習慣 セルフ・スタディ・ブック』シリーズから、ポイントとなる内容を紹介し演習を通じて「7つの習慣」を身につけます。

出典: http://www.franklinplanner.co.jp/tc/7h.html |

熊谷式 夢手帳

熊谷式夢手帳とは、夢を手帳に書き出して、実現させるに至った、熊谷氏のノウハウを詰め込んだスケジュール帳です。「スターターパック」、「行動手帳・思考手帳パック」、「夢手帳パック」などがあり、自分に適した様式の手帳を選択できます。「スターターパック」には、熊谷式のすべてのツールが詰まっています。

熊谷式夢手帳はフランクリン・プランナー同様に、長期的な目標から直近の行動への落とし込みを行い、夢の実現に向けて歩きだす人生の羅針盤ともいえるツールです。熊谷氏自らが人生を切り開くために使ってきた手帳術をもとに、「夢を実現させられる手帳の書き方」を公開し、未来を切り開くツールとして確立した手帳セットです。

夢をかなえる人の手帳

「夢をかなえる人の手帳」では、月ごとに、作者のエッセイとともに「旬間表、ワクワクリスト、ライフサークル」といった、オリジナルの夢をかなえる仕組み(考え方と書き方)を提示してくれます。毎月のエッセイで、時間に対する考え方を学び、「夢をかなえる仕組み」を理解することで、夢に向けて何をすべきか考えることができます。

また、毎日の予定の書き方についても提示されています。「予定」は当然スケジュール帳に書き込みますが、「やりたいこと」も予定として組み込むことをすすめています。「やりたいこと」を見える化するのが、「夢をかなえる人の手帳」流の目標管理になります。

和田裕美の営業手帳2018

世界No.2セールスレディと言われる、和田氏のスケジュール帳です。「営業手帳」と題されていますが、営業職ではない人でも使いやすい手帳になっています。このスケジュール帳も和田氏が営業成績を伸ばすために、工夫していた手帳術から考案されたものです。試行錯誤して、結果を出したアイデアが詰まっています。

目標管理、目標達成に必要な、考え方や、モチベーションアップに必要な情報がちりばめられているので、営業職でなくても、前に向かって突き進む必要がある人にはおすすめです。この手帳で書き方を覚えれば、目標管理の手法が身につきます。

ほぼ日手帳

ほぼ日手帳の魅力は、書き込めるスペースの多さです。オリジナル版であれば、見開きが1日分になっています。ほぼ日手帳は、書き方が特に提示されているわけでもなく、与えられたスペースを自分の好みにあわせて使うことができます。

ほぼ日手帳として、夢・目標実現のツールが用意されているわけではありませんが、夢・目標実現させる書き方に則って、「日々、自分の夢・目標を意識すること」を書いて、確認することができます。書き込みスペースが多いので、自分としての書き方をルール化し、夢・目標実現にむけての羅針盤を作り上げることもできます。

ただし夢・目標実現を目標とした手帳ではないので、自分で意識しなければ、夢・目標実現ツールとしては機能しません。

スケジュール帳の書き方、使い方はあなた次第

スケジュール帳の書き方(社会人/主婦/学生)

本記事の中でご紹介している、スケジュール帳を予定の管理だけでなく、将来の夢や目標を実現するための管理ツールとして活用する方法は、ほとんどが成功を納めた人のノウハウが公開されたものです。

成功した人のノウハウに縛られるのではなく、参考にして、自分のやり方をみつけだしてみましょう。自分なりの書き方が決まれば、スケジュール帳を今以上に有効活用できます。

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